Kurumda yapılan ihaleler kapsamında alınan geçici ve kesin teminatlara ilişkin teminat mektuplarının muhasebe kayıtlarına alınmadığı ve muhasebe biriminde muhafaza edilmediği görülmüştür.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 910 Alınan Teminat Mektupları Hesabının niteliğinin anlatıldığı 434’üncü maddesinde bu hesabın, muhasebe birimlerine teminat ve depozito olarak teslim edilen teminat ve garanti mektupları ile şahsi ve garantiye ilişkin belgeler ve bunlardan ilgililerine geri verilenler veya paraya çevrilenlerin izlenmesi için kullanılacağı, “Hesaba İlişkin İşlemler” başlıklı 435’inci maddesinde ise teminat mektupları hesabına ilişkin yapılacak işlemler düzenlenmiştir. Bu maddede teminat mektuplarının alınması ve iade edilmesi sırasında düzenlenecek belgeler ile muhasebe birimince yerine getirilecek işlemler anlatılmıştır. Söz konusu Yönetmelik’e göre teminat mektuplarının muhafaza edilmesi ilgiliye verilmesi gibi işlemlerin muhasebe birimince yerine getirileceği ifade edilmiştir.

Aynı Yönetmelik’in “Hesabın İşleyişi” başlıklı 436’ncı maddesinde alınan teminat mektupları hesabına ilişkin borç ve alacak kayıtlarının nasıl yapılacağı gösterilmiştir. Buna göre, teminat ve depozito olarak muhasebe birimlerine teslim edilen belgelerin 910 Alınan Teminat Mektupları Hesabına borç, 911- Alınan Teminat Mektupları Emanetleri Hesabına alacak kaydedileceği, ilgililerine geri verilinler için ise hesapların ters çalıştırılarak kayıtlardan çıkarılacağı belirtilmiştir.

Belediyede yapılan incelemelerde, ihale işlemlerinin Destek Hizmetleri Müdürlüğü tarafından yerine getirildiği ve yapılan ihaleler kapsamında alınan geçici ve kesin teminata ilişkin teminat mektuplarının muhasebe birimine gönderilmeden bu birim tarafından muhafaza edildiği tespit edilmiştir.

Alınan teminat mektuplarının Destek Hizmetleri Müdürlüğü yerine muhasebe birimi tarafından muhafaza edilmesi gerekmektedir. Ayrıca muhasebe birimi tarafından alınan teminat mektuplarının 910 ve 911 nolu nazım hesaplara alınması sağlanmalıdır.

Kamu İdaresi, teminat mektuplarının söz konusu nazım hesaplara alınarak kayıtların düzeltildiğini bildirmiştir. Ancak yapılan kayıtlar 2022 yılında yapıldığından 910 ve 911 nolu hesaplar mali tablolarda hatalı olarak yer almıştır.