Balçova Termal Turizm ve Otelcilik AŞ’nin 2018 yılı Düzenlilik Denetimi Kapsamında yapılan incelemede, şirketin işletme ambarlarında yer alan mal ve malzemelerin yıl sonu sayımı için kurul oluşturulmadığı, sayım yapılarak "ambar sayım cetvelinin" düzenlenmediği, bu cetvel ve eki tutanağı ile birlikte sayım sonucuna göre oluşacak yılsonu hesabının uygun biçimde hazırlanmadığı tespit edilmiştir.

Şirket yönetim kurulunca çıkarılan Ambar Yönetmeliğinin söz konusu hususlarla ilgili 8’inci maddesinde konuyla ilgili olarak;

“Kasa ve Ambar Sayım İşlemleri;

Madde 8- (1) İşletme ambarı, ambar personellerinin görevlerinden ayrılmalarında, yıl sonlarında ve Genel Müdürün gerekli gördüğü durum ve zamanlarda sayımı yapılır.

1. Her türlü mal ve malzeme sayımları Genel Müdürlükçe, kendisinin veya görevlendireceği bir kişinin başkanlığında ambar personelinin de katılımıyla en az üç kişiden oluşturulan sayım kurulu tarafından yapılır.

2. Sayımda bulunan miktar ile kayıtlı miktar arasında fark olması halinde miktarlarında farklılık bulunan her türlü mal ve malzemelerin sayımı bir kez daha tekrarlanır. Yine Farklılık çıkarsa bu miktar fazla veya eksik sütununa kaydedilir.

3. Sayım kurulunca, her türlü mal ve malzemelerin fiili miktarlarının kayıtlı miktarlarında eksik olduğunun tespit edilmesi halinde Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı (Ek8) ve depo fişi (Ek 3) fazla olduğunun tespit edilmesi halinde ise Depo Çıkış Fişi düzenlettirilerek defter kayıtlarının sayım sonuçlarına uygunluğu sağlanır.

4. Düzenlenen giriş ve çıkış belgelerinin bir örneği, muhasebe kayıtlarının yapılması için Cost Control birimine gönderilir.

5. Kayıtların Sayım sonuçlarıyla uygunluğu sağlandıktan sonra sayım Kurulu tarafından ambar Sayım cetveli (EK 7) düzenlenir. Cetvel, sayım Kurulu personeli tarafından imzalanır. Bu cetvel ve eki sayım tutanağı ile sayım sonuçlarına göre düzenlenen giriş ve çıkış belgeleri ambar personelinin yılsonu hesabını oluştururur.

6. Bütün ambarlar ay sonlarında envantere tabidir.”

Şirketin 31.10.2017 tarih ve 3107/24 sayılı Yönetim Kurulu kararı ile çıkarılmış bulunan Ambar Yönetmeliğinde hüküm bulunmasına rağmen, ilgili birimlerde yerinde yapılan incelemede yılsonu sayımlarının Yönetmelik hükümlerine göre yapılmadığı, yönetmelik ekinde yer alan cetvel ve tutanakların düzenlenmediği ve aynı maddede belirtilen yılsonu hesabının oluşturulmadığı anlaşılmıştır.

Sonuç olarak, Şirketin işletme ambarlarında yer alan mal ve malzemelerine ilişkin yılsonu işlemlerinde Şirket Yönetim Kurulunca çıkarılmış bulunan Ambar Yönetmeliğindeki

taşınır mal ve malzeme sayımı ile ilgili hükümlere uygun sayım yapılması ve cetvel ve tutanakların düzenlenmesi gerektiği değerlendirilmektedir.

Kamu idaresi cevabında; ‘‘Kayıtlar üzerinde yapılan araştırmada; her ay sonunda ambarların sayımının yapıldığı ayrıca yılsonunda da gerek ambarlar ve gerekse her türlü mal ve malzemenin sayımının yapıldığı, eksik olduğu tespit edilen mal ya da malzemenin toplu iş sözleşmesi hükmü uyarınca bedeli ilgili sorumlu personellerden tahsil edilmek üzere kayıt altına alındığı anlaşılmıştır. Ancak ilgili yönetmelik hükmü uyarınca yıl içerisinde ilgili departman personellerinin işten ayrılması ve diğer çeşitli nedenlerden ötürü sayım kurul komisyonlarının oluşturulmadan sayımlar gerçekleştirilirmiştir. Bundan sonra yapılacak sayım işlemleri yönetmelik ve diğer ilgili mevzuat uyarınca gerçekleştirilecektir’’ denilmiştir.

Sonuç olarak her ay sonunda ambarların sayıldığı, yıl sonunda sayımların yapıldığı ancak bu sürecin şirketin yönetim kurulunca çıkarılan ambar yönetmeliğine uygun yapılmadığı ifade edilme olup bundan sonra yapılacak sayım işlemlerinde dikkat edileceği belirtilmektedir.

Sonuç itibariyle şirket yönetim kurulunca çıkarılmış bulunan ambar yönetmeliğine uygun hareket edilmesi gerektiği değerlendirilmektedir.