İdarenin harcama birimlerince sadece ödeme miktarı ve damga vergisi miktarını gösteren ancak resmi bir ödeme emri belgesi niteliği bulunmayan belgenin fiziksel çıktısı alınarak sorumlularca imzalandığı ve bu şekilde muhasebe birimine gönderildiği, bütün birimlerin muhasebe kayıtlarının mali hizmetler birimi tarafından yapıldığı böylelikle resmi bir ödeme emri belgesi oluştuğu, ancak asıl imzalı olması gereken bu ödeme emri belgelerinin ise sorumlularca imzalanmadığı görülmüştür.

5018 sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunu’nun 8’inci maddesinde her türlü kamu kaynağının elde edilmesi ve kullanılmasında görevli ve yetkili olanların, yetkili kılınmış mercilere hesap verme zorunluluğu belirtilmiştir.

Hesap yargısı çerçevesinde sorumluluğun belirlenmesinde ise 6085 sayılı Sayıştay Kanunu’nun “Sorumlular ve sorumluluk halleri” başlıklı 7’nci maddesinde 5018 sayılı Kanun ve Sayıştay denetimi ile ilgili diğer kanunlarda belirtilen sorumlular ve sorumluluk hallerinin esas alınacağının hükme bağlanmıştır.

Harcama yetkilisi ve gerçekleştirme görevlilerinin yasal sorumluluk ve yükümlülükleri ise 5018 sayılı Kanun’un 32 ve 33’üncü maddelerinde düzenlenmiştir.

Buna göre; 5018 sayılı Kanun’un;

“Harcama Talimatı ve Sorumluluk” başlıklı 32’nci maddesinde,

“Bütçelerden harcama yapılabilmesi, harcama yetkilisinin harcama talimatı vermesiyle mümkündür. Harcama talimatlarında hizmet gerekçesi, yapılacak işin konusu ve tutarı, süresi, kullanılabilir ödeneği, gerçekleştirme usulü ile gerçekleştirmeyle görevli olanlara ilişkin bilgiler yer alır. Harcama yetkilileri, harcama talimatlarının bütçe ilke ve esaslarına, kanun, tüzük ve yönetmelikler ile diğer mevzuata uygun olmasından, Ödeneklerin etkili, ekonomik ve verimli kullanılmasından ve bu Kanun çerçevesinde yapmaları gereken diğer işlemlerden sorumludur.”

Giderlerin Gerçekleştirilmesi” başlıklı 33’üncü maddesinde ise,

“Bütçelerden bir giderin yapılabilmesi için iş, mal veya hizmetin belirlenmiş usul ve esaslara uygun olarak alındığının veya gerçekleştirildiğinin, görevlendirilmiş kişi veya komisyonlarca onaylanması ve gerçekleştirme belgelerinin düzenlenmiş olması gerekir.

Giderlerin gerçekleştirilmesi; harcama yetkililerince belirlenen görevli tarafından düzenlenen ödeme emri belgesinin harcama yetkilisince imzalanması ve tutarın hak sahibine ödenmesiyle tamamlanır. Gerçekleştirme görevlileri, harcama talimatı üzerine; işin yaptırılması, mal veya hizmetin alınması, teslim almaya ilişkin işlemlerin yapılması, belgelendirilmesi ve ödeme için gerekli belgelerin hazırlanması görevlerini yürütürler.”

Hükümlerine yer verilmiştir.

Yapılan incelemede; İdarenin harcama birimleri tarafından muhasebe sisteminin kullanılmadığı, bu nedenle İdarenin bütün harcama birimlerinin ödeme emri belgelerinin mali hizmetler birimi tarafından düzenlendiği, sorumluların fiziksel olarak mali hizmetler birimine gönderdikleri şekli anlamda ödeme emri belgesi olan fakat resmi anlamda henüz ödenek kullanımı gerçekleşmemiş olması dolasıyla ödeme emri belgesi niteliğinde olmayan evrakın sorumlularca imzalandığı, bununla birlikte mali hizmetler birimi tarafından yapılan muhasebeleştirme işleminden sonra resmi anlamda ödeme emri belgesi niteliğine kavuşan belgelerin ise imzalanmadığı tespit edilmiştir.

Yukarıda yer alan denetim tespiti üzerine İdare tarafından; 2023 mali yılında ödeme emri belgelerinde ön muhasebe işleminin başlatılacağı ve harcama yetkilisi, gerçekleştirme görevlisi ve muhasebe yetkilisi imzalarının birlikte tamamlanacağı ifade edilmiştir.

Sonuç olarak, İdare tarafından harcama birimlerinden belirli personele eğitim verilerek muhasebeleştirme işlemlerinin ilgili birimler tarafından yapılması böylelikle ödeme için mali hizmetler birimine gönderilecek resmi ödeme emri belgelerinin imzalı olması sağlanmalı veya mali hizmetler birimi tarafından yapılan işlemler sonucu düzenlenen resmi ödeme emri belgelerinin sorumlularca imzalanması gerekmektedir.