Didim Belediyesinin sözleşmeye bağladığı yapım işlerinde; işyerinde yapılan işlerle ilgili tutanakların tutulmadığı, yapılan işleri bütün ayrıntıları ile gösteren defterlerin bulunmadığı, numune malzemelerin geçici kabule kadar saklanmadığı anlaşılmıştır.

Yapım işleri Genel Şartnamesi’nin 28’inci madde (1)’inci fıkrasında;

“İşyerlerinde, yapılan işlerin bütün ayrıntılarını günü gününe kayıt altına almak için, örneklerine göre şantiye günlük defteri, röleve ve ataşman defterleri, bunlarla ilgili belgeler yüklenici ile birlikte yapı denetim görevlisi tarafından tutulur. Yüklenici bu defterleri ve ilgili belgeleri imzalamak zorundadır. Bunlardan imzalı birer kopya yükleniciye verilir.” denilmekte “yapı denetim görevlisinin yetkileri” başlıklı 15’nci maddesinde ise;

“(2) Yüklenici kullanacağı her türlü malzemeyi yapı denetim görevlisine gösterip iş için elverişli olduğunu kabul ettirmeden iş başına getiremez.

…

(4) Yapı denetim görevlisinin kabul ettiği malzemeden mümkün olanların örnekleri mühürlenerek işin geçici kabulüne kadar saklanır.” ifadeleri yer almaktadır.

İdarelerin denetim ve kontrollük iş ve işlemlerini düzenleyen mevzuatı bir parçası olan Bayındırlık İşleri Kontrol Yönetmeliği’nin “Kontrol Mühendisi Görev, Yetki ve Sorumluluğu” başlıklı 10’uncu maddesinin ilgili bentlerinde;

“10.18.1. Şantiye defteri

Şantiye defterine her gün, hava durumundan başlayarak işin ilerleyişini, gelişmesini, çıkan engelleri, şantiyeye göre ihzarat bedeli ödenecek gereçler ile fiyat farkına tabi gereçlerin çeşit ve miktarlarını fatura, tarih ve No’ su ile, sözleşmesi gereğince müteahhidin iş başından bulundurması şart koşulan teknik elemanların o gün iş başında bulunup bulunmadığını, müteahhitle yapılan önemli görüşme ve sonuçlarını işte kullanılan işçi, makine ve teçhizatın miktarını, üst kademeden gelenlerin ziyaretlerini ve konuşularak karar verilen hususları, ile birlikte imza eder…

10.18.4. Tutanaklar

Sözleşme eki şartnameler gereğince, müteahhitle birlikte sayılmak, tartılmak, ölçülmek veya durumu saptamak koşulu ile bedelleri ödenecek imalat veya ameliyatın miktarları yapıldığı veya kullanılacak yerlerle, nicelik ve niteliğini açık bir şekilde belirtilerek kontrol mühendisi başkanlığında en az iki kişilik bir kurul ve müteahhit ile birlikte düzenlenir ve imzalanır…” hükümleri yer almaktadır.

Şartname ve Yönetmelik hükümlerinden de anlaşılacağı üzere, işin yürütülmesi sırasındaki bütün süreçler tutanaklar ve şantiye defterleri ile kayıt altına alınmalıdır. Hakedişlere girecek imalat miktarı ve cinslerinin tespitinde de bu tutanaklar ve defterler esas alınacaktır. Bununla birlikte kullanılacak malzemeler için yazılı olarak onay alınmalı ve malzemelerin numunesi mühürlenerek geçici kabule kadar muhafaza edilmelidir. Böylelikle, İdare ve yüklenici arasındaki anlaşmazlıklarda söz konusu kayıtlar ve numuneler kanıt teşkil edecektir. İdare’nin kontrol teşkilatı dışındaki paydaşları da (harcama yetkilileri, denetçiler vb.) bu sayede etkin bir inceleme ve kontrol yapabilecektir.

Belediye’nin devam eden veya geçici kabulü yapılana yapım işlerinden örnek olarak; “Altınkum Mahallesi Pazar Alanına Çelik Yapıdan Asma-Germe Membran Yapı Sisteminin Yaptırılması İşi”, “Spor Kompleksi yapımı işi”, “Ak-Yeniköy Mahallesi 798 parselde bulunan Düğün Salonunun Tadilatı İşi”, “Didim İlçesi Hisar Mah. 1946 Parselde Bulunan Tescilli Yapının Restorasyonu” yapım işleri yerinde veya dosya üzerinden incelenmiştir. Bu işlerin tamamında şantiye defteri tutulmadığı, imalatların tutanaklarının dosyasında yer almadığı (restorasyon işindeki bazı iş kalemleri hariç) ve numune örneklerinin halihazırda bulunmadığı görülmüştür. Ayrıca proje değişikliği yapılan işler için hazırlanması gereken asbuilt (iş sonu) projelerinin de yüklenici tarafından teslim edilmediği anlaşılmıştır. İdare’nin geçmiş yıllarda ihalesi gerçekleşip 2018 yılı içerinde devam eden veya geçici kabulü yapılan ve 2018 yılı içerisinde ihalesi yapılan diğer yapım işlerinde de bulgu konusu hususlar mevcuttur.

Bu itibarla, kontrol teşkilatları kamu kaynaklarının denetim ve kontrolünü mevzuatın belirlediği usul ve esaslara göre yerine getirmelidir. Yönetmelik’te belirtilen defter ve tutanakların tutulmaması sonucu oluşacak bir kamu kaybından, kontrol teşkilatları doğrudan ve birlikte sorumlu olacaklardır. Yukarıda bahsedilen kontrol teşkilatlarının eksik uygulamaları düzeltilmelidir.

Kamu idaresi cevabında; “Bulgu'da; Yapım İşlerinde gerekli şantiye defteri,

tutanakların tutulması ve malzeme numuneleri ile ilgili olarak; Müdürlüğümüz tarafından 2019 yılında devam eden ve ihalesine çıkılan herhangi bir yapım işinin olmaması sebebiyle gerekli şantiye defteri ve tutanaklar tutulamamıştır. Ancak; planlanan yapım işlerinde bu husus dikkate alınacaktır.” denilmektedir.

Sonuç olarak Kamu idaresi cevabında, 2019 yılı içerisinde yapımına başlanan veya planlanan bir yapım işi olmadığından bahsedilmiştir. Ancak söz konusu bulgu maddesinde yalnızca 2018 ve 2017 yıllarına ilişkin yapım işlerine atıf yapılmıştır. Bulgu metninde tek tek sayılan yapım işlerinde gerekli defterler tutulmamıştır. Mevzuattın emrettiği tutanak ve defterlerin yapım işlerinde ilgililerce tutulması sağlanmalıdır.