İdarenin performans bilgisini üreten ve faaliyet sonuçlarının ölçülmesine yönelik yeterli bir veri kayıt ve kontrol sisteminin olmadığı ve İdarede mevcut performans bilgi sisteminin ihtiyacı kısmen karşıladığı görülmüştür.

Veri kayıt sistemi, bir performans hedefi veya göstergesine yönelik tüm performans bilgisinin toplandığı, analiz edildiği ve üretildiği sürecin tamamıdır. Herhangi bir performans hedefi veya göstergesine ilişkin gerçekleşmenin ölçülmesi ve raporlanabilmesi için bu ölçümün nasıl yapılacağının belirlenmiş olması gerekmektedir. Kurumların, faaliyet sonuçları hakkında raporlama yaparken stratejik plan uygulamasının sistematik olarak takip edilmesini, uygulama sonuçlarının amaç ve hedeflere kıyasla ölçülmesini ve belirli periyodlarla raporlanmasını sağlayan önceden tanımlanmış bir izleme ve değerlendirme sistemi kurmaları ve faaliyet raporunda gerçekleşmeye ilişkin sunulan sonuçların önceden belirlenmiş bir yöntem sonucu üretilmesi gerekmektedir. Ayrıca, sağlıklı bir performans ölçümü yapılabilmesi için idare tarafından ilgili birimlerden yapılan veri talebi sırasında hangi kriterlere göre ne tür bilgilerin istendiğinin net bir şekilde ortaya konulması ve faaliyet raporuna esas verilerin bilgi işlem sistemlerinden hangi usul ve esaslara göre talep edileceği ve bunların hangi yöntem, kriter vb. üzerinden sistemden çekilerek analiz edileceği konularında da yazılı usul ve esasların bulunması gerekmektedir.

Veri kayıt ve kontrol sistemine ilişkin olarak yapılan inceleme ve görüşmelerde; stratejik plan ve performans programı için bir bilişim programı olmakla birlikte tüm bilgiler bu otomasyon programına girilmemektedir. Ayrıca, verilerin hangi kriterler üzerinden alınıp

analiz edileceği ile ilgili önceden belirlenmiş usul ve esasların da bulunmadığı tespit edilmiştir. Belirlenen performans hedeflerine ilişkin gerçekleşmeyi ölçmek için yılbaşında herhangi bir ölçüm sistemi kurulmamıştır. Verilerin bir kısmı birimlerin var olan otomasyon sistemlerinden, bir kısmı ise resmi kayıtlardan elde edilmektedir. Gerçekleşmeler, bu beyanlardaki bilgi ve veriler esas alınarak, dönemler halinde Mali Hizmetler Müdürlüğü tarafından hesaplanmakta ve üst yöneticiye raporlanmaktadır. Faaliyet raporunda gerçekleşmeye ilişkin sunulan sonuçlar, önceden belirlenmiş bir yöntem sonucu üretilmemektedir. İlgili hedef ve/veya göstergeye yönelik gerçekleşmeleri ölçecek şekilde bir sistem belirlenmemesi yani İdare genelinde yeterli ve sağlıklı işleyen bir veri kayıt ve kontrol sisteminin mevcut olmaması, performans bilgisinin tam ve doğru şekilde ölçülememesi sonucunu doğurmaktadır.

Kamu idaresi cevabında; “Bulguda “İdarenin performans bilgisini ve faaliyet sonuçlarının ölçülmesine yönelik yeterli bir veri kayıt ve kontrol sisteminin olmadığı ve idarede mevcut performans bilgi sisteminin ihtiyacı kısmen karşıladığı görülmüştür.” ifadesine yer verilmiştir. İdaremizde kullanılan DİGİKENT programının ihtiyaca cevap vermesi ve verimli bir şekilde kullanılabilmesi için strateji geliştirme birimi ve bilgi işlem müdürlüğünün koordineli olarak çalışmaları devam etmektedir. İdaremizce kullanılan veri kayıt sisteminin stratejik plan uygulamasının sistematik olarak takip edilmesi, uygulama sonuçlarının amaç ve hedeflere kıyasla ölçülebilmesi ve belirli periyotlarla raporlanması amacıyla bulgudaki tespit ve tavsiyeler dikkate alınarak gerekenlerin yapılması konusunda hassasiyetle hareket edilecektir.” denilmiştir.

Sonuç olarak Başkanlığımıza gönderilen kamu idaresi cevabında; veri kayıt sisteminin ihtiyaca cevap vermesi ve verimli bir şekilde kullanılabilmesi için strateji geliştirme birimi ile bilgi işlem müdürlüğünün koordineli olarak çalışmalar yaptığı, yapılan tespit ve tavsiyelerin dikkate alınarak gerekenlerin yapılması konusunda hassasiyetle hareket edileceği belirtildiğinden bu aşamada önerilecek başka bir husus bulunmamaktadır.

Bulgu konusu tespitin devam edip etmediği takip eden denetimlerde izlenecektir.