Belediye tarafından tüketim amacıyla alınan malzemelerin 150- İlk Madde ve Malzeme Hesabına kaydedilmeden doğrudan giderleştirildiği görülmüştür.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin “Hesap Grubuna Ait İşlemler” başlıklı 114’üncü maddesinde, stoklar hakkında, Taşınır Mal Yönetmeliği hükümleri ile bu maddede yer alan açıklamalara göre işlem yapılacağı ifade edilmiştir. Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 150 İlk Madde ve Malzeme Hesabının niteliğinin anlatıldığı 115’inci maddesinde bu hesabın, kurumlarca satılmak, üretimde veya diğer faaliyetlerde kullanılmak ya da tüketilmek üzere edinilen ilk madde ve malzeme, yarı mamul, mamul, ticari mal, artık ve hurda gibi bir yıl veya faaliyet dönemi içinde tüketilecek veya paraya çevrilecek varlıkların izlenmesi için kullanılacağı belirtilmiştir.

Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Taşınır Giriş ve Çıkış İşlemlerinin Muhasebe Birimine Bildirilmesi” başlıklı 30’uncu maddesinde muhasebe kayıtlarında 150-İlk Madde ve Malzemeler Hesabında izlenen tüketim malzemelerinin çıkışları için düzenlenen Taşınır İşlem Fişlerinin muhasebe birimine gönderilmeyeceği ve bunun yerine, genel bütçe dışında kalan idarelerde üç ayı geçmemek üzere üst yöneticiler tarafından belirlenen sürede kullanılmış tüketim malzemelerinin taşınır II nci düzey detay kodu bazında düzenlenen onaylı bir listesinin, en geç ilgili dönemin son iş günü mesai bitimine kadar muhasebe birimine gönderilerek çıkış işlemlerinin yapılacağı düzenlenmiştir.

Taşınır işlemlerinin incelenmesi neticesinde; yıl içerisinde 150 İlk Madde ve Malzeme Hesabının açılış kaydında kullanıldıktan sonra yıl içerisinde hiç kullanılmadığı, alınan kırtasiye, akaryakıt, temizlik malzemeleri gibi tüketim malzemeleri için düzenlenen Ödeme Emri belgelerine Taşınır İşlem Fişi hem giriş hem de çıkış belgesinin eklendiği ancak yapılan muhasebe kaydında ilk madde ve malzeme hesabının kullanılmadan doğrudan 630 Giderler hesabına alınarak muhasebeleştirildiği tespit edilmiştir. Bu durum alınan tüketim malzemelerinin daha tüketilmeden tüketilmiş gibi görünmesine ve mevcut olanların Bilançoda yer almamasına neden olmaktadır.

Yukarıda yer verilen mevzuat hükümlerine göre kırtasiye, akaryakıt, temizlik malzemeleri gibi tüketilmek üzere alınan tüketim malzemelerinin 150 hesabına alınması daha sonra ise üç ayı geçmemek üzere üst yöneticiler tarafından belirlenen sürede tüketilmiş malzemelerin onaylı bir listesinin muhasebe birimine gönderilerek çıkış kayıtlarının yapılması sağlanmalıdır.

Kamu İdaresi tarafından; bulgu konusuna iştirak edildiği bu nedenle bundan sonra temin edilecek mal ve hizmet alımları için mevzuat hükümlerine riayet edileceği ifade edilmiştir.