A ) İlk Madde ve Malzeme Hesabından Çıkışların En Geç Üçer Aylık Dönemler İtibari ile Yapılmaması

Kurum tarafından alınan ve tüketilen ilk madde ve malzemelere ilişkin ambar çıkış kayıtlarının yapılmadığı tespit edilmiştir.

Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Taşınır Giriş ve Çıkış İşlemlerinin Muhasebe Birimine Bildirilmesi” başlıklı 30’uncu maddesin ikinci fıkrasında; muhasebe kayıtlarında “150-İlk Madde ve Malzemeler Hesabı” nda izlenen tüketim malzemelerinin çıkışları için düzenlenen Taşınır İşlem Fişleri muhasebe birimine gönderilmez. Bunların yerine, genel bütçe kapsamındaki kamu idarelerinde üç aylık dönemler itibarıyla, diğer idarelerde ise üç ayı geçmemek üzere üst yöneticiler tarafından belirlenen sürede kullanılmış tüketim malzemelerinin taşınır II nci düzey detay kodu bazında düzenlenen onaylı bir listesi, en geç ilgili dönemin son iş günü mesai bitimine kadar muhasebe birimine gönderileceği ifade edilmiştir.

Yukarıdaki mevzuat hükmünde belirtildiği üzere, üç ayı geçmemek üzere üst yöneticiler tarafından belirlenen sürede kullanılmış tüketim malzemelerinin taşınır II nci düzey detay kodu bazında düzenlenen onaylı bir listesi, en geç ilgili dönemin son iş günü mesai bitimine kadar muhasebe birimine gönderilmesi ve ambar çıkış kaydının yapılması gerekmektedir.

Ancak belediye tarafından kullanılan SAYSİS adlı programda taşınır kayıt kodları başlıklı link üzerinden elde edilen bilgiler doğrultusunda aşağıdaki tabloda gösterilen müdürlükler tarafından kullanılan tüketim malzemelerine ilişkin ambar çıkışlarının üçer aylık dönemler sonunda yapılmadığı dolayısıyla ambar kayıtlarının yıllar itibariyle devretmek suretiyle biriktiği görülmüştür.

Sonuç olarak, yukarıda yer verilen mevzuat hükümlerine uygun olarak ilk madde ve malzeme şeklinde alınıp tüketilen malzemelerin en geç üçer aylık dönemlerde ambar çıkış kaydının yapılması gerekmektedir.

Tablo 8: Ambar Çıkış Kaydı Yapmayan Müdürlüklerin Listesi

B ) Taşınır Kayıt Yetkilisi ve Taşınır Kontrol Yetkilisi Görevlerinin Aynı Kişide Birleşmesi

Kurumun muhtelif müdürlüklerinde taşınır kayıt yetkisi ve taşınır kontrol yetkisi görevinin ayrım yapılmaksızın aynı kişi tarafından yerine getirildiği görülmüştür.

Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkilileri” başlıklı 6’ncı maddesinde; taşınır kayıt yetkilileri, harcama yetkililerince, memuriyet veya çalışma unvanına bağlı kalmaksızın, taşınır kayıt ve işlemlerini bu Yönetmelikte belirtilen usule uygun şekilde yapabilecek bilgi ve niteliklere sahip personel arasından görevlendirileceği, taşınır işlemleri yoğun olan harcama birimlerinde birden fazla taşınır kayıt yetkilisi görevlendirileceği, kamu idarelerince ihtiyaç duyulması halinde birden fazla harcama biriminin taşınır kayıtları harcama birimleri itibarıyla ayrı ayrı tutulmak kaydıyla, bir taşınır kayıt yetkilisi tarafından yürütülebileceği belirtilmiştir.

Aynı Yönetmelik ve maddenin 2’nci ve 3’üncü fıkralarında taşınır kontrol yetkilileri, harcama yetkililerince, taşınır kayıt yetkilisinin yapmış olduğu kayıt ve işlemleri kontrol etmek üzere yardımcılarından veya bunların bir alt kademesindeki yöneticileri arasından

görevlendirileceği, personel yetersizliği nedeniyle taşınır kontrol yetkilisi görevlendirilemeyen harcama birimlerinde ise bu görev harcama yetkilisi tarafından yerine getirileceği, taşınır kontrol yetkilisi ile taşınır kayıt yetkilisi görevi aynı kişide birleşemeyeceği ifade edilmiştir.

