İdarece her türlü fiyat araştırması yapılarak belirlenmesi gereken yaklaşık maliyetin, bazı ihalelerde gerçekçi hesaplanmadığı görülmüştür.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Temel İlkeler” başlıklı 5’inci maddesine göre idareler, yapılacak ihalelerde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla sorumludur.

İhalelerde bu hususların sağlanmasının ilk koşulu ise yapılacak işin yaklaşık maliyetinin gerçekçi tespit edilmesidir. Zira yaklaşık maliyet; belirlenen ihale usulü, ilan süreleri, aşırı düşük teklif ve en avantajlı teklifin belirlenmesi gibi ihale sürecinin tamamına etki etmektedir. Dolayısıyla piyasa rayiçlerine göre çok düşük, çok yüksek veya eksik girdilerle hazırlanan ve sağlam bir zemine oturmayan yaklaşık maliyet hesaplaması, kamu kaynaklarının etkili, ekonomik ve verimli kullanılmasını engelleyebileceği gibi ihalelerde rekabetin gerçekleşmesine de engel olabilmektedir.

İhaleli işlere ilişkin uygulama yönetmeliklerinde yaklaşık maliyetle alakalı tüm hususlara ayrıntılı olarak yer verilmiştir. İlgili yönetmeliklerde yaklaşık maliyetin hesaplanmasına esas miktar ve fiyatların tespitine ilişkin maddelerde, kullanılabilecek fiyat ve/veya rayiçler sayılmış ve idarenin bunlardan birini, birkaçını veya tamamını herhangi bir öncelik sırası olmaksızın kullanabileceği ifade edilerek yaklaşık maliyetin gerçeğe en yakın şekilde oluşturulabilmesi açısından idarelere geniş bir inisiyatif tanınmıştır.

Hizmet alımlarına ilişkin, Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Hizmet Alımı İhalelerinde İş Tanımı ve İhale Bilgilerinin Ekap’a Kaydedilmesi” başlıklı 69’uncu maddesinin 2’nci bendinde, İdarece, varsa işçilik giderlerinin yaklaşık maliyet içindeki ağırlık oranı belirtilerek işin sürekli nitelik taşıyıp taşımadığıyla alakalı bilgileri içeren formun doldurulması gerektiği ifade edilmiş olup bu form üzerinden işin personel çalıştırılmasına dayalı olup olmadığının veya nitelik olarak bu kapsamda olup olmadığının tespitinin yapılacağı belirtilmiştir. Ayrıca ihale konusu hizmetin yürütülmesi için ihtiyaç duyulan işçilik girdisi, varsa malzeme ve makine gibi diğer hizmet girdilerinin belirtildiği analizler ve bu girdilerin yaklaşık maliyet içindeki ağırlık oranlarına yaklaşık maliyet hesap cetvelinin ekinde yer verilmesinin zorunlu olduğu ve yapılacak analizlerde de personel sayısı, çalışma süreleri gibi bilgilere yer verilmesi gerektiği düzenlemiştir.

Tüm bu düzenlemeler birlikte değerlendirildiğinde, yaklaşık maliyetin gerçeğe yakın ve sağlıklı belirlenebilmesi için idareye tanınan bu inisiyatife ve getirilen zorunlu hususlara göre yaklaşık maliyet hesaplamasının yapılması gerektiği açıktır.

Yapılan incelemede, bazı hizmet alım işleri kapsamında işçilik girdileri yer almasına rağmen anılan Tebliğ’de belirtilen ihale konusu hizmetin yürütülmesi için ihtiyaç duyulan işçilik girdisi ile bu girdilerin yaklaşık maliyet içindeki ağırlık oranlarına yaklaşık maliyet hesap cetvelinin ekinde yer verilmesi ve yapılacak analiz kapsamında, işçilik girdisine yönelik olarak, personel sayısı, personel maliyeti ve çalışma süreleri (kısmi/tam zamanlı) bilgilerine yer verilmesi zorunluluğuna uyulmadan işçilik girdisinin sıfır olarak belirlendiği tespit edilmiştir.

Kamu İdaresince, bulguda tespit edilen hususlara ilişkin olarak gerekli işlemlerin yapılmasının sağlanacağı belirtilmiştir.

İhalelerde bahsedilen temel ilkelere uygun hareket edilmesi ve yaklaşık maliyet hesabının 4734 sayılı Kanun ve ikincil mevzuat hükümlerine uygun şekilde belirlenmesi gerekmektedir.