Taşınır işlemlerine ilişkin olarak kayıtlar, harcama birimleri ve bazı ambarlarda yapılan incelemeler sonucunda Taşınır Mal Yönetmeliği hükümlerine aykırı uygulamaların yapıldığı tespit edilmiştir.

Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Sorumluluk” başlıklı 5’inci maddesinde; harcama yetkililerinin taşınırların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak edinilmesinden, kullanılmasından, kontrolünden, kayıtlarının Taşınır Mal Yönetmeliği’nde belirtilen esas ve usullere göre saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasını sağlamaktan ve taşınır yönetim hesabını ilgili mercilere göndermekten sorumlu olduğu ifade edilmiştir. Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkilileri” başlıklı 6’ncı maddesinde de taşınır kayıt ve kontrol yetkililerinin görev ve sorumlulukları ayrıntılı şekilde izah edilmiştir. Yukarıda belirtildiği üzere harcama yetkilileri, taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkilileri taşınır işlemlerinin gerçekleştirilmesi ve yürütülmesinde ortak sorumludurlar. Taşınır Mal Yönetmeliği’nin 36’ncı maddesinde giriş kaydı yapılan dayanıklı taşınırlara, taşınır kayıt yetkilisi tarafından bir sicil numarası verilmesi gerektiği, Yönetmeliğin 30’uncu maddesinde kullanılan tüketim malzemesi çıkışlarının en geç üç ay içinde yapılması gerektiği, 32’nci maddesinde ise kamu idarelerine ait taşınırların, taşınır kayıt yetkililerinin görevlerinden ayrılmalarında, yıl sonlarında ve harcama yetkilisinin gerekli gördüğü durum ve zamanlarda sayım kurulu tarafından sayımın yapılması gerektiği açıkça izah edilmiştir.

Taşınır işlemlerine ait kayıtlarda yapılan incelemelerde;

Taşınır sisteminde ambarda gözüken malzemelerin fiilen ambarda olmadığı,

Birçok taşınırların “markasız” olarak kaydedildiği ve model, seri no gibi ayrıntılı bilgilerinin sistemde yer almadığı,

Kişilerin kullanımına verilen bazı demirbaşların zimmet işlemlerinin yapılmadığı, Dayanıklı taşınırların numaralandırma işleminin tamamlanmadığı,

Taşınır kayıt yetkilisi değişikliğinde sayım yapılmadan devir yapıldığı yılsonu sayımlarının fiili olarak değil kaydi değerler üzerinden yapıldığı, görülmüştür.

Örneğin; 08.12.2020 tarihinde alınan verilere göre Rektörlük Özel Kalem üzerinde 3.978.331,00 TL değerinde 288 adet malzeme bulunduğu ancak söz konusu malzemelerin 1 tanesinin zimmeti yapıldığı kalan malzemelerin tamamının ambarda göründüğü ancak biriminin fiziki ambarında olmadığı ve bu malzemelerin aslında çalışanlar tarafından kullanıldığı ya da bağlı birimlere gönderildiği tespit edilmiştir. Genel Sekreterlik birimi üzerinde görünen 166 adet malzemenin tamamının ambarda göründüğü ve herhangi bir zimmet işleminin yapılmadığı, Malkara Meslek Yüksek Okulu üzerinde görünen 2.674 adet taşınırın tamamının ambarda göründüğü ve bilgisayar, monitör, laboratuvar cihazları gibi bir çok malzemenin herhangi kişi zimmeti yapılmadığı ayrıca bir çok malzemenin marka/model bilgilerinin sisteme girilmediği anlaşılmaktadır. Hayrabolu Meslek Yüksek Okulunda da benzer bir şekilde tüm malzemeler ambarda görünmektedir. Kütüphane Daire Başkanlığında yapılan incelemede ise 43.245 adet malzemenin tamamının ambarda görüldüğü, kişi kullanımında olan veya ortak kullanıma verilen malzemelerin bilgisayar, yazıcı gibi elektronik malzemelerin zimmet işlemlerinin yapılmadığı tespit edilmiştir. BAP Koordinatörlünde bulunan toplam 735 demirbaşın 728 tanesinin projelerde kullanımında olmasına rağmen ambarda göründüğü anlaşılmıştır. Buna benzer birçok örnek bulunmakta olup fiili durumun kayıtlara yansıtılması, gerçekte malzemeyi kullanan kişilere zimmet ile teslim yapılması ve kişilerin kullanımında olmayan taşınırlarda sorumluluklarının da olmayacağından hareketle belgelerin yeniden düzenlenmesi için çalışma yapılması gerekmektedir.

Kayıtlarda birçok birim ambarında bilgisayar, ekran, koltuk mobilya vs malzeme görünmektedir. Üniversite birimlerinde yer alan ve çeşitli nedenler ile kullanılmasına ihtiyaç duyulmayan taşınırlar, hangi birimde ise o biriminde saklanmakta ancak sistemde zimmetlerin yapılmamasından dolayı diğer birimler bu malzemelerin ihtiyaç fazlası olup olmadığını bilmemekte dolayısıyla aslında üniversite genelinde boşta bulunan bir malzeme olmasına rağmen diğer birimlerin ihtiyacı doğrultusunda alım yapılabilmekte olup söz konusu durum

kaynakların etkin ve verimli olarak kullanılmasını engellemektedir. Ayrıca fiili durumun kayıtlara yansıtılması, gerçekte malzemeyi kullanan kişilere zimmet ile teslim yapılması ve kişilerin kullanımında olmayan taşınırlarda sorumluluklarının da olmayacağından hareketle belgelerin yeniden düzenlenmesi için çalışma yapılması gerekmektedir.

Yukarıda belirtilen eksiklikler, Taşınır Mal Yönetmeliği hükümlerine aykırılık teşkil etmektedir. Kurumda ilgili taşınır mevzuat hükümlerinin tam olarak uygulanmaması taşınırların takibi ve muhafazasını engellemekte olup bulgu konusu eksikliklerin giderilerek taşınır sisteminin daha etkin hale getirilmesinin uygun olacağı düşünülmekte olup, Kamu İdaresi de konuyla ilgili gerekli çalışmaların başlatıldığını bildirmiştir.