Üniversitenin taşınır işlemlerine ilişkin olarak bazı birimler ve depolarda yapılan incelemelerde Taşınır Mal Yönetmeliği ve ilgili mevzuatın uygulanmasında eksiklikler olduğu görülmüştür.

Kaynağına ve edinme yöntemine bakılmaksızın kamu idarelerine ait taşınır malların kaydı, muhafazası ve kullanımı ile yönetim hesabının verilmesi amacıyla hazırlanan ve 18.01.2007 tarih ve 26407 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Sorumluluk” başlıklı 5’inci maddesinde;

Harcama yetkililerinin taşınırların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak edinilmesinden, kullanılmasından, kontrolünden, kayıtlarının bu Yönetmelikte belirtilen esas ve usullere göre saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasını sağlamaktan sorumlu olduğu,

Harcama yetkililerinin taşınır kayıtlarının bu Yönetmelik hükümlerine uygun olarak tutulması ve taşınır mal yönetim hesabının hazırlanması sorumluluğunu taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkilileri aracılığıyla yerine getireceği,

Kamu idarelerine ait taşınırların muhafazası ile görevli olan veya kendilerine kullanılmak üzere taşınır teslim edilen kamu görevlilerinin, bu taşınırları en iyi şekilde muhafaza etmek, gerekli bakım ve onarımlarını yapmak veya yaptırmak, veriliş amacına uygun bir şekilde kullanmak ve görevin sona ermesi veya görevden ayrılma halinde iade etmek zorunda oldukları,

Kamu görevlilerinin kullanımına verilen dayanıklı taşınırların kullanıcıları tarafından başkasına devredilemeyeceği, kullanıcılarının görevden ayrılması halinde söz konusu taşınırların ambara iade edilmesinin zorunlu olduğu ve bu şekilde teslim yapılmadan personelin kurumla ilişiğinin kesilemeyeceği,

Kullanılmak üzere kendilerine taşınır teslim edilen kamu görevlilerinin kasıt, kusur, ihmal veya tedbirsizlik ya da dikkatsizlikleri nedeniyle oluşan kamu zararının, değer tespit komisyonu tarafından tespit edilecek gerçeğe uygun değer üzerinden, ilgili mevzuat hükümleri uygulanmak suretiyle tahsil edileceği, ortak kullanım alanına tahsis edilen dayanıklı taşınırlarda meydana gelen kamu zararının ise zararın oluşmasında kasıt, kusur veya ihmali olanlardan tahsil edileceği,

Hüküm altına alınmıştır.

Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkilileri” başlıklı 6’ncı maddesinde de taşınır kayıt ve kontrol yetkililerinin görev ve sorumlulukları ayrıntılı şekilde izah edilmiştir. Yönetmelik gereğince harcama yetkilileri, taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkilileri taşınır işlemlerinin gerçekleştirilmesi ve yürütülmesinde ortak sorumludurlar.

Anılan Yönetmelik’te;

“Belge ve cetveller” başlıklı 10’uncu maddesinde demirbaş, makine ve cihazların kamu görevlilerinin kullanımına verilmesinde 6/A örnek numaralı taşınır teslim belgesinin düzenleneceği, taşınır kod listesinin (B) bölümünde gösterilen taşınırlardan; oda, büro, bölüm, geçit, atölye, garaj ve servislere tahsis edilenler için taşınır teslim belgesi düzenlenmeyeceği, bunlar için dayanıklı taşınırlar listesinin düzenleneceği ve listenin istek yapan birim yetkilisi ve/veya varsa ortak kullanım alanı sorumlusu tarafından imzalanacağı,

“Taşınırların kaydı” başlıklı 12’nci maddesinde, kamu idarelerince bütün taşınırların ve bunlara ilişkin işlemlerin kayıt altına alınmasının esas olduğu,

“Kullanılmaz hale gelme, yok olma veya sayım noksanı nedeniyle çıkış” başlıklı 27’nci maddesinde, tüketim malzemelerinin özelliklerinde, ağırlıklarında veya miktarlarında meydana gelen değişmeler nedeniyle oluşan fireler, sayımda noksan çıkan taşınırlar, çalınma, kaybolma gibi nedenlerle yok olan taşınırlar ya da yıpranma, kırılma veya bozulma gibi nedenlerle kullanılamaz hale gelen taşınırlar ile canlı taşınırın ölmesi halinde, Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı ve Taşınır İşlem Fişi düzenlenerek kayıtlardan çıkarılması gerektiği,

