İdarenin hesap ve işlemleri ile muhasebe kayıtlarının incelenmesi sonucunda ödeme emri belgelerinin tek nüsha ve harcama birimleri yerine muhasebe birimince hazırlandığı tespit edilmiştir.

5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu'nun “Giderin gerçekleştirilmesi”

başlıklı 33'üncü maddesi;“Bütçelerden bir giderin yapılabilmesi için iş, mal veya hizmetin

belirlenmiş usul ve esaslara uygun olarak alındığının veya gerçekleştirildiğinin, görevlendirilmiş kişi veya komisyonlarca onaylanması ve gerçekleştirme belgelerinin düzenlenmiş olması gerekir. (Değişik son cümle: 22/12/2005-5436/10 md.) Giderlerin gerçekleştirilmesi; harcama yetkililerince belirlenen görevli tarafından düzenlenen ödeme emri belgesinin harcama yetkilisince imzalanması ve tutarın hak sahibine ödenmesiyle tamamlanır.”

şeklinde hüküm altına alınmıştır.

15.08.2007 tarih ve 26614 sayılı Resmi Gazete’de yayınlanan Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği'nin “Ödeme belgeleri ve bağlanacak kanıtlayıcı belgeler” başlıklı 4'üncü maddesinde aynen;

“(1) Ödeme belgesi en az üç nüsha düzenlenir. İlk nüshası bu Yönetmelikte belirtilen eki kanıtlayıcı belgeler ile birlikte istendiğinde Sayıştaya gönderilmek, ikinci nüshası ise saklanmak üzere muhasebe birimine verilir. Üçüncü nüsha da harcama biriminde muhafaza edilir."

Denilmektedir.

Yukarıda yer verilen Kanun hükmüne göre harcama birimlerince iş, mal ve hizmet alındığında veya gerçekleştirildiğinde görevli kişilerce gerçekleştirme belgelerinin düzenlenmiş olması gerektiği düzenlenmiştir. Yine Yönetmeliğe göre harcama birimlerince ödeme emri belgesinin üç nüsha düzenlenmesi gerektiği, bir nüshasının Sayıştaya gönderilmek, ikinci nüshasının ise saklanmak üzere muhasebe birimine verileceği ve bir nüshasının ise muhafaza edileceği hüküm altına alınmıştır.

İdarenin harcama birimleri tarafından gerçekleştirilen harcamalara ilişkin olarak ilgili birim tarafından ödeme emri belgesinin hazırlanmadığı ve bu belgenin tek nüsha şeklinde muhasebe birimince hazırlandığı tespit edilmiştir.

Mevzuat hükümlerine göre İdarenin her harcama biriminin gerçekleştirmiş olduğu iş, mal veya hizmet alımları kapsamında yapacağı ödemeler için en az üç nüsha ödeme emri belgesi düzenlemesi zorunluluk arz etmektedir. Dolayısıyla ödeme emri belgesinin ilk nüshası Yönetmelikte belirtilen kanıtlayıcı belgeler ile birlikte istendiğinde Sayıştaya gönderilmek, ikinci nüshası saklanmak üzere muhasebe birimine verilmeli ve üçüncü nüshanın da harcama biriminde muhafaza edilmesi gerekmektedir.