İdare tarafından alınan ilk madde ve malzemelerin taşınır giriş ve çıkış işlemlerinin aynı anda yapıldığı ve yıl sonlarında taşınırlara ilişkin sayım işlemlerinin gerçekleştirilmediği anlaşılmıştır.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 114’üncü maddesinin (4) numaralı fıkrası ile paralel olarak düzenlenen Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Taşınır Giriş ve Çıkış İşlemlerinin Muhasebe Birimine Bildirilmesi” başlıklı 30’uncu maddesinde; genel bütçe kapsamındaki kamu idarelerinde üç aylık dönemler itibarıyla, diğer idarelerde ise üç ayı geçmemek üzere üst yöneticiler tarafından belirlenen sürede kullanılmış tüketim malzemelerinin taşınır II nci düzey detay kodu bazında düzenlenen onaylı bir listesinin, en geç ilgili dönemin son iş günü mesai bitimine kadar muhasebe birimine gönderileceği ifade edilmiştir.

Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Sayım ve sayım sonrası yapılacak işlemler” başlıklı 32’nci maddesinde ise, kamu idarelerine ait taşınırların, yılsonlarında sayımı yapılacağı ifade edilmiş olup bu sayımların, harcama yetkilisince, kendisinin veya görevlendireceği bir kişinin başkanlığında taşınır kayıt yetkilisinin de katılımıyla, en az üç kişiden oluşturulan sayım kurulu tarafından yapılacağı belirtilmiştir.

Ayrıca söz konusu maddede sayım kurulunca, taşınırların fiili miktarlarının kayıtlı miktarlarından eksik olduğunun tespit edilmesi halinde Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı ve Taşınır İşlem Fişi; fazla olduğunun tespit edilmesi halinde ise Taşınır İşlem Fişi düzenlettirilerek, defter kayıtlarının sayım sonuçlarıyla uygunluğunun sağlanacağı ve düzenlenen giriş ve çıkış belgelerinin bir örneğinin, muhasebe kayıtlarının yapılması için

muhasebe birimine gönderileceği hüküm altına alınmıştır.

Yapılan incelemede; İdare tarafından temin edilen ilk madde ve malzemelerin taşınır giriş-çıkış kayıtlarının aynı anda yapıldığı bir başka ifade ile henüz tüketimi yapılmayan bu malzemelerin kayıtlardan düşüldüğü anlaşılmıştır.

Bu kapsamda İdarenin çeşitli birimlerine ait ambarlarda örnekleme yoluyla seçilen malzemelere yönelik sayım işlemleri gerçekleştirilmiş, kayıtlarda olmayan birçok malzemenin depolarda yer aldığı görülmüştür. Yine İdare tarafından yılsonu taşınır sayımlarının da yapılmadığı bu nedenle sayım tutanaklarının oluşturulmadığı tespit edilmiştir.

Aşağıdaki tablolarda İdarenin bazı müdürlüklerinde örneklem olarak seçilen malzemelerin fiili sayım sonucunda elde edilen miktarları ile ayrıntılı taşınır cetvellerinde yer alan kayıtlı miktarlarına yer verilmiştir.

Tablo 11: Temizlik İşleri Müdürlüğü Ambarı Örneklem Sayım Sonuçları Tablosu

Tablo 12: Park ve Bahçeler Müdürlüğü Ambarı Örneklem Sayım Sonuçları Tablosu

Tablolardan da görüleceği üzere birimlerin ayrıntılı taşınır cetvellerinde görünmeyen malzemelerin fiilen depolarında bulunduğu bunun gibi diğer birçok malzeme de aynı durumun olduğu anlaşılmıştır. Bu nedenle İdarenin 150-İlk Madde ve Malzemeler Hesabının doğru bilgi vermediği değerlendirilmektedir.

Yukarıda yer verilen denetim tespiti üzerine, İdare tarafından sayım ve kontrol işlemlerinin devam ettiği ifade edilmiştir.

Sonuç olarak, İdare tarafından yapılacak olan mal alımlarına ilişkin ihtiyaç planlamasının sağlıklı bir şekilde yapılarak taşınırların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanılması, oluşabilecek bazı suiistimallerin önüne geçilebilmesi ve İdarenin mali tablolarının

doğru bilgi vermesi amacıyla taşınır çıkış işlemlerinin ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak gerçekleştirilmesi, yıl sonu sayım işlemlerinin muhakkak yapılması ve böylelikle kaydi durum ile fiziki durumun uyumlu hale getirilmesi gerekmektedir.