Üniversite bünyesindeki bazı birimlerde (Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı) gerek yılı için geçerli, gerekse ertesi malî yıl veya yıllara geçerli olmak üzere yapılan sözleşmelere dayanılarak girişilen taahhütler, bunlara yapılan ilaveler ve fiyat farkı tutarları ile taahhüdün yerine getirilmesi dolayısıyla nakden veya mahsuben yapılan hakediş ödemeleri ve bu ödemelerden yapılan kesintiler, taahhüt tutarından yapılan eksiltmeler, kısmen veya tamamen bozulan sözleşmelere ilişkin taahhütler ve diğer bilgilerin yer aldığı Taahhüt Kartlarının hiç düzenlenmediği ve muhasebe birimine gönderilmediği tespit edilmiştir.

İdarenin uygulamakla yükümlü olduğu Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği'nin “Taahhüt Hesapları” başlıklı kısmında yer alan 458’inci maddede; girişilen taahhüde ilişkin bilgilerin, sözleşmenin imzalanmasından itibaren en geç üç iş günü içinde ilgili kamu idaresi tarafından muhasebe birimine bildirileceği, İdarece yapılan bildirim üzerine taahhüt kartı düzenlenerek gerekli kayıtların yapılacağı ve gider taahhütleri kayıtlarının yapıldığı muhasebe işlem fişine taahhüt kartının onaylı bir örneğinin ekleneceği,

1. İhale mevzuatına göre, ihale işlemleri tamamlanarak mal ve hizmet alımı ve yapım işleri için yapılan sözleşmelere ilişkin olarak hazırlanan ihale dosyasının iki nüshası düzenlenecek ilk hakedişle birlikte muhasebe birimine verilir.

2. Muhasebe birimine gelen taahhüt dosyaları daireler itibarıyla ayrı ayrı saklanır. Sözleşmeler kanuni nedenlerle veya yargı organlarının kararı ile bozulduğu veya değiştirildiği

   takdirde, bu hususlar harcama birimleri tarafından en geç üç iş günü içinde muhasebe birimine bildirilir. Alınan yazı, dosyalarına konulur ve taahhüt kartındaki kayıtlar buna göre düzeltilir.

3. Gider taahhütleri hesabı, harcama birimleri itibarıyla tutulur ve taahhüt tutarları, bu hesaba katma değer vergisi hariç tutarlar üzerinden kaydedilir. Bu hesapta yer alan taahhütler, bütçe hazırlanması sırasında dikkate alınır.

4. İhale mevzuatına göre girişilen taahhütler dolayısıyla, genel bütçe kapsamındaki kamu idarelerinin, yılı içinde taahhüt ettiği ödemelere karşılık o tutar ödeneğin bulunması ve bu ödeneğin başka bir işe kullanılmayarak saklanması gerekir. Girişilen taahhüde ait ödenek, taahhüdün izlendiği ilgili yardımcı hesap defterinin açıklama bölümünde gösterilir.

Mevzuattaki ayrıntılı düzenlemeye karşın Kurum tarafından girişilen taahhütleri gösteren taahhüt kartlarının düzenlenmemesi önemli bir eksiklik olarak değerlendirilmiş olup; İdarenin hatalı uygulamasını düzeltip düzeltmediği gelecek yıl denetimlerinde izlenecektir.