Sinop Üniversitesi Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü tarafından 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu hükümlerine göre yapılan alımlarda, ödeme emri belgelerinin eklerinde yer alması gereken kanıtlayıcı evrakların bulunmadığı görülmüştür.

Döner Sermayeli İşletmeler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin “Giderlerin ödenmesine ilişkin belgeler” başlıklı 25’inci maddesinde; işletme bütçelerinden yapılacak harcamalarda ödeme belgesine bağlanacak kanıtlayıcı belgeler hakkında, Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği hükümlerinin uygulanacağı ifade edilmiştir.

Merkezi Yönetim Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin “Taahhüt dosyası” başlıklı 6’ncı maddesinde ihale veya doğrudan temin usulüyle yapılacak her türlü mal ve hizmet alımları ile yapım işlerine ilişkin ödemelerde; onay belgesi, ihale komisyonu kararı, 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 22 nci maddesine göre doğrudan temin usulüyle ihale komisyonu kurulmadan yapılan alımlarda piyasa fiyat araştırması tutanağı veya söz konusu maddenin a, b ve c bentleri kapsamında tek kaynaktan yapılan alımlara ilişkin olarak ihale mevzuatında belirlenen standart form, sözleşme yapılması halinde sözleşme ve Bakanlıkça gerekli görülen diğer belgeleri kapsayan taahhüt dosyası, ödemeden önce veya ilk hakedişle birlikte biri asıl diğeri onaylı suret olmak üzere iki nüsha olarak muhasebe yetkilisine verileceği ve taahhüt dosyasının asıl nüshasının, ödeme belgesinin birinci nüshasına bağlanacağı belirtilmiştir. Ancak, mal ve hizmet alımları ile yapım işi bedellerinin bir defadan fazla tahakkuk ettirilmesi halinde, diğer ödemelerde Yönetmeliğin ilgili maddesinde sayılan belgelerden taahhüt dosyası dışındaki belgelerin bağlanacağı düzenleme altına alınmıştır.

Mezkûr Yönetmelik’in “Hakediş raporu” başlıklı 7’nci maddesinde; ihale veya doğrudan temin usulüyle yapılacak hizmet alımlarında, sözleşme hükümlerine göre yerine getirilen taahhütlerin bedellerinin ödenmesinde hizmet işleri hakediş raporunun düzenlenmesi gerektiği ifade edilmiştir.

Aynı Yönetmelik’in “4734 Sayılı Kamu İhale Kanununun 22 nci maddesinin (d) bendine göre yapılacak alımlar” başlıklı 63’üncü maddesinde ise; doğrudan temin usulüyle

yaptırılacak mal ve hizmet alımları ile yapım işi bedellerinin ödemelerinde; onay belgesi, piyasa fiyat araştırması tutanağı, düzenlenmesi gerekli görülmüş ise sözleşme, fatura, muayene ve kabul komisyonu tutanağı, kabul işleminin idarece yapılması halinde ise idarece düzenlenmiş belge ile mal ve malzeme alımlarında taşınır işlem fişinin, ödeme emri belgesinin ekine bağlanacağı hüküm altına alınmıştır.

Yukarıda aktarılan mevzuat hükümlerinde görüleceği üzere, döner sermaye işletmelerinin, 4734 sayılı Kanun kapsamında yapacakları alımlarda, ödeme emri belgelerinin ekine koymaları gereken belgeler tek tek sayılmıştır.

Söz konusu eksikliklerin 2020 yılından itibaren düzeltileceği belirtilmiş olmakla birlikte, 2019 yılındayapılan incelemelerde, Sinop Üniversitesi Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü tarafından sözleşmeye bağlanıp kısım kısım teslimi ve ödemesi yapılan 4734 sayılı Kanun kapsamındaki alımlarda; ödeme emri belgelerinin ekinde yer alması gereken, fatura, taşınır işlem fişi ve muayene ve kabul komisyonu tutanağı dışındaki belgelerin yer almadığı tespit edilmiştir. Ayrıca ihaleli işlere ilişkin yapılan ödemelerde hakediş raporu düzenlenmediği düzenlenen fatura üzerinden ödeme yapıldığı görülmüştür.