İdarenin hesap ve işlemleri ile muhasebe kayıtlarının incelenmesi sonucunda tüm ödeme emri belgelerinin tek nüsha şeklinde ve strateji geliştirme dairesi başkanlığınca (muhasebe birimince) hazırlandığı görülmüştür.

5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun “Harcama yetkisi ve yetkilisi” başlıklı 31’inci maddesinde bütçeyle ödenek tahsis edilen her bir harcama biriminin en üst yöneticisinin harcama yetkilisi olduğu, “Giderin gerçekleştirilmesi” başlıklı 33’üncü maddesinde bütçelerden bir giderin yapılabilmesi için iş, mal veya hizmetin belirlenmiş usul ve esaslara uygun olarak alındığının veya gerçekleştirildiğinin, görevlendirilmiş kişi veya komisyonlarca onaylanması ve gerçekleştirme belgelerinin düzenlenmiş olması gerektiği, giderlerin gerçekleştirilmesinin; harcama yetkililerince belirlenen görevli tarafından düzenlenen ödeme emri belgesinin harcama yetkilisince imzalanması ve tutarın hak sahibine ödenmesiyle tamamlanacağı, 61’inci maddesinde muhasebe yetkililerinin, ödeme aşamasında, harcama birimlerince hazırlanan ödeme emri belgesi ve eki belgeler üzerinde aynı maddede sayılan bilgi ve belgeleri kontrol etmekle yükümlü olduğu belirtilmiştir.

15.08.2007 tarih ve 26614 sayılı Resmi Gazetede yayınlanan Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği'nin “Ödeme belgeleri ve bağlanacak kanıtlayıcı belgeler” başlıklı 4'üncü maddesinde harcama birimlerince hazırlanan ödeme belgesinin bir nüshası saklanmak üzere muhasebe birimine verileceği hüküm altına alınmıştır. Yönetmelikten anlaşılacağı gibi ödeme emri belgelerinin muhasebe birimince hazırlanacağı değil, harcama birimlerince hazırlanan ödeme emri belgelerinin bir nüshasının saklanmak üzere muhasebe birimine verileceği belirtilmiştir. Başka bir ifade ile yönetmelikle muhasebe birimine verilen görev, diğer harcama birimlerinin hazırlayacağı ödeme emri belgeleri ve eklerinin saklanması görevidir.

Yukarıda belirtilen mevzuat hükümleri çerçevesinde bir gider gerçekleştirildiğinde harcama birimleri tarafından gerçekleştirme belgelerinin düzenlenmesi gerekmektedir. Ayrıca harcama birimi olan her bir daire başkanlığının harcama yetkilisince (daire başkanınca) belirlenen görevli tarafından ödeme emri belgesinin düzenlenmesi, harcama yetkilisince imzalanması ve tutarın hak sahibine ödenmesiyle giderin gerçekleştirilmesinin tamamlanacağı mevzuatın amir hükmüdür. Harcama birimleri tarafından hazırlanan ödeme emri belgelerinde Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığını ilgilendiren iki şey bulunmaktadır. Bunlardan birincisi; son olarak muhasebe yetkilisinin imzasıyla ödemenin yapılabileceği, ikincisi ise diğer daire başkanlıklarınca hazırlanan bu ödeme emri belgeleri ve eklerinin saklanması görevidir.

İdarenin harcama birimleri tarafından gerçekleştirilen harcamalara ilişkin olarak her bir harcama birimi tarafından ödeme emri belgesinin hazırlanmaması ve bu belgelerin Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığınca (muhasebe birimince) hazırlanması mevzuata aykırıdır.

Sonuç olarak, kamu kaynağının kullanımında görevli ve yetkili olan her bir harcama biriminin kendi harcamasına ilişkin ödeme emri belgesini hazırlaması gerekmektedir.