Ankara Büyükşehir Belediyesi tarafından, 3 kısım olarak açık ihalesi yapılan 'Hayvanat bahçesi bünyesindeki hayvanların bakımı için yem alımı' işinde yaklaşık maliyet analizinin sağlıklı yapılmadığı, bundan dolayı teklif verilmeyen 2 kısım için tekrar ihaleye çıkıldığı, bu ihalede de ilk ihaledeki yaklaşık maliyet cetvelinin olduğu gibi güncelleme veyahut yeni bir hesaplama yapılmadan kullanıldığı tespit edilmiştir.

İhalesi yapılacak işlere ilişkin oluşturulacak ihale işlem dosyasının eklerinden birisi yaklaşık maliyet cetvelidir. 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 9'uncu maddesinde, mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin ihalesi yapılmadan önce idarece, her türlü fiyat araştırması yapılarak katma değer vergisi hariç olmak üzere yaklaşık maliyetin belirleneceği ve dayanaklarıyla birlikte bir hesap cetvelinde gösterileceği belirtilmektedir.

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği ile Kamu İhale Genel Tebliğinde yaklaşık maliyetin tespit ve analizine dair yönlendirici esaslar ortaya konulmuştur. Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 7'inci maddesinde, idare tarafından, ihale onay belgesi düzenlenmeden önce bu Yönetmelikte belirlenen esas ve usullere göre ihale konusu malın KDV hariç olmak üzere yaklaşık maliyetinin hesaplanıp dayanaklarıyla birlikte bir hesap cetvelinde gösterileceği, ihale konusu alımın bir kısmına teklif verilmesinin mümkün olduğu hallerde, yaklaşık maliyet her bir kısım için ayrı ayrı olmak üzere işin tamamı dikkate alınarak hesaplanacağı; 8 'inci maddesinde, yaklaşık maliyetin hesaplanmasında kullanılan her tür bilgi ve belgeye hesap cetveli ekinde yer verileceği, değerlendirmeye alınmayan fiyat bildirimleri ile proforma faturaların değerlendirmeye alınmama gerekçelerinin de gösterileceği ve alımın niteliğini ve piyasa koşullarını göz önünde bulundurmak suretiyle, aşağıdaki (a), (b), (c), (ç) ve

(d) bentleri çerçevesinde elde ettiği fiyatların birini, birkaçını veya tamamını kullanmak suretiyle yaklaşık maliyeti hesaplayacağı belirtilmektedir.

1. İdare, alım konusu malın özelliğine göre kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarından fiyat isteyerek yaklaşık maliyeti hesaplayabilir.

2. İdare, piyasada alım konusu malı üreten veya pazarlayan gerçek veya tüzel kişilerden de fiyat bildirimi veya proforma fatura isteyerek yaklaşık maliyeti hesaplayabilir.

3. İdare, alım konusu mala ilişkin olarak Bütçe Uygulama Talimatlarında ve/veya Sağlık Uygulama Tebliğlerinde yer alan fiyatları kullanarak yaklaşık maliyeti hesaplayabilir. Bu fiyatlarda KDV veya farklı nitelikte giderler bulunması durumunda bu giderler fiyatlardan indirilerek yaklaşık maliyet hesaplanır.

   ç) İdare, alım konusu mal ile ilgili daha önceki dönemlerde alım yapmış ise Türkiye İstatistik Kurumu tarafından yayımlanan uygun endeksten yararlanmak suretiyle bu alımlara ilişkin fiyatları güncelleyerek yaklaşık maliyeti hesaplayabilir. Döviz ile yapılmış olan alımlarda ise Türkiye Cumhuriyet Merkez Bankası döviz alış kuru veya çapraz kur üzerinden fiyatlar güncellenerek yaklaşık maliyet hesaplanabilir.

4. İdare, kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfalarında yayımlanan fiyatları kullanarak yaklaşık maliyeti hesaplayabilir.

İhalesi 10.04.2018 tarihinde yapılan 'Hayvanat bahçesi bünyesindeki hayvanların bakımı için yem alımı işi' kapsamında 3 kısım 29 kalem malı ihtiva eden işin dokümanları incelendiğinde, 1. ve 2. kısım kalemler için tek bir firmadan, 2'nci kısım kalemler içinse 2 firmadan teklif alınmış ve yaklaşık maliyet belirlenmiştir. Kapsamlı bir fiyat araştırması, alıma konu yem, mama, sebze ve meyvelerin maliyetini etkileyecek ve piyasa rayiçlerini ortaya koyacak ayrıntılı çalışma ve belgelendirme yapılmamıştır. Kaldı ki idare mevzuat noktasında kısıtlanmamış, kamu kurumlarınca belirlenen fiyatlardan, kamu kurum ve kuruluşlarınca alımı yapılan benzer nitelikteki işlerden oluşan fiyatlardan, ilgili odalarca belirlenen fiyatlardan ve piyasadan yapılabilecek fiyat araştırmalarından yararlanılabilme imkânı da tanınmıştır. Örneğin, TİGEM, hal fiyatları ya da muhtelif meslek kuruluşları, kooperatifler kanalıyla analiz ve değerlendirme yapılması bir yöntem olabilir, buna dair tespitler, değerlendirmeye alınmayanlarınsa dayanakları yaklaşık maliyet cetveline eklenebilir.

