Akaryakıt alımlarında 150-İlk Madde ve Malzemeler Hesabına kaydedilen tutarların tamamı tüketilmediği halde 630-Giderler Hesabı kullanılarak aynı gün taşınır işlem fişi (giriş ve çıkış) düzenlenerek gider kaydı yapılmıştır.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 113, 114, 115 ve 116’ncı maddelerinde 150-İlk Madde ve Malzeme Hesabına kaydedilmesi gereken mal ve malzemelerin muhasebe kayıtlarına giriş ve çıkış işlemleri açıklanmıştır.

Yönetmelik’in Stoklar hesap grubuna ait işlemlerin açıklandığı114’üncü maddesinin (4) numaralı fıkrasında; 150-İlk Madde ve Malzeme Hesabı’nda izlenen tüketim malzemelerinden kullanılmış olanların, muhasebeleştirme işlemlerinin kullanıma ilişkin taşınır işlem fişleri yerine üç ayı geçmemek üzere üst yöneticiler tarafından belirlenen sürede taşınır işlem fişlerindeki çıkışları gösteren onaylı bir liste ile en geç ilgili dönemin son iş günü mesai bitimine kadar muhasebeleştirilmesinin zorunlu olduğu ifade edilmiştir.

Diğer yandan, Yönetmelik’in “150-İlk madde ve malzeme hesabı-Hesabın niteliği” başlıklı 115’inci maddesinin (1) numaralı fıkrasının (b) bendinde; tüketilmek amacıyla kamu idaresinin ilgili birimlerine verilen veya kullanılan ilk madde ve malzemelerin bu hesaba alacak, 630- Giderler Hesabı’na borç kaydedileceği hüküm altına alınmıştır.

Yukarıda belirtilen mevzuat hükümlerine göre, tüketilmek amacıyla ilgili birimlere

gönderilen ya da kırılma bozulma vb. suretiyle tüketilemeyecek duruma gelen ya da hurdaya ayrılan ilk madde ve malzemeler kayıtlardan çıkarılmaktadır. Ancak söz konusu hususlar gerçekleşmeden hesaplardan çıkış yapılması veya bu hususların gerçekleşmesine rağmen çıkış yapılmaması kurum stokları ile muhasebe kayıtları arasında uyumsuzluğa neden olmaktadır. Bu durum İdare için stok takibinde risk oluşturmakta, aynı zamanda da mali tabloların hatalı bilgi içermesine yol açmaktadır.

İdarenin hesap ve işlemlerinin incelenmesi neticesinde;150-İlk Madde ve Malzeme Hesabı’nın 150.04.02 malzeme kodunda yer alan sıvı yakıtların kullanılıp kullanılmadığına bakılmaksızın 150-İlk Madde ve Malzeme Hesabı’nın alacak, 630-Giderler Hesabı’nın borç kısmına kayıt yapıldığı; dolayısıyla aynı gün düzenlenen taşınır işlem fişleri (giriş ve çıkış) ile akaryakıt alımlarının günlük olarak kayıtlara alındığı ve kayıtlardan çıkartıldığı tespit edilmiştir. Halbuki tüketim malzemelerinden kullanılmış olanların muhasebe kayıtlarının; ilgili birimce tüketildiğini kanıtlayan ve üst yöneticiler tarafından belirlenen sürede (üç ayı geçmemek üzere) taşınır işlem fişlerindeki çıkışları gösteren onaylı bir listeye binaen yapılması gerekmektedir.

Aşağıdaki tabloda, bahsi geçen akaryakıt alımlarına ilişkin aynı gün yapılan giriş çıkış işlemleri örnek mahiyetinde sunulmuştur:

Tablo 8: 01.01.2019-31.12.2019 Tarihleri Arasında Gerçekleşen Akaryakıt Alımlarına İlişkin İcmal

İdare tarafından alınan ilk madde ve malzemelerin kullanıldıkları halde muhasebe kayıtlarından çıkartılmaması veya idare ambarlarında/stoklarında bulunduğu halde kullanılmış gibi muhasebe kayıtlarından çıkartılması, söz konusu hesabın gerçek durumunu yansıtmayacaktır.

Yukarıda yer verilen denetim tespitine binaen, İdare tarafından; hatalı uygulamanın bulguda belirtildiği şekilde düzeltildiği ifade edilmiştir. Ancak, bulguda belirtilen hatalı uygulama nedeniyle, İdarenin 2019 yılı mali tablolarında 150-İlk Madde ve Malzeme Hesabı ile 630-Giderler Hesabın’ın hatalı bilgi içermesine neden olmuştur.