Üniversitenin bazı birimlerinde yapılan fiili denetimler sonucunda taşınır mal yönetimine yönelik eksiklikler tespit edilmiştir. Üniversitenin örneklem yoluyla seçilmiş bazı birimlerinde yapılmış olan incelemelerde tespit edilmiş olan hususlar şunlardır:

1. Dayanıklı Taşınırların Yönetmelik Hükümlerine Uygun Bir Şekilde Numaralandırılmaması

   Üniversitenin bazı birimlerinde yapılan fiili denetimler sonucunda, dayanıklı taşınırların bir kısmının Yönetmelik hükümlerine uygun olarak numaralandırılmadığı

   
   

   görülmüştür.

   
   

   Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Dayanıklı taşınırların numaralanması” başlıklı 36’ncı maddesinde;

   “Giriş kaydı yapılan dayanıklı taşınırlara, taşınır kayıt yetkilisi tarafından bir sicil numarası verilir. Bu numara yazma, kazıma, damga vurma veya etiket yapıştırma suretiyle taşınırın üzerinde kalıcı olacak şekilde belirtilir. Fiziki veya kullanım özellikleri nedeniyle numaralandırılması mümkün olmayan taşınırlara bu işlem uygulanmaz.

   (2) Sicil numarası üç grup rakamdan oluşur. Birinci grup rakam, taşınırın Dayanıklı Taşınırlar Defterinde ayrıntılı izlenmek üzere kaydedildiği taşınır kodundan; ikinci grup rakam, taşınırın giriş kaydedildiği yılın son iki rakamından; üçüncü grup rakam ise taşınıra verilen giriş sıra numarasından oluşur.” hükmü yer almaktadır.

   Yukarıda aktarılan mevzuat hükmünden, giriş kaydı yapılan dayanıklı taşınırlara taşınır kayıt yetkilisi tarafından bir sicil numarası verileceği ve bu numaranın yazma, kazıma, damga vurma veya etiket yapıştırma suretiyle taşınırın üzerinde kalıcı olacak şekilde belirtilmesi gerektiği anlaşılmaktadır.

   Üniversite dayanıklı taşınırlarının fiili ve fiziki denetimleri esnasında, bazı birimlerde bulunan dayanıklı taşınırlar üzerinde bahsi geçen sicil numarasını belirten etiket veya damganın bulunmadığı tespit edilmiştir.

2. Harcama Birimlerine Ait Ambarların Tek Kod Altında Toplanması

   
   

   Yapılan incelemeler sonucu bazı harcama birimlerinin bünyelerinde birden fazla ambar bulunmasına rağmen, Taşınır Kayıt ve Yönetim Sisteminde (KBS), bu ambarların tek kod altında toplandığı görülmüştür.

   Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Harcama birimi ve ambarların kodlanması” başlıklı 38 inci maddesinde;

   “(1) Kapsamdaki kamu idarelerinde harcama birimlerine ve bunlara bağlı ambarlara aşağıdaki esaslara göre birer kod numarası verilir.

   1. Harcama birimlerine iki grup ve onbir rakamdan oluşan kod verilir. Birinci grup (00.00.00.00) sekiz karakterden oluşur ve idarenin analitik bütçe uygulamasına ilişkin kurumsal sınıflandırmadaki düzeylerini gösterir. İkinci grup (000) üç karakterden oluşur ve o

      
      

      ilçe, il, bölge veya merkezdeki harcama birimi sayısını gösterir. Bakanlık saymanlık otomasyon sistemini (say2000i) kullanan idarelerde Bakanlıkça verilen birim kodları kullanılır.

   2. Harcama birimlerinin bünyesinde bulunan ambarlara harcama yetkililerince bir düzeyli ve iki karakterden oluşan kod verilir. Bu kod aynı harcama birimine bağlı ambarların sayısını gösterir. Ambar, bağlı olduğu harcama birimi koduyla birlikte tanımlanır.

(2) Bu kodlar taşınır kayıt yetkilileri ile taşınır konsolide görevlilerince yapılan taşınır işlemlerine ilişkin olarak düzenlenen belge ve cetvellerde kullanılır.” denilmiştir.

Yukarıda aktarılan mevzuat hükümlerinden de anlaşılacağı üzere harcama birimlerine ait birden fazla ambar bulunmakta ise, söz konusu ambarların kod verilmek suretiyle ayrıştırılması gerekmektedir.

Yapılan yerinde denetimlerde, tüm depoların fiziki olarak birbirinden tamamen bağımsız olduğu, bazı depoların ise ayrı katlarda ve hatta ayrı binalarda bulunduğu ve bu depoların tek ambar kodu altında toplandığı tespit edilmiştir.

İdare tarafından da hatalı uygulamaların düzeltileceği belirtilmiş olup, taşınır depo durum cetvelinin fiili durumu gösterebilmesi ve mevzuatın öngörmüş olduğu taşınır kayıt sistemi ile kontrol mekanizmasının etkin şekilde işlemesi için bağımsız olan her deponun ayrı kodlanması gerektiği düşünülmektedir.