Avrupa Birliği, uluslararası kuruluşlar veya uluslararası konsorsiyumlardan proje karşılığı aktarılan hibe niteliğindeki tutarlardan 162 Bütçe Dışı Avans ve Krediler Hesabına borç kaydedilerek kullandırılan mutemet avanslarının mahsup işlemlerinde; nakden iade edilen tutarların 162 Hesabına alacak kaydının yeni geçilen Devlet Muhasebesi Bilişim Sisteminde yaşanan eksiklikler nedeniyle yapılamadığı tespit edilmiştir.

Avrupa Birliği ve Uluslararası Kuruluşların Kaynaklarından Kamu İdarelerine Proje Karşılığı Aktarılan Hibe Tutarlarının Harcanması ve Muhasebeleştirilmesine İlişkin Yönetmelik, 27.11.2007 tarih ve 26713 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe girmiştir.

Yönetmelik’in 8’inci maddesi “Proje karşılığı hibelerin muhasebeleştirilmesi”ne ilişkin düzenlemeler içermekte olup maddenin 3’üncü fıkrasının ç bendinde, proje mutemetlerine verilen avansların nasıl muhasebeleştirileceği açıklanmaktadır. Buna göre; mutemetlere verilen avans tutarları, avansın verildiği tarihteki proje hesabının bulunduğu bankanın döviz alış kuru

üzerinden 162 Bütçe Dışı Avans ve Krediler Hesabına borç, 106 Döviz Gönderme Emirleri Hesabına alacak; bankadan alınacak günlük hesap özet cetvelinden ödendiği anlaşılan tutarlar ise 106 Döviz Gönderme Emirleri Hesabına borç, 104 Proje Özel Hesabına alacak kaydedilecek; harcamaya ilişkin kanıtlayıcı belgeler muhasebe birimine verildiğinde ise harcama tutarı avansın verildiği tarihteki kur üzerinden 630 Giderler Hesabı veya varlığa dönüştürülecek bir kullanım ise ilgili varlık hesabına borç, 162 Bütçe Dışı Avans ve Krediler Hesabına alacak kaydedilerek muhasebeleştirme tamamlanacaktır. Verilen avanslardan varsa nakden iade edilen tutar 104 Proje Özel Hesabına borç, 162 Bütçe Dışı Avans ve Krediler Hesabına alacak kaydedilecektir.

Kamu İdaresinin proje karşılığı hibe edilen tutarlardan avans vererek gerçekleştirdiği harcamaların mahsup işlemlerinin muhasebeleştirilmesinde; yukarıda yer verilen mevzuat gereğince, avanslardan nakden iade edilenlerin 104 Hesabına borç, 162 Hesabına alacak kaydedilmesi gerekirken, yeni geçilen Devlet Muhasebesi Bilişim Sistemi içerisinde yer alan ve harcama birimlerinin kullandığı Harcama Yönetim Bilişim Sisteminin mahsup işlemlerinde avans artığının 162 Hesabına kaydına izin vermemesi nedeniyle mahsup kayıtlarında 333.12 Hesabının kullanıldığı, dolayısıyla projelere ait kalan hibelerin bilanço hesaplarından olan 104 Proje Özel Hesabına 333.12 Hesabı ile aktarıldığı görülmüştür. Bu şekilde gerçekleşen hatalı işlemler ise mali yılsonunda 162 Hesabında kapanamayan avans artıklarından dolayı fazlalığa yol açtığı gibi, projelerden kalan avans artıklarının uzun süredir kapanamadığı algısı da yaratmaktadır. Diğer taraftan 333.12 Hesabı, hibe yoluyla gelen kaynaklarla finanse edilen projelerden tamamlananlarda varsa kalan bakiye tutarların aktarıldığı ve yeni projelere kaynak gelinceye değin bu projelerin masraflarının karşılanması için kullanılan bir hesap olup yapılan hatalı muhasebe işlemleri nedeniyle tamamlanmamış projelere ait kaynakların da amaç dışı kullanımına yol açılması riski oluşmaktadır. 2018 yılında mahsuplaşmak üzere muhasebe birimine gönderilen fakat kapatılamayan evrak sayısı 33 olup bunların toplam tutarı 667.311,12 TL, 2019 yılında mahsuplaşmak üzere muhasebe birimine gönderilen fakat kapatılamayan evrak sayısı ise 44 olup bunların toplam tutarı 927.438,03 TL’dir. Neticede 2019 Mali Yılında 77 adet avans işleminden arta kalan 1.594.749,15 TL halen emanet hesapta bekletilmekte, bilançonun aktif tarafında yer alan 162 Bütçe Dışı Avans ve Krediler Hesabı ile pasif tarafında yer alan 333 Emanetler Hesabı, kapatılmamış gözüken avans bakiyeleri nedeniyle olması gerekenden 1.594.749,15 TL daha fazla gözükmektedir.