Gerçekleştirilen ihale sonucu 1. ve 3. kısım kalemler için teklif verilmemiş, ihtiyaçların ivedi karşılanması, hayvan barınak ve bahçelerinde bulunan canlıların gıda ve beslenme sorununun aşılması amacıyla bu sefer pazarlık usulüyle (21/b) 11.05.2018 tarihinde ihaleye

çıkılmıştır. Bu işte ise yaklaşık maliyet tespitinin önceki ihaleden olduğu gibi alınarak yapıldığı, herhangi bir güncelleme ya da değerleme yapılmadığı saptanmıştır. İlk ihalede, yaklaşık maliyet yöntem ve analizlerinin yetersiz oluşu vurgulanmıştır. İkinci ihalenin de ilk ihaledeki yaklaşık maliyet tespiti üzerine inşa edilmesi, yeni bir analiz/ güncelleme yapılmaması doğru değildir. Nitekim Ankara 15. İdare Mahkemesince verilen 16.06.2011 tarih ve E:2011/826 sayılı karar ile Ankara 1. İdare Mahkemesince verilen 17.12.2009 tarih ve E:2009/1797 sayılı kararlarda, iptal edilmiş benzer bir ihaleye ilişkin yaklaşık maliyetin veya verilen tekliflerin kullanılması yerine piyasadan yeniden fiyat araştırması yaparak yaklaşık maliyetin belirlenmesi gerektiği, yaklaşık maliyetin herhangi bir güncelleme yapılmadan sonraki bir ihalede kullanılmasının uygun olmayacağı belirtilmiştir.

Sonuç olarak, mevzuata uygun şekilde yaklaşık maliyetin doğru, gerçekçi ve piyasa koşullarının gereklerini yansıtacak düzeyde tespit edilmesi, yaklaşık maliyetin tespitine dayanak teşkil eden belgelerin ortaya konulması, gerekli güncelleme ve değişikliklerin yapılması uygun olacaktır.

Kamu idaresi cevabında; "Sağlık işleri Daire Başkanlığı, Hayvanat Bahçesi Şube Müdürlüğü bünyesinde faaliyet gösteren Sincan Evcil Hayvanlar Parkı ve Mesire Alanında bulunan hayvanların maddi açıdan kıymet taşımaları, bazı hayvan türlerinin nadir bulunan ve nesli tükenmekte olan hayvanlar olması nedeni ile yeterli ve düzenli düzeyde beslenmemeleri halinde metabolik hastalıklar başta olmak üzere beslenme eksikliğine bağlı olarak hayvan ölümlerine zemin hazırlamaması için alınan ürünlerin tazeliği ve hijyenik koşulları sağlayacak şekilde aylık periyotlarla temin edilebilmesi gerekliliği nedeni ile acil alıma çıkılması ihtiyacı duyulmuştur. Bu doğrultuda hazırlanan yaklaşık maliyet cetvelinde;

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 8'inci maddesinin 3'üncü fırkasının (a) bendinde göre;

1. “İdare, alım konusu malın özelliğine göre kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarından fiyat isteyerek yaklaşık maliyeti hesaplayabilir." denilmektedir.

   Yukarıda belirtilen Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin ilgili maddesine göre Tarım Kredi Kooperatifi yetkilikleri ile de gerekli görüşmeler sağlanmış fakat yaklaşık maliyet oluşturulması için fiyat teklifi alınamamıştır. Konu ile ilgili e-mail çıktıları yazımız ekinde sunulmuştur.

   
   

   Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 8'inci maddesinin 3'üncü fırkasının (b) bendine göre;

2. "İdare, piyasada alım konusu malı üreten veya pazarlayan gerçek veya tüzel kişilerden de fiyat bildirimi veya proforma fatura isteyerek yaklaşık maliyeti hesaplayabilir." denilmektedir.

