Medya Varlık Yönetim Sistemi Mal Alımı İşine ilişkin gerçekleştirilen ilk ihalede, ihaleye katılım ve yeterlik kriteri olarak "Kamu Bilişim Yetki Belgesi" ve "Yazılım Yetki Belgesi" istenmesi nedeniyle, bu belgelere sahip olmayan isteklilerin, yani tüm isteklilerin ihale dışı bırakılmasına ve ihalenin iptaline karar verildiği görülmüş ve üç ay gibi kısa bir süre sonra aynı ihalenin söz konusu belgeler aranmaksızın çok daha yüksek bir bedelle aynı istekliler üzerinde bırakıldığı tespit edilmiştir.

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Bilişim hizmet alımı ihalelerinde istenecek belgeler” başlıklı 89/A maddesinde;

“İdarelerce, bilişim hizmet alımı ihalelerinde, idari şartnamenin ihaleye katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin maddesinin “İhale konusu işin yerine getirilmesi için alınması zorunlu olan ve ilgili mevzuatında o iş için özel olarak düzenlenen sicil, izin, ruhsat vb. belgelerin” istenilmesine ilişkin bendinde, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı tarafından düzenlenen Kamu Bilişim Yetki Belgesine yer verilmesi gerekmektedir.

Yaklaşık maliyeti, 4734 sayılı Kanunun 13 üncü maddesinin birinci fıkrasının (b) bendinin (2) numaralı alt bendinde hizmet alımları için öngörülen üst limit tutarının on katının üzerinde kalan danışmanlık hizmetleri dahil hizmet alımı ihalelerinde, idari şartnamenin ihaleye katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin maddelerinin “İhale konusu işin yerine getirilmesi için alınması zorunlu olan ve ilgili mevzuatında o iş için özel olarak düzenlenen sicil, izin, ruhsat vb. belgelerin” istenilmesine ilişkin bendinde, yazılım geliştirme, yazılım entegrasyon veya yazılım bakım hizmetleri için Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı tarafından düzenlenen Yazılım Yetki Belgesine yer verilmesi gerekmektedir.” hükümleri yer almaktadır.

Madde metninden ve başlığından da açıkça görüleceği üzere "Kamu Bilişim Yetki Belgesi" yalnızca hizmet alım ihalelerinde istenmesi zorunlu bir belge iken, "Yazılım Yetki Belgesi" ise sadece yaklaşık maliyeti 2023 yılı için 17.274.890,00 TL ve üzerinde olan hizmet alım ihalelerinde istenmesi zorunlu bir belgedir.

Ankara Büyükşehir Belediyesi Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı tarafından 17.03.2023 tarihinde gerçekleştirilen 2023/136261 kayıt numaralı Medya Varlık Yönetim Sistemi Alımı İhalesi, bir mal alımı işi olmasına ve yaklaşık maliyeti 5.841.185,78 TL olmasına rağmen; söz konusu ihaleye ilişkin ilan ve idari şartnamede, ihaleye katılım ve yeterlik kriteri olarak "Kamu Bilişim Yetki Belgesi" ve "Yazılım Yetki Belgesi" gibi belgelerin yazıldığı görülmüştür. Bu düzenleme yapılırken de yukarıda yer verilen Kamu İhale Genel Tebliği’nin 89/A maddesine atıfta bulunulmuştur.

2023/136261 kayıt numaralı ihaleye üç teklif verilmiş ve bu tekliflerin tamamı yukarıda bahsi geçen yetki belgelerinin eksikliği nedeniyle geçersiz sayılarak, ihalenin iptaline karar verilmiştir. Söz konusu tekliflerde başka bir eksiklik olmadığı ve en düşük teklifin 4.079.980,00 TL (iki kısım toplamı) olduğu görülmüştür.

Bunun akabinde 23.06.2023 tarihinde yani yukarıdaki ihaleden yaklaşık 3 ay sonra ihale dokümanı büyük oranda aynı olan 2023/529314 kayıt numaralı Medya Varlık Yönetim Sistemi Alımı İhalesi gerçekleştirilmiştir. Bu ihaleye ilişkin ilan metni ve idari şartname incelendiğinde, "Kamu Bilişim Yetki Belgesi" ve "Yazılım Yetki Belgesi" ihaleye katılım ve yeterlik kriteri olmaktan çıkarılmış ve bunlar yerine “Yetkili satıcılığı veya imalatçılığı gösteren belgelere” yer verildiği görülmüştür.

2023/529314 kayıt numaralı ikinci ihaleyi ise ilk ihalede teklifleri geçersiz sayılan iki istekli (iki kısım) toplam 5.770.300,00 TL bedelle kazanmıştır. Böylece zorunluluk olmadığı ve gerekmediği halde, ihaleye katılım ve yeterlilik kriteri olarak kamu bilişim ve yazılım yetki belgelerinin belirlenmesi nedeniyle ihtiyaçlar 3 ay gecikmeli olarak ve 1.690.320,00 TL yüksek tutarla karşılanabilmiştir.

Kamu idaresi tarafından bulgu konusu hususa iştirak edildiği ve bundan sonraki ihalelerde, ihaleye katılım ve yeterlilik kriterlerinin doğru belirlenmesi konusunda gerekli dikkat ve özenin gösterileceği bildirilmiştir.

Sonuç olarak ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını temin etmek üzere, ihaleye katılım ve yeterlilik belgeleri belirlenirken, rekabetin engellenmemesine ve iş için gerekli olmayan dokümanların istenmemesine azami özen gösterilmesi gerekmektedir.