Yapılan denetim ve incelemelerde doğrudan temin yoluyla yapılan mal alımları ile bakım-onarım ve tadilat işlerine ilişkin malzeme talepleri ve piyasa fiyat araştırması tutanağının bulunmadığı görülmüştür.

Bilindiği üzere, kamu kurumlarında alım süreci ihtiyacın ortaya çıkmasıyla başlamaktadır. Doğrudan temin ile ihtiyaçların karşılanabilmesi için öncelikle alıma konu ihtiyacın (mal-hizmet-yapım) tespit edilmesi gerekmektedir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Temel ilkeler” başlıklı 5’inci maddesine göre idareler ihtiyaçlarını uygun şartlarla ve zamanında karşılanması ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla da yükümlüdürler. Bu nedenle, ilk adım olarak ihtiyacın doğru tespit edilmesi büyük önem arz etmektedir.

Malzeme talepleri gibi belgeler, harcama biriminden ihtiyaç duyulan mal ve hizmet alımına yönelik talep sırasında kullanılan belgeyi ifade etmekte olup, bir mal ve hizmetin alınabilmesi için öncelikle malzeme taleplerinin açık, detaylı ve anlaşılır bir biçimde düzenlenmesi şarttır. Yapılan incelemede, yapılan mal alımlarında herhangi bir malzeme talep belgesinin düzenlenmediği, ihtiyacın tespitinde birimlerden şifahi olarak talep alındığı, ayniyat mevcudu kontrolü yapılmadan alım yapıldığı, ancak alınan malların ne ölçüde bu taleplerle uyumlu olduğunun, gereksiz malzeme alınıp alınmadığının, talebe dayanılarak alınan malzemenin o iş için kullanılıp kullanılmadığı veya ne kadarının kullanıldığı vb. gibi hususların tespitinin mümkün olmadığı görülmüştür.

Bu itibarla, özellikle mefruşat niteliğinde mal alımlarının öncelikle stoklarda bulunan ayniyatla kontrolünün yapılması ve takibinin sağlanması, ayrıca gelecek yıllara ilişkin doğru ve gerçekçi bir ihtiyaç planlaması yapılabilmesi için alım sürecinin temelini oluşturan malzeme taleplerinin düzenlenmesi gerektiği değerlendirilmiştir.

Diğer taraftan idarenin ihtiyaçlarını teminde piyasadaki rekabet koşullarından faydalanması için sağlıklı bir piyasa fiyat araştırması yapması gerekmektedir,

Kamu İhale Tebliği’nin 22.1.1.4’üncü maddesinde; “ (…) Kanun’un 22’nci maddesine göre ihtiyaçların karşılanmasında onay belgesi düzenlenmesi, onayı takiben ihale yetkilisince görevlendirilen kişi veya kişiler tarafından piyasada fiyat araştırması yapılması ve buna ilişkin belgelerin dayanakları ile birlikte onay belgesine eklenmesi zorunludur,” denilmektedir.

Bu nedenle doğrudan temin yöntemiyle temin edilse dahi, yetkililerce piyasa fiyat araştırmasının yapıldığına ilişkin kanıtlayıcı belgelerin sunulması, ihtiyacın temininde vazgeçilmez bir unsurdur.

İdarenin ihtiyacın tespitinden teminine uzanan alım sürecinin tamamında mevzuatın emredici hükümlerinde uygun biçimde alım sürecini yürütmesi gerektiği aşikardır.