Yukarıda belirtilen Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin ilgili maddesine göre "Hayvanat Bahçesi Bünyesindeki Hayvanların Bakımı İçin Yem Alım İşi" ihalesinde öncelikli olarak 19'uncu maddeye ( Açık İhale Usulü ) bağlı şekilde açık ihaleye çıkılmış ve bu süreç içerisinde Ankara ve civar iller genelinden oluşan toplamda 17 (on yedi ) firmadan yaklaşık maliyet oluşturulması için teklif istenmiş olup, ekte adı geçen firmalardan 2. kısım için 2 (iki ) teklif sunulmuş olup, 3. kısma ise hiç bir firmadan teklif alınamamıştır. Konu ile ilgili e- mail çıktıları yazı eklerinde sunulmuştur.

3. kısımda bulunan yaş sebze ve meyve alımları için Ankara toptancı hal firmaları ile görüşmeler yapılmış olup yaklaşık maliyet cetveli hazırlanabilmesi için fiyat teklifi alınamamıştır.

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 4'üncü maddesinin 1'inci fırkasına göre;

Madde 4 – (1) İdareler, yapacakları ihalelerde saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla sorumludur. denilmektedir.

Yukarıda belirtilen Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin ilgili maddesine göre "Hayvanat Bahçesi Bünyesindeki Hayvanların Bakımı İçin Yem Alım İşi" ihalesinin ilan bilgileri 21 ( yirmi bir) gün süre ile açık ihale sisteminde KİK , Yerel Gazete ve Ankara Büyükşehir Belediyesi Resmi Web sayfasında yayımlanarak, 10.04.2018 tarihinde açık ihaleye çıkılmıştır.

Yapılan ihaleye tek firma katılmış olup söz konusu iş 16.04.2018 tarih ve 2 sayılı Komisyon Kararı OLUR 'u ile yalnızca ikinci kısma teklif veren ...'e ihalesine karar verilmiştir.

1. ve 3. kısımlarda istekli firma olmadığından dolayı fiyat teklifi alınamadığı için ilgili kısımlardaki mal alımı ihale edilememiştir.

Belediyemiz bünyesindeki mal, hizmet ve yapım işleri alımlarda dosyaların ilana çıkmadan önceki son kontrol merci olan Yapı kontrol Dairesi Başkanlığı tarafından 20.04.2018-

30.04.2018 tarihleri arasında mevcut ihale dosyasının kontrol işlemleri ve tekrardan piyasa fiyat araştırmaları yapılması istenmiş olup, Yapı Kontrol Dairesi Başkanlığının da yapmış oldukları piyasa fiyat araştırmalarından sonra, Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 8'inci maddesinin 3'üncü fıkrasına göre; (3) "İdare, alımın niteliğini ve piyasa koşullarını göz önünde bulundurmak suretiyle, (a), (b), (c), (ç) ve (d) bentleri çerçevesinde elde ettiği fiyatların birini, birkaçını veya tamamını kullanmak suretiyle yaklaşık maliyeti hesaplar." hükmü çerçevesinde gerçekleştirilmiştir.

Birlikte devam eden Mal ve Hizmet Alım İhalesi 696 sayılı KHK ile hizmet alım ihalesinin sona erdirilmesinden dolayı mal alım işi hizmet alım işinden ayrılarak bağımsız yapılması zorunluluğu doğmuştur.

Bu nedenle 3. kısım mal alımı KİK 19. madde ( Açık İhale Usulü) esaslarına göre açık ihale usulü ile yapılmış olup 1. ve 3. kısma hiç bir istekli teklif vermemiştir.

Sincan Evcil Hayvanlar Parkı ve Mesire Alanı'nda bulunan hayvanların beslenmesinde kullanılan yemlerin azalması, ilk yaklaşık maliyet oluşturulurken yaşanan süre kaybı göz önüne alınarak; Hayvanat Bahçesinde bulunan hayvanlarımızın sağlıksal herhangi bir problem yaşanmamaları için periyodik olarak beslenmelerine ara verilme durumunun olmaması, ayrıca birimin Hayvanat Bahçesi olarak günlük binlerce vatandaş tarafından ziyaret edilmesi ve yerli, görsel basın tarafından göz önünde bulunması nedeni ile Ankara Büyükşehir Belediyesi 'nin de kurumsal itibarı düşünülerek 1. ve 3. kısım için 21/b maddesine bağlı olarak acil alım ihalesine aynı yaklaşık maliyet tablosu ile çıkılmıştır.

Bu sebeple; Daire başkanlığımızca yapılan mal alım işinde kamu yararı ve menfaati gözetilerek mevcut ihalenin alım bilgileri aşağıdaki tablolarda sunulmuştur.

