İdare tarafından mutemetlere verilen avanslarda mahsup sürelerine uyulmadığı ve mahsup süresinde kapatılmayan avansların 140-Kişilerden Alacaklar Hesabı'nda izlenmediği görülmüştür.

5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun 35’inci maddesi ile Ön Ödeme ile ilgili düzenlemeler yapılmış ve her mutemetin ön ödemelerden harcadığı tutara ilişkin kanıtlayıcı belgeleri, ilgili Kanunlarında belirtilmemiş olması halinde avanslarda bir ay, kredilerde üç ay içinde muhasebe yetkilisine vermek ve artan tutarı iade etmekle yükümlü olduğu, süresi içerisinde mahsup edilmeyen avanslar hakkında 21.7.1953 tarihli ve 6183 sayılı Kanun hükümleri uygulanılacağı hükme bağlanmıştır.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin mutemede verilen avansların mahsubu ile ilgili 125’inci maddesinin birinci fıkrasının (b) bendinin (3) numaralı alt bendinde de;

“3) Avansların mahsubu: Her mutemet aldığı avanstan harcadığı tutarlara ilişkin kanıtlayıcı belgeleri avansın verildiği tarihten itibaren en çok bir ay içinde vermek ve artan parayı iade etmekle yükümlüdür. Mutemet işin tamamlanmasından sonra bir aylık sürenin bitimini beklemeksizin avans artığını iade etmek ve hesabını kapatmak zorundadır. Mutemet mali yılın sonunda bir aylık sürenin dolmasını beklemeksizin, henüz mahsubunu yaptırmadığı harcamalara ait belgeleri vermek ve artan parayı yatırmakla yükümlüdür. Mali yılın son günlerinde mutemetlerce verilen belgelerin incelenmesi yılsonuna kadar bitirilemediği takdirde, avans artığı mahsup döneminde kapatılmak üzere ertesi yıla devredilir. Malın teslim alındığı veya hizmetin gördürüldüğü, ancak belgelerin mahsup döneminde verileceği, dairesince mali yılın sonuna kadar muhasebe yetkilisine bildirilen mutemet avansları için de aynı şekilde işlem yapılır. Yukarıda açıklandığı şekilde mahsup edilmeyen mutemet avansları veya iade edilmeyen avans artığı mutemet adına 140-Kişilerden Alacaklar Hesabına alınarak durum mutemedin bağlı olduğu daireye bildirilir ve bu mutemede varsa gecikme zammı dâhil avansın mahsubu yapılıncaya kadar bir daha avans verilmez veya adına kredi açılmaz.

Mutemet hakkında 6183 sayılı Kanun Hükümleri uyarınca işlem yapılır. Bu şekilde 140- Kişilerden Alacaklar Hesabına alınan tutarlara ait olarak, avansın mahsup süresi içinde düzenlenmiş olan mahsup evrakının sonradan teslim edilmesi durumunda, avans mahsup edilmekle birlikte, avansın mahsup veya iade edilmesi gerektiği tarihten itibaren hesaplanacak gecikme zammı mutemetten tahsil edilir.” hükmü yer almaktadır.

Bununla birlikte, 80 Sıra No’lu Muhasebat Genel Müdürlüğü Genel Tebliği’nde, 2023 yılında mutemetlere verilecek avansların üst limiti 3820 TL olarak belirlenmiştir.

Yukarıda belirtilen mevzuat hükümlerine göre yapılan incelemelerde, Belediye tarafından 2023 yılında mutemetlere 178 adet avans verildiği; 72 adet avansın 1 aylık süre sonunda mahsup edilmediği ve 140-Kişilerden Alacaklar Hesabı'na aktarılmadığı tespit edilmiştir.

Her ne kadar söz konusu avanslar mutemetlerin üzerinde kalmamış aşan sürelerinin sonunda mahsup edilip yasal faizi ile birlikte tahsil edilmiş olsa da bir aylık sürenin aşılması, mutemedin bir sonraki avansı almadan öncekini kapatma uygulamasının yaygın kullanımı ve azami mahsup süresi sonunda kişilerden alacaklar hesabı ile takip edilmemesi 5018 sayılı Kanun ve anılan Yönetmelik hükümlerime aykırılık teşkil etmektedir.

Mutemetlere verilen iş avanslarının mevzuatta belirtilen azami süre sonunda mahsup edilmesi, süresinde mahsup edilemeyen avansların 6183 sayılı Kanun’a göre işletilecek faizi ile birlikte ilgili mutemetler adına 140-Kişilerden Alacaklar Hesabı'na kişi borcu olarak kaydedilmesi gerekmektedir.