İdare tarafından bazı ihalelerde ekonomik açıdan en avantajlı teklifin, fiyat ile birlikte fiyat dışı unsurlar da dikkate alınarak belirleneceğine ilişkin düzenlemeler yapıldığı ancak gerekçeli bir açıklama belgesine yer verilmeksizin mali teklif puanının ağırlığının, teknik değerlendirme puanına göre düşük belirlenmesi nedeniyle işin yüksek fiyat teklif eden istekli üzerinde bırakıldığı görülmüştür.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “İhalenin karara bağlanması ve onaylanması” başlıklı 40’ıncı maddesinde; ihalenin, ekonomik açıdan en avantajlı teklifi veren istekli üzerinde bırakılacağı ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin sadece fiyat esasına göre veya fiyat ile birlikte işletme ve bakım maliyeti, maliyet etkinliği, verimlilik, kalite ve teknik değer gibi fiyat dışındaki unsurlar da dikkate alınarak belirlenebileceği ifade edilmiştir.

Bu durumda, Yapım İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Fiyat dışı unsurlar ve bu unsurlara yönelik düzenleme” başlıklı 62’nci maddesi gereğince fiyat dışı unsurlara, bu unsurların parasal değerlerine veya nispi ağırlıklarına ve hesaplama yöntemine yönelik düzenlemeyi yapan görevliler tarafından gerekçeli bir açıklama belgesi hazırlanması ve bu belgenin ihale onay belgesinin eklenmesi gerekmektedir. Aynı düzenlemeye Hizmet İşleri İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Fiyat dışı unsurlar ve bu unsurlara yönelik düzenleme” başlıklı 61’nci maddesinde de yer verilmiştir.

Yapılan incelemede İdare tarafından 5 adet yapım işi ile 1 adet hizmet alımının fiyat dışı unsura yer verilmek suretiyle ihale edildiği görülmüş olup söz konusu ihalelerin İdari Şartnamesi’nin 35’inci maddesinde ekonomik açıdan en avantajlı teklifin, fiyat ile birlikte fiyat dışı unsurların da dikkate alınarak belirleneceği, değerlendirmenin ise fiyatın esas olduğu “Mali

Teklif Puanlaması” ile fiyat dışı unsurun esas olduğu “Kalite Ve Teknik Değer Nitelik Puanlaması” olmak üzere iki kısımda yapılacağı belirtilmiştir.

Değerlendirmenin, “Mali Teklif Puanlaması” kısmında; Şartname’nin 35’inci maddesinde belirtilen formül esas alınarak isteklilerin teklif ettiği toplam bedeller üzerinden bir hesaplama yapılmakta ve bu hesaplama sonucuna göre isteklilere fiyata esas belli puanlar verilmektedir.

Değerlendirmenin, fiyat dışı unsur kısmında ise Şartname’nin 35’inci maddesinin “Kalite ve Teknik Değer Nitelik Puanlaması” bölümünde belirtilen her bir iş kalemi için istekli tarafından teklif edilen birim fiyatın, isteklinin toplam teklif bedeline oranı ile aynı iş kaleminin yaklaşık maliyetteki bedelinin, toplam yaklaşık maliyete oranı mukayese edilmekte sonucun

%90- %110 aralığında kalması durumunda isteklilere puan verilmekte, başka bir deyişle puanlama kriteri ile ilgili iş kalemleri için teklif edilecek tutarın, isteklinin toplam teklifi içerisindeki ağırlık oranının idarece hazırlanan yaklaşık maliyette aynı iş kaleminin toplam yaklaşık maliyetteki ağırlık oranı arasında uyumluluk aranmaktadır.

Nihai olarak ise ihale, toplam puanı en yüksek olan istekli üzerinde bırakılmaktadır.

Ancak, ihale yetkilileri tarafından fiyat dışı unsurun nev’i, nispi ağırlığı ve hesaplama yöntemine ilişkin olarak gerekçeli bir açıklama belgesi hazırlanmadığı ve bu belgenin ihale onay belgesinin ekinde yer almadığı tespit edilmiştir.

