İşlemlerin otomasyonunun artırılması ve hata oranının düşürülmesi amacıyla Proliz Yazılımı edinilmiş ancak birtakım işlemlerin yazılıma entegrasyonunun yeterli seviyede yapılamaması neticesinde, riskli durumlar ortadan kaldırılamamıştır.

Kamu mali yönetiminde otomasyonun sağlanması ve insan kaynaklı risklerin en aza inidirlmesi için, birçok düzenleme yapılmıştır. Örneğin; Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Bilişim Sistemi (BKMYBS), 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu'nda yer alan işlemlerin elektronik ortamda ve bütünleşik bir şekilde gerçekleştirilmesini sağlamak ve ilgili mevzuatında tutulması ya da düzenlenmesi öngörülen defter, kayıt, belge ve benzeri içeriklerin elektronik ortamda oluşturulması, kaydedilmesi, iletilmesi, muhafaza ve ibraz edilmesi amacıyla, 01.01.2018 tarihinde yürürlüğe girmiştir.

Uygulamada BKMYBS’ye ek olarak, birtakım özellikli işlemlerin daha etkin bir şekilde gerçekleştirilebilmesi için kamu kurum ve kuruluşları tarafından destekleyici yazılımlar edinilebilmektedir. Yükseköğretim kurumları özelinde söz konusu özellik arz eden işlemler; öğrenci işleri ve personel özlük işleri otomasyonu ile ek ders ödemelerine ilişkin işlemlerin elektronik ortamda yürütülmesi gibi işlemler olabilmektedir.

Üniversite tarafından söz konusu özellik arz eden işlemlerin etkin bir şekilde yürütülmesi için özel bir firmadan yazılım edinilmiştir. Ancak yapılan incelemelerde, ek ders ödemesine ilişkin işlemler ile yaz okulu gelirlerinin tahsilatına ilişkin işlemlerin yazılıma olması gereken düzeyde entegre edilmemesinden kaynaklı riskli durumlar oluştuğu görülmüştür.

1. Ek Ders Ödemeleri

   
   

   Ek ders ödemelerine ilişkin puantajların sistem eliyle oluşturulmasına rağmen, puantajı etkileyen olay ve olguların takibinin elle manuel olarak yapıldığı görülmüştür.

   Bir başka deyişle; ek ders puantajları, akademik yılın başında ders programına göre oluşturulmakta, ancak yıl içindeki değişiklikler elle yürütülmektedir. Bu durum puantajların statik bir şekilde kalması, yıl içinde oluşan değişiklerle insan faktörünün etkili olmasına sebebiyet vermektedir. Örneğin;

   
   

   • Ders programına göre, aynı saatte hem ders hem de sınav yapıldığı beyan edilen saatlere rastlanmıştır. Sınav ücretlerinin ödenmesinde, öğrenci sayılarını gösteren eklerde, çok sayıda elle düzeltme, toplama-çıkarma işlemi, karalama vb. uygulamalar görülmüştür.

   • Mesai içi–mesai sonrası derslerin ayrımında da benzer bir şekilde, ders saatlerinin mesai içinde mi sonrasında mı olduğu, elle yapılan kontrol neticesinde, puantajlar üzerinde yapılan toplama-çıkarma işlemleriyle ödemeye esas olan sütunlara yansıtılmaktadır.

   • Yıl içinde ders yüklerinin değişmesine sebebiyet veren çeşitli faktörlerin puantajlara yansıtılmadığı görülmüştür.

2. Yaz Okulu Gelir Tahsilatları

Proliz yazılımında yaz okulu gelirlerinin ayrı bir banka hesabıyla ilişkilendirilememesi nedeniyle; yaz okulu gelirlerinin gelirler hesabından ayrıştırılması ve yeniden kayda alınması gerekmektedir. Bundan dolayı yıl içinde birçok kez 600 Gelirler Hesabından terkinler ve aynı tutarda yeniden kayıtlar yapılmaktadır.

2021 yılında bu işlem sonucunda 743.797,38 TL’nin terkin edilip tekrar kayda alınması gerekmiştir.

Söz konusu işlem sonucunda;

• Gelirler hesabı olması gerektiğinden çok daha fazla kullanılmış olmakta, hem borç hem de alacak kısmı hacim olarak artmaktadır.

• Terkin edilen gelirlerin, ikinci bir işlemle tekrar kayda alınması gerekmekte, bu durum da, otonom olan kayıt sistemine insan faktörünü dahil ederek riski artırmaktadır.

Sonuç olarak, 2020 yılında Üniversite bütünleşik sistemine destek olması amacıyla edinilmiş olan yazılımın 2021 yılında etkin bir şekilde kullanılmaması dolayısıyla mali işlemlerde insan kaynaklı risklerin azaltılamadığı gözlemlenmiştir.