Belediye tarafından ihale mevzuatı kapsamında isteklilerden alınan geçici teminat mektuplarının muhasebe kayıtlarının yapılmadığı tespit edilmiştir.

5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun “Kayıt zamanı” başlıklı 50’nci maddesinde; bir ekonomik değerin yaratıldığında, başka bir şekle dönüştürüldüğünde, mübadeleye konu edildiğinde, el değiştirdiğinde veya yok olduğunda muhasebeleştirileceği düzenlenmiştir.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 910 Alınan teminat mektupları hesabına ilişkin “Hesaba İlişkin İşlemler” başlıklı 435'inci maddesinde teminat olarak teslim edilen değerlerin alınıp verilmesinde düzenlenecek belgelere yönelik ayrıntılı düzenlemeler yapılmıştır. Söz konusu madde kapsamında, muhasebe birimleri veznelerine ihale kanunları, vergi kanunları ve diğer mevzuat hükümleri gereğince teminat ve depozito olarak teslim edilen belgeler karşılığında ilgilisine alındı belgesi verileceği belirtilmiştir.

Bu kapsamda, teminat olarak alınan değerlerin teslim alındığında, ilgilisine geri verilmesi veya paraya çevrilmesi gerektiğinde muhasebe işlem fişi düzenlenerek hesaplara kaydedileceği düzenlenmiştir. Teminat olarak alınan değerlerin muhasebe biriminde gereksiz olarak bekletilmesini önlemek için; alınan teminata ait işin sonuçlandırılıp sonuçlandırılmadığı, mevzuatındaki süreler de dikkate alınarak muhasebe birimince takip edileceği ve her mali yılsonunda teminata ilişkin belgeler hakkında kontrol işlemlerinin yapılacağı ifade edilmiştir.

Ayrıca, muhasebe birimlerine geçici, kesin, ek kesin ve avans teminat mektubu olarak verilen teminat mektuplarının, kamu ihale mevzuatında yer alan düzenlemeler doğrultusunda incelendikten sonra kabul edileceği ifade edilmştir.

Yukarıda belirtilen mevzuat hükümleri birlikte değerlendirildiğinde, ekonomik bir değer olarak mali işlem niteliğinde olan geçici teminat mektuplarının belediye tarafından teslim alınması halinde muhasebe kaydının yapılması gerekmektedir. Ayrıca söz konusu

Yönetmelik’in ilgili maddesinde; teminat teşkil eden belgelerin alınışı, düzenlenecek belgeleri, saklanması, iadesi ve paraya çevrilebilecek halleri ayrıntılı olarak düzenlenmiştir. Tüm mali nitelikteki bu işlemlerin yapılabilmesi ancak söz konusu geçici teminat mektuplarının muhasebe kayıtlarına alınıp mali tablolarda gösterilmesi ile mümkün olabilecektir

İhale işlem dosyalarının incelenmesi sonucunda, ihale mevzuatı gereği isteklilerden alınan geçici teminat mektuplarının muhasebe kayıtlarının yapılmadığı, sadece nakden alınan geçici ve kesin teminatlar ile kesin teminat mektuplarına ilişkin muhasebe kayıtlarının yapıldığı anlaşılmıştır.

Kamu idaresi cevabında, bulgu konusu hususun geçici teminat mektuplarının ilgili birimlerden muhasebe birimine gönderilmemesinden kaynaklandığı belirtilmiş olup, söz konusu hususun düzeltilmesine ilişkin işlemlere başlanılacağı ifade edilmiştir.

Sonuç olarak, alınan geçici teminat mektuplarının da ilgili mevzuat kapsamında muhasebe kayıtlarının yapılması gerekmektedir.