İdare tarafından yapılan harcamalara yönelik olarak düzenlenen ödeme emri belgelerine eklenmesi zorunlu olan bazı belgelerin eklenmediği ve ödeme emri belgelerinin tek nüsha olarak muhasebe birimince düzenlendiği görülmüştür.

5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun “Giderin gerçekleştirilmesi” başlıklı 33’üncü maddesinde; Bütçeden bir giderin yapılabilmesi için iş, mal veya hizmetin belirlenmiş usul ve esaslara uygun olarak alınması veya gerçekleştirildiğinin görevlendirilmiş kişi veya komisyonlarca onaylanması ve gerçekleştirme belgelerinin düzenlenmiş olması gerektiği, Giderlerin gerçekleştirilmesi; harcama yetkililerince belirlenen görevli tarafından düzenlenen ödeme emri belgesinin harcama yetkilisince imzalanması ve tutarın hak sahibine ödenmesiyle tamamlanacağı ifade edilmiştir.

15.08.2007 tarih ve 26614 sayılı Resmi Gazete’de yayınlanan Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği'nin “Ödeme belgeleri ve bağlanacak kanıtlayıcı belgeler” başlıklı 4’üncü maddesinde, ödeme belgesinin en az üç nüsha düzenleneceği ilk nüshası bu Yönetmelik’te belirtilen eki kanıtlayıcı belgeler ile birlikte istendiğinde Sayıştay’a gönderilmek, ikinci nüshası ise saklanmak üzere muhasebe birimine verileceği, üçüncü nüsha da harcama biriminde muhafaza edilmesi gerektiği açıkça ifade edilmiştir.

Aynı Yönetmelik’in “Yolluklara ilişkin diğer hükümler” başlıklı 23’üncü maddesinin birinci fıkrasının (b) bendinde uçakla yapılan seyahatlerde yolcu biletinin ödeme belgesine eklenmesi gerektiği; “Telif ve tercüme ücretleri” başlıklı 29’uncu maddesinde de 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’na göre yapılacak tercüme ücreti ödemelerinde taahhüt dosyası, fatura ve hizmet işleri hakediş raporunun ödeme emri belgesine eklenmesi gerektiği düzenlenmiştir.

Yukarıda yer verilen mevzuat hükümlerine göre harcama birimlerince iş, mal ve hizmet

alındığında veya gerçekleştirildiğinde görevli kişilerce gerçekleştirme belgelerinin ve ödeme emri belgelerinin harcama birimince düzenlenmesi gerektiği, harcama birimlerince ödeme emri belgesinin üç nüsha düzenlenmesi gerektiği, bir nüshasının Sayıştay’a gönderilmek, ikinci nüshasını ise saklamak üzere muhasebe birimine verileceği ve bir nüshasının da harcama biriminde muhafaza edilmesi gerektiği belirtilmiştir. Ayrıca işin mahiyetine göre her bir ödeme emri belgesine hangi belgelerin ekleneceği Yönetmelik’in ilgili maddelerinde açıkça ifade edilmiştir.

Yapılan incelemede, İdarenin harcama birimleri tarafından gerçekleştirilen harcamalara ilişkin olarak ödeme emri belgelerinin ilgili birim tarafından değil de tek nüsha şeklinde muhasebe birimince hazırlandığı, yurtdışı geçici görev yolluklarının verilmesinde ödeme belgelerine uçak biletlerinin eklenmediği, telif ve tercüme giderlerinin ödenmesinde ise hizmet işleri hakediş raporunun düzenlenmediği tespit edilmiştir.

Yukarıda yer verilen denetim tespitine istinaden, İdare tarafından; bulguda belirtilen öneri ve tespitler konusunda gerekli çalışmaların yapılacağı ifade edilmiştir.

Sonuç olarak, her harcama birimin gerçekleştirmiş olduğu iş, mal veya hizmet alımları kapsamında yapacağı ödemelerde yukarıda yer verilen mevzuat hükümlerine uygun olarak gerekli kanıtlayıcı belgelerin ödeme emri belgelerine eklenmesi ve ödeme emri belgelerinin usulüne uygun olarak düzenlenmesi gerekmektedir.