Üniversitenin iç kontrol sisteminin incelenmesinde, mevzuata uygun olmayan bazı uygulamaların olduğu görülmüştür.

Tespit edilen iç kontrol sistemi yapılandırma çalışmaları eksiklikleri aşağıdadır:

-Tüm birimlerin çalışma usul ve esaslarını gösteren yönergesinin olmadığı,

-Personel özlük belgelerinin elektronik ortamda saklanmadığı,

-Tüm birimlerde kurum değişikliği, emeklilik, istifa veya başka birimde görevlendirilme gibi nedenlerle, görevinden ayrılan personelin (yarım kalan / takip edilmesi gereken işlerle ilgili) “Son Görev Raporu”nu (ekleriyle beraber), birim üst yöneticisine vermediği,

anlaşılmıştır.

5018 sayılı Kanun'un 3'üncü maddesinde tanımlandığı üzere mali kontrol, kamu kaynaklarının belirlenmiş amaçlar doğrultusunda, ilgili mevzuatla belirlenen kurallara uygun, etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanılmasını sağlamak için oluşturulan kontrol sistemi ile kurumsal yapı, yöntem ve süreçleri ifade etmektedir.

Kanun’un 11'inci maddesine göre, üst yönetici malî yönetim ve kontrol sisteminin işleyişinden sorumludur.

İç kontrol sisteminin ne olduğu, amacı, yapısı ve işleyişi Kanun'un beşinci kısmında, 55 ile 67'inci maddeleri, ayrıca İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar ile Hazine ve Maliye Bakanlığı tarafından yayımlanan rehberlerle belirlenmiştir.

26.12.2007 tarih ve 26738 sayılı Resmi Gazete'de yayınlanan Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği'nde de iç kontrolün nasıl olacağı konusunda standartlar ve genel şartlar belirlenmiştir.

Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Uyulacak Usul ve Esaslara İlişkin Yönetmelik’in 4’üncü maddesinde, basılı ortamdaki bilgi ve belgelerin elektronik ortama taşınmasının esas olduğu ve Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik’in 23’üncü maddesinde ise, işlem görmek üzere kağıt ortamında gelen belgelerin, işlem ve dosya bütünlüklerinin korunması maksadıyla ekleri ile birlikte taranarak elektronik belge yönetim sistemine dahil edileceği hükmü vardır. Personel bilgilerinin sisteme yüklenmesi yeterli olmayıp, buna dayanak olan diploma vb belgelerin de taratılarak elektronik ortama alınması gerekmektedir.