“Hurdaya ayırma nedeniyle çıkış” başlıklı 28’inci maddesinde ekonomik ömrünü tamamlamış olan veya tamamlamadığı halde teknik ve fiziki nedenlerle kullanılmasında yarar görülmeyerek hizmet dışı bırakılması gerektiği ilgililer veya özel mevzuatı çerçevesinde oluşturulan komisyon tarafından bildirilen taşınırlar, biri işin uzmanı olmak kaydıyla harcama yetkilisinin belirleyeceği en az üç kişiden oluşan komisyon tarafından değerlendirileceği ve

komisyonca hurdaya ayrılmasına karar verilenler için Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağının düzenlenmesi gerektiği,

“Taşınır giriş ve çıkış işlemlerinin muhasebe birimine bildirilmesi” başlıklı 30’uncu maddesinde muhasebe kayıtlarında "150-İlk Madde ve Malzemeler Hesabı"nda izlenen ve üç ayı geçmemek üzere üst yöneticiler tarafından belirlenen sürede, kullanılmış tüketim malzemelerinin taşınır II nci düzey detay kodu bazında düzenlenen onaylı bir listesinin, en geç ilgili dönemin son iş günü mesai bitimine kadar muhasebe birimine gönderilmesi gerektiği,

“Sayım ve sayım sonrası yapılacak işlemler” başlıklı 32’nci maddesinde kamu idarelerine ait taşınırların, taşınır kayıt yetkililerinin görevlerinden ayrılmalarında, yılsonlarında ve harcama yetkilisinin gerekli gördüğü durum ve zamanlarda sayımının yapılması gerektiği,

“Devir işlemleri” başlıklı 33’üncü maddesinde taşınır kayıt yetkililerinin, sorumlulukları altındaki ambarlarda bulunan taşınırları ve bunlara ilişkin kayıt ve belgeleri, yerlerine görevlendirilenlere devretmeden görevlerinden ayrılamayacağı ve yeni görevlendirilen taşınır kayıt yetkililerinin de söz konusu kayıt ve belgeleri aramak ve almak zorunda olduğu,

“Dayanıklı taşınırların numaralanması” başlıklı 36’ncı maddesinde giriş kaydı yapılan dayanıklı taşınırlara, taşınır kayıt yetkilisi tarafından bir sicil numarası verilmesi, bu numara yazma, kazıma, damga vurma veya etiket yapıştırma suretiyle taşınırın üzerinde kalıcı olacak şekilde belirtilmesi gerektiği,

Düzenlemelerine yer verilmiştir.

Ayrıca Yönetmelik ekinde yer alan Dayanıklı Taşınırlar Defterine ilişkin açıklamalarda, taşınırın tanımlanmasına yarayan cins, marka, model, kapasite vb. teknik özelliklerin dayanıklı taşınırlar defterinde ilgili taşınırın satırında belirtileceği hüküm altına alınmıştır.

Yukarıda yer verilen mevzuat hükümleri göz önünde bulundurularak Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı, Sağlık Kültür Spor Daire Başkanlığı, Fen Edebiyat Fakültesi, Hukuk Fakültesi, İlahiyat Fakültesi, Mühendislik ve Mimarlık Fakültesi, Turgut Kıran Denizcilik Fakültesi, Ziraat Fakültesi, Lisansüstü Eğitim Enstitüsü, Ardeşen Turizm Fakültesi, Ardeşen Meslek Yüksekokulu ve Pazar Meslek Yüksekokulunun ambar, depo, amfi, sınıf, laboratuvar ve odalarında taşınır işlemlerine ilişkin denetim yapılmıştır.

Yapılan incelemelerde genel olarak aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:

• Taşınır sisteminde ambarda gözüken dayanıklı taşınırların bazıları fiilen ambarda yer almamakta ve/veya fiilen ambarda bulunmasına rağmen bazı taşınırlar yılsonu taşınır sayım cetvellerinde görünmemektedir.

