İzmir Demokrasi Üniversitesinde satın alınan mala ilişkin olarak yapılan teslim ve muayene işlemlerinde yüklenicinin hazır bulunmadığı ve doğrudan temin usulüyle yapılan bazı mal alımlarında muayene ve kabul işlemleri yapılmaksızın mal teslim alındığı tespit edilmiştir.

Mal Alımları Denetim Muayene ve Kabul İşlemlerine Dair Yönetmelik’in “İlkeler” başlıklı 5’inci maddesinde;

“…İdareler, muayene ve kabul işlemleri ile ara denetimlerde raporların düzenlenmesi sırasında, yüklenici yada vekilinin usulüne uygun olarak bildirim yapıldığı halde hazır bulunmaması veya hazır bulunmalarına rağmen imzadan imtina etmeleri halinde bu durumu tutanak altına alırlar.”

“Komisyonun görev ve sorumlulukları” başlıklı 7’nci maddesinde;

“Komisyonun görev ve sorumlulukları aşağıda belirtilmiştir:

1. Yüklenici tarafından idareye teslim edilen malın veya yapılan işin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığını inceler.

2. Komisyon üyeleri her muayenede hazır bulunmak zorundadır.

   
   

3. Kısa sürede bozulabilen maddelerin muayenesine öncelik verir.

   
   

4. Komisyon, ihale dokümanında belirlenen şekilde kabul işlemlerinde esas alınacak işlemleri yürütür.”

“Muayene işlemleri” başlıklı 11’inci maddesinde,

“Bir malın veya yapılan işin komisyon tarafından muayenesine başlanabilmesi için aşağıdaki işlemlerin tamamlanması gerekmektedir.

1. Yüklenicinin malı ihale dokümanına uygun şekilde teslim etmesi veya dokümana uygun olarak teslime hazır hale getirildiğini idareye bildirmesinden itibaren en geç beş işgünü içinde idarece muayene ve kabul işlemlerine başlanır.

2. İdare tarafından öncelikle yükleniciye muayene ve kabul işlemlerinin yapılacağı tarih bildirilerek belirtilen yer, gün ve saatte kendisinin veya yetkili vekilinin hazır olması yazılı olarak bildirilir. Bildirimin postaya verilmesini takip eden yedinci gün yükleniciye tebliğ edilmiş sayılır. Bildirim imza karşılığı elden tebliğ edilmek suretiyle de yapılabilir.”

   “Sorumluluk” başlıklı 27’nci maddesinde,

   
   

   “Muayene ve kabul komisyonlarının başkan ve üyeleri ile ihtiyacın karşılanma sürecindeki her aşamada görev alan diğer ilgililerin görevlerini kanuni gereklere uygun veya tarafsızlıkla yapmadıklarının taraflardan birinin zararına yol açacak ihmalde veya kusurlu hareketlerde bulunduklarının tespiti halinde haklarında ilgili mevzuatları gereğince disiplin cezası uygulanır.

   Ayrıca, fiil veya davranışlarının özelliğine göre haklarında ceza kovuşturması da yapılır ve hükmolunacak ceza ile birlikte tarafların uğradıkları zarar ve ziyan genel hükümlere göre kendilerine tazmin ettirilir.”

   hükümleri yer almaktadır.

   
   

   Yönetmelik’in yukarıda da değinilen 5 ve 11’inci maddeleri uyarınca; yüklenicinin malı idareye teslimi esnasında hazır bulunması ve muayene komisyonunca düzenlenen tutanakta yer alan hususları kabul ettiğine dair beyanının bulunması gerekmektedir. Şayet yüklenicinin tutanağı imzalamaktan imtina etmesi durumunda ise komisyonca söz konusu durumu gösteren bir tutanağı ayrıca düzenlemesi gerekmektedir.

   Yapılan incelemede ise muayene ve kabul işlemleri esnasında yüklenicinin hazır bulunduğuna dair bir tespite yer verilmemiş, düzenlenen tutanaklar yüklenici tarafından imzalanmamıştır.

   
   

   Yine İdarece doğrudan temin suretiyle temin edilen bazı mal alımlarında muayene ve kabul işlemlerine ilişkin olarak düzenlenen belge tarihlerinin fatura tarihlerinden sonra olduğu, mal İdareye teslim edilip faturası kesildikten sonra muayene ve kabul tutanaklarının düzenlendiği görülmüştür.

   Sonuç olarak, her türlü kamu kaynağını teminden sorumlu olan kamu görevlilerinin, ihtiyaçların doğru ve mevzuatına uygun olarak temin edilmesi hususunda yükümlülükleri bulunmaktadır.