İhale edilen işlere ilişkin teknik şartnamelerde yer alan bazı düzenlemelerin yüklenici firmalar tarafından yerine getirilmediği, sorumlu personelin denetim ve kontrol faaliyetlerini özenli yürütmediği görülmüştür.

Şirketin yüklenicisi olduğu 2022 yılı İstanbul Büyükşehir Belediyesine bağlı spor tesislerinin elektrik ve mekanik sistemlerinin periyodik bakım ve hazır halde tutulması hizmeti alımı işi kapsamında, işin yürütülmesine ilişkin Şirket tarafından yedi kısım olarak toplam 17.392.111,53 TL bedelle dört farklı yüklenici firmaya ihale edilen işlerin teknik şartnamelerinin ilgili bölümlerinde aşağıda yer verilen hususlar yer almaktadır:

“-Teknik şartnamede kapasite, mahal bilgileri ve bakım periyotları verilen cihazların iş bu teknik şartname kapsamında belirtilen maddelere ve yürürlükteki ilgili kanun ve yönetmeliklere uygun olarak gerekli bakımlarını yapmak, yüklenicinin sorumluluğundadır. İlgili cihazların/sistemlerin bakım hizmetleri ilgili tesis teknik personeli nezaretinde yapılacaktır, bakım yapıldıktan sonra durumla ilgili teknik servis formu düzenlenerek idareye ibraz edecektir. Servis formunda değişen malzemeler belirtilecek, imzalı servis formu ve değişen malzemelerin fotoğrafı e-posta eki olarak idareye aynı gün içinde iletilecektir.

-Bakım onarımı yapılan cihazlar/sistemlerde herhangi bir yedek parça ya da sarf malzeme değişimi gerektiğinde konu hakkında teknik rapor hazırlanarak idareye sunulacak ve değişimi için onay alınması durumunda söz konusu parça değiştirilerek, hakedişlendirelecektir.

-Yüklenici firma, işe başladıktan sonra 10 gün içerisinde tesislerde mevcut bulunan ve periyodik bakımından sorumlu olduğu cihazların durumları, eksiklikleri ile ilgili olarak detaylı teknik rapor hazırlayacak ve ilk hakediş faturasının ekinde ibraz edecektir.10 gün içerisinde tespit edemediği arızalardan yüklenici mesul tutulacaktır.

-Cihazlarla ilgili arıza bildiriminde, arızaya şartnamede belirtilen sürede müdahale edilecek firma yetkilisinin hazırlayacağı arıza takip tutanağına arızanın sebebi ve sonucu hakkında tesis yetkilisine ve idareye gerekli bilgi ve açıklamalar rapor halinde yazacaktır. Rapor aynı gün içerisinde idareye e-posta eki olarak iletilecektir.

-Yüklenici personel adam/gün puantaj raporu hakediş ile beraber idareye teslim edilecektir.

-Bakım ve arıza sonucu değiştirilen her parça tutanakla spor tesisi idaresine teslim edilecektir. Teslim tutanağı aynı gün e-posta eki olarak idareye iletilecektir.”

Yapılan incelemede, teknik şartnamede belirtilen; yapılan işleri raporlama ve belgelendirmeye yönelik hükümler ile yine teknik şartnamede belirtilen bazı hükümlerin tam olarak ya da hiç yerine getirilmediği tespit edilmiştir.

Örneğin, yüklenici firmaların, teknik şartnamede yar aldığı üzere, işe başladıktan sonra

10 gün içerisinde tesislerde mevcut bulunan ve periyodik bakımından sorumlu oldukları cihazların durumları ve eksiklikleri ile ilgili detaylı teknik rapor hazırlayıp ilk hakediş ekinde ibraz etmedikleri; yapılan işlere ilişkin tesis sorumlusu, tesiste bulunan teknik personel ve saha koordinatörlerinin imzalarını içeren formların, imzalı servis formlarının ve değişen malzemelerin fotoğraflarının hakedişlerde eksik şekilde yer aldığı; yine örnek olarak ikinci kısım asansör sistemlerinin periyodik bakım ve hazır halde tutulması işi kapsamında Mayıs ayı hakediş ödemesi incelendiğinde, tüm hakedişlerde bulunan eksikliklere ek olarak kesilen önemli tutarda faturaya ilişkin asansör arıza ve bakım formları hariç bilgi ve belgenin olmadığı, görülmüştür.

Yukarıda yer alan denetim tespiti üzerine, Şirket tarafından, gerekli işlemlerin yapılarak 2023 yılı içerisinde bahse konu rapor eksiklerinin tamamlatılacağı ifade edilmiştir.

Sonuç olarak, yapılan işlere ilişkin teknik şartnamelerinde yer alan düzenlemelere uyulmaması, işlerin şartnamesine uygun yapılıp yapılmadığı konusunda kontrol ve denetim süreçlerini zafiyete uğratacağından; yapılan işlere ilişkin tesis sorumlusu, tesiste bulunan teknik personel, saha koordinatörlerinin imzalarını içeren formların, imzalı servis formlarının ve değişen malzemelerin fotoğraflarının yer aldığı eklerle birlikte kapsamlı bir dosyalama sisteminin işletilmesi gerektiği değerlendirilmektedir.