4734 sayılı Kanunun 19'uncu maddesi ( Açık İhale Usulü) ihale sonucu;

4734 sayılı Kanunun 21/b maddesi ( Acil Alım Davet Usulü) ihale sonucu;

Sincan Evcil Hayvanlar Parkı ve Mesire Alanı Hayvanat Bahçesi bölümünde bulunan değerli ırk ve cinsteki hayvanların beslenmelerini aksatmamak ve beslenme eksikliğine bağlı olarak her hangi bir hayvan kaybına sebebiyet vermemek için kamu yararı ve menfaati gözetilerek gerçekleştirilmiştir.

Bundan sonra yapılacak olan işlerde fizibilite, plan, program, ve ihale dosyası oluşturulurken yaklaşık maliyet oluşturma esnasında yine gerekli hassasiyet ve mal alımları ihaleleri uygulama yönetmeliği hükümleri ile gerçekleştirilecektir." demektedir.

Sonuç olarak Kamu idaresi cevabında, ilgili mevzuat çerçevesinde yaklaşık maliyet tespiti için fiyat araştırması yaptığını ancak fiyat alınamadığını, ilk ihalede teklif verilmeyen kısımlar için acil ve zaruri durum oluşmasından dolayı pazarlık usulüyle ihale yapıldığını kalan kısmında bu ihalede verildiğini ve kamu yararı gözetildiği, bundan sonraki işlerde gerekli hassasiyetin gösterileceğini belirtmiştir.

Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği ile Kamu İhale Genel Tebliğinde yaklaşık maliyet analizi ve tespiti ayrıntılı şekilde ortaya konulmuştur. Buna göre, tek başına gerçek ve tüzel kişilerden fiyat bildirimi istenilmesi yeterli olmazsa idare, alım konusu mal ile ilgili daha önceki dönemlerde alım yapmış ise Türkiye İstatistik Kurumu tarafından yayımlanan uygun endeksten yararlanmak suretiyle bu alımlara ilişkin fiyatları güncelleyerek ya da kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfalarında yayımlanan fiyatları kullanarak yaklaşık maliyeti hesaplayabilir. Gerek incelememizden gerekse de açıklamalardan bu yönde bir çalışma olmadığı yalnızca fiyat teklif istenildiği ve alınmadığı vurgulanmıştır.

Bundan dolayı mevzuata uygun şekilde yaklaşık maliyetin doğru, gerçekçi ve piyasa koşullarının gereklerini yansıtacak düzeyde tespit edilmesi önem taşımaktadır.

Yine tespite konu edilen, teklif verilmeyen kısımlar için başka bir ihaleye çıkılmasında (pazarlıkla yapılan ikinci ihale) yaklaşık maliyete analizinin ilk önceki ihaleden olduğu gibi alınarak yapıldığı, herhangi bir güncelleme ya da değerleme yapılmadığı hususuna ilişkin gerekçeli ve yeterli açıklama yapılmamış yalnızca ihtiyacın zaruri olduğu ve pazarlık usulüne başvurulduğu ifade edilmiştir. Konu incelendiğinde bu usulle yapılamayacağına dair bir tespit yapılmamış aksine hayvanların beslenmesinde ve hayatlarının idamesinde zorunlu görülmüş,

eleştiri ise ikinci ihalede yaklaşık maliyet analizinin güncellenmeden ve revize edilmeden yapılmasına olmuştur. Pazarlık usulüyle dahi ihale yapılırken yaklaşık maliyet analizinin yapılması, bu ihale eğer önceden yapılan ve kısmen gerçekleşmeyen kısımlara ilişkin olsa da yaklaşık maliyetin herhangi bir güncelleme yapılmadan sonraki bir ihalede kullanılması doğru değildir.

İdare tarafından hayvan barınaklarında ve tedavi merkezlerinde bulunan hayvanların korunması, gözetilmesi, bakımı ve kötü muamelelerden uzak tutulması, beslenme ve rahat yaşamalarının sağlanması ve gerekli önlemlerin alınması yasal bir sorumluluktur. Bunun gereği olarak hayvanların yem, besin ve ihtiyaçlarının düzenli şekilde sağlanması, sağlıklı ve hijyenik gıdaların temin edilmesi önem taşımaktadır. Bunun için gerekli programlama ve takibin hayvan türleri ve özellikleri yönünden yapılarak ihtiyaçların ivedilik ve zaruret kapsamında değil olağan ve yerine getirilmesi gereken bir durum olarak değerlendirilmesi doğru olacaktır.

İdare tarafından bulguda açıkladığımız hususlara riayet edilmesi uygun olacaktır.