Bu durumda, fiyat dışı unsura yer verilmesinin esas amacı, işin puan verilen iş kalemlerinin hangi gerekçelerle diğer iş kalemlerinden ayrıldığı, teknik değerlendirmenin 60 puan olarak belirlenmesine karşın mali teklifin 40 puan olarak belirlenmesi nedenleri anlaşılamamaktadır. Kaldı ki teknik puan ağırlığının, mali puan ağırlığına nazaran yüksek belirlenmesi isteklilerin teklif ettiği toplam bedellerin, ihale sonucuna etkisini önemli ölçüde azaltmaktadır.

Nitekim, söz konusu fiyat dışı unsura ilişkin teknik puanın, teklif bedele ilişkin mali puandan yüksek belirlenmesi nedeniyle aşağıdaki tabloda yer verilen ihalelerin yüksek bedel ile neticelendiği görülmüş olup bu durum, Kanun’un temel ilkelerinden olan kaynakların verimli kullanılması ilkesi ile bağdaşmamaktadır.

Kamu idaresi cevabında, takip eden ihalelerde fiyat dışı unsur düzenlemesine gerekçeli bir şekilde yer verileceği ifade edilmiştir.

Sonuç olarak, kamu ihalelerinde esas olan yöntem, ihalenin en düşük bedeli teklif eden istekli üzerinde bırakılması olup fiyat dışı unsurun, işe ilişkin ilave bir katkı sağlanması veya işteki birtakım risklerin bertaraf edilmesi amacıyla uygulanması gerekmektedir. Bu durumda fiyat dışı unsur düzenlemesinin amacı ve hesap ayrıntısı, gerekçeli bir şekilde ihale onay belgesine eklenmelidir.

Tablo 11: Toplam Puana Göre Belirlenen İhaleler ve Sonuçları

Öte yandan, söz konusu fiyat dışı unsur uygulamasının neden olduğu mevzuata aykırı diğer sonuçlara aşağıda yer verilmiştir:

1. Araç Kiralama Hizmet Alımı İşinde İhale Komisyonu Tarafından Hesap Hatası Yapılması

   Ekonomik açıdan en avantajlı teklifin, fiyat ile birlikte fiyat dışı unsurlar da dikkate alınarak belirleneceğine ilişkin düzenleme bulunan hizmet alımı işinde ihale komisyonu tarafından yapılan puan hesabının hatalı olması nedeniyle işin yüksek fiyat teklif eden istekli üzerinde bırakıldığı görülmüştür.

   4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Tekliflerin alınması ve açılması” başlıklı 36’ncı maddesinde; belgeleri eksik veya uygun olmayan isteklilerin ihale komisyonu tarafından bir tutanakla tespit edileceği belirtilmiş olup Kanun’un “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 37’nci maddesinde ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verileceği ifade edilmiştir. Maddenin devamında ise belgeleri eksiksiz ve teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olan isteklilerin tekliflerinin ayrıntılı değerlendirilmesine geçileceği hüküm altına alınmıştır.

   Aynı Kanun’un “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38’inci maddesinde ise ihale komisyonunun verilen teklifleri değerlendirdikten sonra teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit edeceği, teklif sahiplerinden yazılı açıklama isteyeceği, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin tekliflerinin reddedileceği belirtilmiştir.

   Yapılan incelemede İdare tarafından gerçekleştirilen ihaleye teklif veren altı istekliden iki tanesinin belge eksikliği nedeniyle değerlendirme dışı bırakıldığı, kalan dört isteklinin iki tanesinden ise aşırı düşük teklif açıklaması istenildiği görülmüştür.

   
   

   Komisyon tarafından yapılan değerlendirmede bir isteklinin aşırı düşük teklif açıklaması kabul edilmez iken diğer isteklinin de açıklamada bulunmaması nedeniyle anılan teklifler de reddedilmiş ve geçerli teklif sayısının 2 adet ile sınırlı kaldığı kararda belirtilmiştir.

   Son olarak ihale komisyonu, ekonomik açıdan en avantajlı teklifi, fiyatın esas olduğu 50 puanlık “Mali Teklif Puanlaması” ile fiyat dışı unsurun esas olduğu 50 puanlık “Kalite Ve Teknik Değer Nitelik Puanlaması” olmak üzere iki kısımda değerlendirmiştir.

