Kurum vezneleri tarafından tahsil edilen günlük tutarlar Kasa Hesabı'na kaydedilmeyerek doğrudan Banka Hesabı'na aktarılmıştır.

Genel Yönetim kapsamındaki kamu idarelerinin tüm malî işlemlerinin muhasebeleştirilmesi ve raporlanması hususları 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununda düzenlenmiştir. Bu Kanun’un 49’ncu maddesi hükümlerine göre; Kamu hesapları, idarelerinin gelir, gider ve varlıkları ile malî sonuç doğuran ve öz kaynağın artmasına veya azalmasına neden olan her türlü işlemlerle garantilerin ve yükümlülüklerin belirlenmiş bir düzen içinde hesaplara kaydedilerek, yönetim ve denetim yetkilileriyle kamuoyuna gerekli bilgilerin sağlanması amacıyla tutulmaktadır.

Aynı Kanun'un “Kayıt zamanı” başlıklı 50’nci maddesi hükmüne göre de, bir ekonomik değer yaratıldığında, başka bir şekle dönüştürüldüğünde, mübadeleye konu edildiğinde, el değiştirdiğinde veya yok olduğunda muhasebeleştirilir. Bütün malî işlemlerin muhasebeleştirilmesi ve her muhasebe kaydının da bir belgeye dayanması şarttır.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 49, 50, 51’nci maddelerinde vezneler tarafından tahsil edilen paralara ilişkin hükümler bulunmaktadır. Burada açıklandığı üzere, muhasebe birimleri veznelerince kanuni dolaşım niteliğine sahip ulusal paraların alınması, verilmesi ve saklanmasına ilişkin işlemlerin izlenmesi için 100 Kasa Hesabının kullanılması gerekmektedir.

Buna göre, bir gün içerisinde tahsil edilen paralardan, ertesi gün kasadan yapılacak ödemeler için Hazine ve Maliye Bakanlığınca belirlenen limit alıkonularak fazlası, düzenlenecek teslimat müzekkeresi ile bankaya yatırılır. Teslimat müzekkeresi dört nüshalı olup, dördüncü nüsha dip koçandır. Teslimat müzekkeresinin ilk üç nüshası para ile birlikte kurumun hesabının bulunduğu bankaya gönderilir. Birinci nüsha alıkonulduktan sonra, iki ve üçüncü nüshalar onaylanarak alındıyı teşkil eden üçüncü nüsha veznedarla, ikinci nüsha ise izleyen işgünü banka hesap özet cetveli ile birlikte geri gönderilir. Bankaya yatırılan kasa fazlası paraların belgesi olan ikinci nüsha, düzenlenecek muhasebe işlem fişinin birinci nüshasına bağlanır. Alındıyı teşkil eden üçüncü nüsha ise veznedarca tarih ve sıra numarasına göre bir dosya da saklanır.

İlgililer tarafından vezneye yatırılan ve veznedar tarafından tahsil edilen veya Kasaya yatırılan tutarlar 100 Kasa Hesabına borç, ilgili hesaplara alacak kaydedilir. Kasa varlığından bankaya yatırılmak üzere gönderilen tutarlar bu hesaba alacak, 108 Diğer Hazır Değerler Hesabına borç kaydedilir. Banka hesap özet cetvelinden kasa mevcudundan bankaya yatırıldığı görülen paralar ise banka hesabına borç, 108 Diğer Hazır Değerler Hesabına alacak kaydedilir.

Aynı Yönetmelik’in 102 Banka Hesabına ilişkin açıklamaların yer aldığı 55’nci madde ve devamında belirtildiği üzere 102 Banka Hesabı, kurum adına bankaya yatırılan paraların kaydı, bankaya yapılan teslimat, bankaca yapılacak tahsilat için kullanılmaktadır. Ancak, tahsil edilerek kasaya konulan paralar için önce kasa hesabı kaydı yapılmalıdır. Kasadan alınıp bankaya gönderilen paralar için ise, banka hesaplarına kaydedilene kadar 108 Diğer Hazır Değerler Hesabı kullanılmalıdır.

Yönetmelik’in 70, 71,72’nci maddesinde yer alan 108 Diğer Hazır Değerler Hesabına ilişkin açıklamalara göre de bu hesap kasa fazlası paraların veznedarla bankaya gönderilmesi ve bu tutarların bankaca tahsil edildiğini gösteren banka hesap özet cetvelinin alınması üzerine kullanılır.

Kasa ihtiyacı için veznedar adına düzenlenen çek tutarları bu hesaba borç, 103 Verilen Çekler ve Gönderme Emirleri Hesabına alacak, kasa varlığından bankaya yatırılmak üzere gönderilen tutarlardan, bankaya yatırıldığı anlaşılanlar bu hesaba alacak, 102 Banka Hesabına borç kaydedilmelidir.

Kurum tahsilat şubelerince fatura tahsilatları ve diğer abone hizmetleri nedeniyle tahsil edilen nakit paralar günün sonunda tutanak ile ilgili banka görevlilerine teslim edilerek kurumun banka hesaplarına borç, ilgili hesaplara da alacak kaydedilmektedir.

Kamu idaresi cevabında, veznelerin toplu olarak gün sonu hesap kesimlerinin 100-108 no.lu hesaplar kullanılarak muhasebe sistemlerine aktarılması ile ilgili çalışmaların başladığını, çalışmalar tamamlandıktan sonra söz konusu uygulamanın düzeltileceğini belirtmiş ise de henüz hata düzeltilmemiştir.

Yıl içinde bu işlemlerin tutarı toplam 2.309.549.971,40 TL’ye ulaşmış bulunmaktadır. Oysa bu işlemler Yönetmelik'in ilgili hükümlerine aykırılık oluşturmakta olup veznelerce tahsil edilen nakit paraların güvenliği ve izlenmesi için de ait olduğu muhasebe hesap kodlarına kaydedilmesi gerekmektedir.