İdarenin 2021 yılı yevmiye defterinin incelenmesinde, yevmiye kayıtlarının müteselsil sıra takip etmediği; bazı yevmiye numaralarının boş bırakıldığı ve geriye dönük yevmiye kaydı yapıldığı görülmüştür.

5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun “Kayıt zamanı” başlıklı 50’nci maddesinde; bir ekonomik değerin yaratıldığında, başka bir şekle dönüştürüldüğünde, mübadeleye konu edildiğinde, el değiştirdiğinde veya yok olduğunda muhasebeye konu olacağı, bütün malî işlemlerin muhasebeleştirilmesi ve her muhasebe kaydının belgeye dayanması gerektiği ifade edilmiştir.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin “Yevmiye sistemi, muhasebeleştirme belgeleri ve açılış kayıtları” başlıklı 43’üncü maddesinde; muhasebe işlemlerinin yevmiye tarih ve numara sırasına göre ve maddeler halinde yevmiye defterine günlük olarak ve hesap döneminin başında (1)’den başlayıp, hesap döneminin sonuna kadar devam eden birer numara verilerek kaydedilmesi gerektiği ifade edilmiştir.

Mevzuat hükümlerinden de anlaşılacağı üzere yevmiye defterine kayıtların müteselsil olarak yapılması, her bir işleme ayrı bir yevmiye numarası verilmesi ve geçmişe dönük yevmiye kaydı yapılmaması gerekmektedir.

Yapılan incelemede ise İdarede kullanılan otomasyon programının boş yevmiye numarası bırakılmasına ve geçmiş tarihli yevmiye kaydı yapılmasına imkân tanıdığı görülmüş olup yevmiye defterinde 122 adet yevmiye numarasının boş bırakıldığı ve 20 adet geriye dönük yevmiye kaydı yapıldığı tespit edilmiştir. Söz konusu tespite 2020 Yılı Sayıştay Denetim Raporunda da yer verilmiş ancak İdare tarafından mevzuat hükümlerinin gereği yerine getirilmemiştir.

Bu kapsamda, İdarenin muhasebe kayıt sisteminin bu şekilde geriye dönük işlem yapmaya izin vermesi ve sistemde boş yevmiyelerin bulunması muhasebe sisteminin ve bu sistemin ürettiği mali verilerin güvenilirliğini olumsuz etkilemektedir.

Kamu idaresi cevabında, bulgu konusu hususta gerekli işlemlerin yapılacağı belirtilmiştir.

Sonuç olarak, yevmiye defterine kayıtların müteselsil olarak yapılması, her bir işleme ayrı bir yevmiye numarası verilmesi ve boş yevmiye numarası bırakılmaması gerekmektedir.