   Ancak, kararın “Mali Teklif Puanlaması” kısmındaki puan hesabı hatalı yapılmıştır. Şöyle ki geçerli iki teklif üzerinden yapılması gereken puan hesabı, aşırı düşük oldukları gerekçesi ile reddedilen tekliflerin de formüle dahil edilmesiyle dört teklif üzerinden gerçekleştirilmiştir. Mevzuata aykırı bu uygulama ile istekli (F)’nin daha yüksek puan toplamasına neden olunmuş ve ihale istekli (F)’nin üzerinde bırakılmıştır. Bu durum, yukarıda yer verilen tablonun 3 No.lu ihale kısmında gösterilmiştir.

   Bu kapsamda, mevzuata uygun olarak geçerli iki teklif üzerinden yapılan puan hesabında ise 465.592,00 TL daha düşük teklif veren istekli (G) daha yüksek puan toplamakta ve ihaleyi almaya hak kazanmaktadır. Bu bağlamda, ihale komisyonu tarafından yapılan hata nedeniyle iş, yüksek fiyat teklif eden istekli üzerinde bırakılmış olup İdare tarafından belirlenen fiyat dışı unsur uygulaması, karmaşık ihale mevzuatı karşısında hatalı bir sonuca neden olmuştur.

   Kamu idaresi cevabında, 4734 sayılı Kanun'un 37’nci maddesi gereğince tekliflerin ihale komisyonu tarafından değerlendirildiği, belgeleri eksiksiz olan ve teklif mektubu ile geçici teminatı usule uygun isteklilerin tekliflerinin komisyon tarafından geçerli sayıldığı, bu nedenle puanlamaya aşırı düşük tekliflerin de dahil edildiği belirtilmiştir. Ancak, yukarıda detaylarıyla yer verilen mevzuat hükümleri gereğince aşırı düşük tekliflerin geçerli olarak kabul edilmek suretiyle mali teklif puanlamasının hesabına dahil edilmesinin mümkün olmadığı değerlendirilmektedir.

   Sonuç olarak, fiyat dışı unsurun yalnızca işin gerçekleştirilmesine ilave katkı sağlayacağı durumlarda uygulanması bu halde de ihale mevzuatına ilişkin diğer hükümlere riayet edilmesi gerekmektedir.

   
   

2. Fiyat Dışı Unsura Yer Verilen İşte Puan Hesabının Hatalı Uygulanması

Ekonomik açıdan en avantajlı teklifin, fiyat ile birlikte fiyat dışı unsurlar da dikkate alınarak belirleneceğine ilişkin düzenleme yapılan bakım onarım yapım işinde ihalenin, %110 üzerinden puan hesabı yapılması suretiyle sonuçlandırıldığı görülmüştür.

İşe ilişkin İdari Şartname’nin 35’inci maddesinde ekonomik açıdan en avantajlı teklifin, fiyat ile birlikte fiyat dışı unsurların da dikkate alınarak belirleneceği, değerlendirmenin ise fiyatın esas olduğu 30 puanlık “Mali Teklif Puanlaması” ile fiyat dışı unsurun esas olduğu 70 puanlık “Kalite Ve Teknik Değer Nitelik Puanlaması” olmak üzere iki kısımda yapılacağı ifade edilmiş olup ekonomik açıdan en avantajlı teklifin, toplam puanı en yüksek olan istekliye ait teklif bedel olacağı belirtilmiştir.

Bu kapsamda, fiyat ve fiyat dışı unsura göre belirlenecek ekonomik açıdan en avantajlı teklifte mali teklif puanının payı %30 iken kalite ve teknik değer nitelik puanının payı %70 olmaktadır.

Yapılan incelemede ise ihale komisyonu kararında İdari Şartname’ye aykırı olarak mali teklife 40 puan; kalite ve teknik değer niteliğine ise 70 puan verilmek suretiyle hataya neden olunduğu tespit edilmiştir.

Her ne kadar yapılan hata nedeniyle ihale sonucu etkilenmemişse de yukarıda yer verilen tablonun 2 No.lu ihale kısmında görüleceği fiyat dışı unsur uygulaması, İdare açısından ekonomik olmayan bir sonuca neden olmuştur.

İdare cevabında, bulgu konusu hususta personelin gerekli özeni göstermesi bakımından uyarıldığı ifade edilmiştir.

Sonuç olarak, fiyat dışı unsurun, işin gerçekleştirilmesine ilave katkı sağlayacağı durumlarda uygulanması bu halde de ihale mevzuatına ilişkin diğer hükümlere riayet edilmesi gerekmektedir.