İdarenin kısa ve uzun vadeli iç borçlarının incelenmesi neticesinde; borçlanma işlemlerinin muhasebe kayıtlarına alınması aşamasında henüz tahakkuk etmemiş giderlerin tamamının tahakkuk etmiş gibi 630-Giderler Hesabına kaydedildiği, 381 ve 481 nolu Gider Tahakkukları Hesaplarının ise yersiz kullanıldığı tespit edilmiştir.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 381-Gider Tahakkukları hesabına ilişkin “Hesabın Niteliği” başlıklı 289’uncu maddesinde; bu hesabın kısa vadeli iç ve dış mali borçlar hesap gruplarında izlenmeyen, tahakkuk etmiş giderlerden kaynaklanan ancak gelecek aylarda ödenebilir duruma gelecek olan borçlar ile uzun vadeli yabancı kaynaklar ana hesap grubu içindeki gider tahakkukları hesabında kayıtlı tutarlardan vadesi bir yılın altına inenlerin izlenmesi için kullanılacağı belirtilmiştir.

Aynı Yönetmelik’in “Hesaba ilişkin işlemler” başlıklı 290’ıncı maddesinde; Uzun veya kısa vadeli yabancı kaynaklar ana hesap grubu içinde yer alan, iç ve dış malî borçlara ilişkin olarak ay sonlarında tahakkuk ettirilen ve gelecek aylarda ya da içinde bulunulan faaliyet dönemini takip eden dönemde ödenecek olan işlemiş faiz tutarının bu hesaba kaydedileceği; Aralık ayına ait olarak tahakkuk ettirilen faiz gideri borçlarından takip eden faaliyet dönemi içinde ödenmesi gerekenlerin ise geçici mizandan önce bu hesaba kaydedileceği ve dönem sonunda, uzun vadeli yabancı kaynaklar ana hesap grubu içindeki gider tahakkukları hesabında yer alıp, ödeme zamanına bir yıldan az süre kalan tutarların da bu hesaba aktarılacağı hüküm altına alınmıştır.

Anılan Yönetmelik’in 481-Gider Tahakkukları hesabına ilişkin “Hesabın Niteliği” başlıklı 338’inci maddesinde ise; bu hesabın uzun vadeli iç ve dış mali borçlar hesap gruplarında izlenmeyen; tahakkuk etmiş giderlerden kaynaklanan ancak içinde bulunulan faaliyet dönemini takip eden dönemden sonraki dönemlerde ödenebilir duruma gelecek olan borçların izlenmesi için kullanılacağı ifade edilmiştir

Bu kapsamda, belediyenin daha önceki yıllar yapmış olduğu kısa ve uzun vadeli borçlanma kayıtlarında ise; kısa ve uzun vadede ödeyeceği toplam faiz miktarı henüz tahakkuk etmeden, borçlanma işlemlerinin muhasebe kayıtlarına alınma aşamasında, 381 ve 481-Gider Tahakkukları hesaplarına alacak; 630-Giderler Hesabına borç kaydı yapılmak sureti ile henüz tahakkuk etmemiş giderler tahakkuk etmiş gibi gösterilmekte ve ilgili yılda ödenecek faiz tutarı 630 hesabına kaydedilmektedir.

Denetim yılı içerisinde, daha önceki yıllarda giderleştirilen ve yıl içinde 381 hesaplarına kaydedilen ve yıl içinde ödenen toplam 1.163.100,72 TL’nin ödeme yılında 630 -Giderler Hesabına kaydedilmediği görülmüştür.

Yukarıda da belirtildiği üzere 381 ve 481 numaralı Gider Tahakkukları hesapları, faiz ödemelerinin gelecek aylarda ya da içinde bulunulan faaliyet dönemini takip eden dönemde ödenecek olan işlemiş faiz tutarının ödenebilir hale geldiği durumlarda kullanılmaktadır. Yani anılan iki hesabın faiz dahil kredi taksitlerinin birden çok ayı içerir şekilde ödenmesi ve bu ödemelerin bir sonraki mali yıla sarkması ya da faiz dahil anaparanın tamamının vade sonunda ödenmesi hallerinde kullanılacağı belirtilmektedir.

Aylık faiz dahil taksit ödemeli kredilerde ise; ay sonlarında 630 Giderler Hesabına borç kaydı yapılarak 103-Verilen Çekler ve Ödeme Emirleri ile 102-Bankalar Hesaplarına ilgili kayıtların yapılması suretiyle faiz dahil taksit ödemesinin muhasebe kayıtlarına alınması gerekmektedir.

Kamu idaresi sonraki kredi anlaşmalarında faiz yükümlülüğünün gerçekleştiği yıl değil, ilgili yıllarda gider olarak yazılması için 920-Gider Taahhütleri ve 921-Gider Taahhütleri Karşılığı hesaplarında takibinin sağlanacağını belirtmiştir.

Sonuç olarak, İdare tarafından yapılan kredi anlaşmalarının kayıtlara alındığı anda sözleşme sonuna kadar ödenmesi öngörülen toplam faiz yükümlülüğünün tek kalemde nazım hesaplarda izlenmesi ve ödeme gerçekleştikçe bu hesaplardaki tutarların peyderpey tasfiye edilmesi gerektiğinden Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği ile Mahalli İdareler Detaylı Hesap Planında bulunan, Nazım Hesaplar arasında yer alan 920 -Gider taahhütleri ile 921-Gider taahhütleri karşılığı hesaplarının yukarıda belirtilen işlem için kullanılmasının ve anılan Yönetmelik ile Plan içeriğinde, gerekli değişikliklerin yapılmasının uygun olacağı düşünülmektedir.