• 150 İlk Madde ve Malzemeler Hesabında kayıtlı tüketim malzemeleri, tamamı tüketilmediği halde yılsonunda kayıtlardan çıkarılmaktadır.

• Ambarda bulunması gereken bazı dayanıklı taşınırlar, ambarların yetersiz veya rutubetli olması sebebiyle çalışma ortamlarında muhafaza edilmektedir.

• Bazı taşınır ambarlarında hurdalar ile kullanılır haldeki taşınırlar karışık ve düzensiz şekilde bir arada tutulmakta, rafların tertip ve düzeni bulunmamakta, ambarda taşınırlar dağınık şekilde farklı raflarda muhafaza edilmekte ve sayıma uygun şekilde istiflenmemektedir.

• Harcama birimlerinin bünyelerinde birden fazla ambar bulunmasına rağmen, Taşınır Kayıt ve Yönetim Sisteminde, bu ambarlar tek kod altında yer almaktadır.

• Dayanıklı taşınırların numaralandırma işlemleri tamamlanmamıştır.

• Birçok taşınırlar “markasız” olarak kaydedilmiş olup model, seri no gibi ayrıntılı bilgiler sistemde yer almamaktadır.

• Akademik ve idari personelin kullanımına verilen bazı demirbaş, makine ve cihazların zimmet işlemleri yapılmayarak Taşınır Teslim Belgesi düzenlenmemiştir.

• Proje kapsamında Üniversite tarafından satın alınan ve akademik personelin kullanımına verilen malzeme ve cihazların proje bitiminde tekrar Üniversitenin ilgili birimine iade edilip edilmediğinin kontrolü yapılamamaktadır.

• Oda, büro, sınıf, amfi, laboratuvarlara tahsis edilen büro mobilyası, bilgisayar, sunum cihazı, sıra, spor malzemeleri gibi ortak kullanıma verilen bazı dayanıklı taşınırlar için Dayanıklı Taşınırlar Listesi düzenlenmemiştir.

• Taşınır kayıt yetkilisi değişikliğinde sayım yapılmadan devir yapılmakta, yılsonu sayımlar fiili olarak değil kaydi değerler üzerinden yapılmaktadır.

• Harcama Birimlerinin ambarlar arasındaki devirlerini düzenlenen Taşınır İşlem Fişlerinin birer nüshasının, düzenleme tarihini takip eden en geç on gün içinde muhasebe birimine teslim edilmediğinden taşınır işlemleri süresi içinde yapılamamaktadır.

• Yıpranma, kırılma veya bozulma gibi nedenlerle kullanılamaz hale gelen taşınırlar için Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı ve Taşınır İşlem Fişi düzenlenerek kayıtlardan çıkarılmamaktadır.

• Hurdaya ayırmaya ilişkin işlemler bazı birimlerde henüz tamamlanmamıştır.

  
  

• Üniversite birimlerinde yer alan ve çeşitli nedenler ile kullanılmasına ihtiyaç duyulmayan malzemeler kendi birimlerinde saklanmakta, ancak sistemde zimmetlerin yapılmaması ve birimler arası koordinasyonun olmamasından dolayı diğer birimler tarafından bu malzemelerin ihtiyaç fazlası olup olmadığı bilinememekte, dolayısıyla Üniversite genelinde boşta bulunan bir taşınır olduğu halde diğer birimlerin aynı taşınırı dışarıdan alması nedeniyle kaynakların etkin, ekonomik ve verimli olarak kullanılmasını olumsuz etkilemektedir.

Kamu idaresi tarafından, tespit edilen hususların düzeltilmesine yönelik Üniversite birimlerine yazı yazıldığı ve çalışmalara başlanıldığı ifade edilmiştir.

Yukarıda belirtilen eksiklikler, Taşınır Mal Yönetmeliği hükümlerine aykırılık teşkil etmektedir. Kurumda ilgili taşınır mevzuat hükümlerinin tam olarak uygulanmaması taşınırların takibi ve muhafazasını zorlaştırmakta olup bulgu konusu eksikliklerin giderilerek taşınır sisteminin daha etkin hale getirilmesinin uygun olacağı değerlendirilmektedir.