15 hesap grubu içinde yer alan stoklar ile 25 hesap grubu içinde yer alan Maddi Duran Varlıklar hesaplarını ilgilendiren bazı işlemlerin bu hesaplara kaydedilmeksizin doğrudan 630- Giderler Hesabı’na kaydedildiği görülmüştür.

15-Stoklar ve 25-Maddi Duran Varlıklar hesap gruplarıyla ilgili olarak Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 113 ile 114 ve 186 ile 187’nci maddelerine ve 18.01.2007 tarih ve 26407 sayılı Resmi Gazete’de yayınlanan Taşınır Mal Yönetmeliği’nin 10’uncu maddesine göre, daha sonra tüketilmek, kullanılmak ya da satılmak üzere satın alınan malzemeler ile satın alma, yapma veya yaptırma yollarıyla edinilen taşınır ve taşınmazlarla bunların değerini ve/veya kullanım ömrünü artıran mal/malzemeler ve yapılan her türlü gider, ilgisine göre 15-Stoklar ya da 25-Maddi Duran varlıklar hesap grubunda yer alan hesaplara kaydedilerek aktifleştirilmeli ve gerekli olanlar için taşınır işlem fişleri düzenlenmelidir.

Yapılan incelemelerde, kurumun kendi deposuna alarak bu depodan ihtiyaca göre kullanıma verdiği akaryakıt ile diğer bazı mal alımlarında, alınan mal bedellerinin ilgili oldukları aktif hesaplara kaydedilmediği ve 630-Giderler Hesabı’na kaydedilerek doğrudan giderleştirildiği görülmüştür. Akaryakıt alımlarının yanı sıra hatalı olduğu düşünülen işlemlerden 3 tanesine aşağıdaki tabloda örnek olarak yer verilmiştir.

Tablo 10: Hatalı Olarak 630 Hesabına Kaydedilen İşlemlerden Örnekler

Yapılan hatalı işlemler bilançonun aktif tarafının olması gerekenden daha az görünmesine neden olacağı gibi, ayrıca amortismana tabi varlıklar için ayrılması gereken amortisman miktarı da, belirtilen mevzuattaki hükümlere göre varlıkların kaydedildiği hesaplardaki değeri üzerinden yapılacağından, aktif hesaplara eksik kayıt yapılması amortisman tutarının da eksik hesaplanmasına neden olacaktır.

Yukarıda bazı örnekleri gösterildiği üzere, Stoklar ve Maddi Duran Varlıklar hesaplarını ilgilendiren işlemlerin bu hesaplara kaydedilmeksizin doğrudan 630-Giderler Hesabı’na kaydedilmesi nedeniyle kurumun maddi duran varlıklarının kayıtlı değerleri olması gerekenden az, gider hesabı ise aynı ölçüde fazla görünmektedir. Dolayısıyla 150, 252, 254, 257 ve 630 numaralı hesapların mali tablolarda hatalı yer aldığı düşünülmektedir.

Satın alınan mal ve malzemeler ile yaptırılan işlerin niteliğine uygun olmayan hesaplara kaydedilmesi, mali tabloların aktif – pasif dengesini etkileyebilmektedir. Muhasebe kayıtları yapılırken daha dikkatli davranılmasının ve kayda esas belgelerin daha özenli hazırlanmasının ortaya çıkacak yanlışlıkları önemli ölçüde azaltacağı değerlendirilmektedir.