Belediye tarafından ihale mevzuatı kapsamında isteklilerden alınan geçici teminat mektuplarına ilişkin muhasebe kayıtlarının yapılmadığı görülmüştür.

5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun “Kayıt zamanı” başlıklı 50’nci maddesinde;

“Bir ekonomik değer yaratıldığında, başka bir şekle dönüştürüldüğünde, mübadeleye konu edildiğinde, el değiştirdiğinde veya yok olduğunda muhasebeleştirilir. Bütün malî işlemlerin muhasebeleştirilmesi ve her muhasebe kaydının belgeye dayanması şarttır.” hükmü yer almaktadır.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 435’inci maddesinde; “Teminat mektupları hesabına ilişkin işlemler aşağıda gösterilmiştir.

a) Teminat olarak teslim edilen değerlerin alınıp verilmesinde düzenlenecek belgeler

1) Muhasebe birimleri veznelerine ihale kanunları, vergi kanunları ve diğer mevzuat hükümleri gereğince teminat ve depozito olarak teslim edilen belgeler karşılığında ilgilisine alındı belgesi verilir. Veznedarca teslim alınan teminata ilişkin belgeler; alınış sırasına göre klasörler içinde veznede saklanır. Bu değerler teslim alındığında, ilgilisine geri verilmesi veya paraya çevrilmesi gerektiğinde muhasebe işlem fişi düzenlenerek hesaplara kaydedilir. İlgilisine geri verilmesi gerektiğinde teslimi sırasında verilen alındı geri alınarak muhasebe işlem fişine bağlanır. Alındı belgesi geri alınamadığı takdirde durum, alındının dipkoçanı ile yardımcı hesap defterine şerh edilir. Teminat mektubu, yazılı olarak talep edilmesi halinde muhatap veya ilgili bankaya gönderilir ve talep yazısı muhasebe işlem fişine bağlanır. Teminat mektubunun bir kısmının serbest bırakılması gerektiği takdirde, durum muhasebe birimince bir yazı ile ilgili banka şubesine bildirilir ve serbest bırakılan miktar hesaplardan çıkartılmakla birlikte, yardımcı hesap defterinde de bu durum ayrıca belirtilir. Teminat olarak alınan değerlerin muhasebe biriminde gereksiz olarak bekletilmesini önlemek için; alınan teminata ait işin sonuçlandırılıp sonuçlandırılmadığı, mevzuatındaki süreler de dikkate alınarak muhasebe birimince takip edilir ve her mali yılsonunda teminata ilişkin belgeler hakkında ilgili birimden yeni bilgi alınır ve alınan bilgi doğrultusunda söz konusu mektup ve belgeler ilgilisine veya ilgili bankaya iade edilir ya da ertesi mali yıla devredilir. Banka teminat mektupları, müteahhit veya müşterinin sözleşme yapmaya yanaşmaması ya da sözleşmeden doğan yükümlülüklerini yerine getirmemesi gibi ilgili mevzuatında belirtilen hallerin muhasebe birimine bildirilmesinden sonra paraya çevrilebilir.” şeklinde düzenleme yapılmıştır.

Yukarıda yer verilen mevzuat hükümlerinden de anlaşılacağı üzere, istekliler tarafından sunulan geçici teminat mektuplarının alınışı, düzenlenecek belgeler, bunların saklanması, iadesi ve paraya çevrilebilecek haller ayrıntılı olarak düzenlenmiştir. Tüm mali nitelikteki bu işlemlerin yapılabilmesi, ancak söz konusu geçici teminat mektuplarının muhasebe kayıtlarına alınıp mali tablolarda gösterilmesi ile mümkün olabilecektir.

Yapılan incelemelerde, 2018 yılı içerisinde işlem gören geçici teminat mektuplarının Belediye tarafından muhasebe kayıtlarına yansıtılmadığı tespit edilmiştir.

Mali tabloların güvenilirliği ve muhasebe işlemlerine ilişkin mevzuat gereğince geçici teminat mektuplarının muhasebe kayıtlarının yapılması gerekmektedir.

Kamu idaresi cevabında; “Belediye birimlerince teslim alınan teminat mektuplarının Mali Hizmetler Müdürlüğüne ulaştırılması sağlanarak muhasebe kayıtlarına alınacaktır.” denilmektedir.

Sonuç olarak Kamu İdaresi cevabında bulguya iştirak edilmiş ve tespitler doğrultusunda gerekli işlemlerin yapılacağı belirtilmiştir.

Ancak yapılan düzenlemeler 2019 yılı ve sonrasında uygulanacağından, bulgu konusu hatalı uygulamalar, 2018 yılı Nakit Dışı Teminat ve Kişilere ait Menkul Kıymetlere ilişkin kayıtların eksik yapılmasına ve mali tablolarda eksik gösterilmesine neden olmuştur.