İdarenin belge, defter ve cetvelleri incelendiğinde mezkûr Yönetmelik hükümlerine uygun olmayan şekilde İşletme İştirakler, Evlendirme, Huzurevi, Fen İşleri, Emlak İstimlak, İmar ve Şehircilik, Halkla İlişkiler Müdürlüklerinde bu görevlerin aynı kişilerin uhdesinde bulunduğu anlaşılmaktadır.

Sonuç olarak, taşınır kontrol yetkilisi ile taşınır kayıt yetkilisi görevinin aynı kişide birleşmesi yukarıda verilen mevzuat hükümlerine aykırılık oluşturmaktadır.

C-) Taşınır Kayıt Yetkilisi Yılı İçinde Değişmesine Rağmen Taşınır Sayımı Yapılmaması

Kurumun mali hizmetler müdürlüğünde görevli taşınır kayıt yetkilisi değişmesine rağmen taşınır sayımının yapılmadığı tespit edilmiştir.

Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkilileri” başlıklı 6’ncı maddesinde; Taşınır kayıt yetkilileri, harcama yetkililerince, memuriyet veya çalışma unvanına bağlı kalmaksızın, taşınır kayıt ve işlemlerini bu Yönetmelikte belirtilen usule uygun şekilde yapabilecek bilgi ve niteliklere sahip personel arasından görevlendirileceği, dış temsilciliklerde taşınır kayıt yetkilileri misyon şefleri tarafından görevlendirileceği, taşınır işlemleri yoğun olan harcama birimlerinde birden fazla taşınır kayıt yetkilisi görevlendirilebileceği ve kamu idarelerince ihtiyaç duyulması halinde birden fazla harcama biriminin taşınır kayıtları harcama birimleri itibarıyla ayrı ayrı tutulmak kaydıyla, bir taşınır kayıt yetkilisi tarafından yürütülebilir şeklinde ifade edilmiştir.

Aynı Yönetmeliğin “Sayım ve sayım sonrası yapılacak işlemler” başlıklı 32’nci maddesinde; Kamu idarelerine ait taşınırların hangi hallerde sayılacağı ifade edilmiş ve taşınır kayıt yetkililerinin görevlerinden ayrılmalarında, yılsonlarında ve harcama yetkilisinin gerekli gördüğü durum ve zamanlarda sayımı yapılır denilmiştir.

Yukarıda yer verilen mevzuat hükümlerinden anlaşılacağı üzere, taşınır kayıt yetkilileri, taşınır kayıt ve işlemlerini bu Yönetmelikte belirtilen usule uygun şekilde tutmaktan ayrıca görevlerinden ayrılmaları halinde taşınır sayımını yapmaktan sorumludur.

İdarenin belge, defter ve cetvelleri incelendiğinde, mezkûr Yönetmelik hükümlerine aykırı olarak mali hizmetler müdürlüğünde yılı içinde taşınır kayıt yetkilisi değişmiş olmasına rağmen taşınır sayımının yapılmadığı görülmüştür.

Kamu idaresi cevabında; “A) Mevcut bulguda, alınan ve tüketilen ilk madde ve malzemelere ilişkin ambar çıkış kayıtlarını yapmayan müdürlükler tespit edilmiş olup, bulguya konu edilen husus hakkında ilgili müdürlüklerimizle gerekli görüşmeler yapılarak, bundan sonra yapılacak ambar çıkış kayıtlarının Taşınır Mal Yönetmeliği’ne uygun bir şekilde en geç üçer aylık dönemler itibariyle gerçekleştirilmesine dikkat edilecektir.

1. 2016 yılında Taşınır Mal Yönetmeliğinde yapılan değişiklikle taşınır kayıt ve taşınır kontrol yetkilileri görevleri ayrılmıştır. Yönetmelik gereği de bütün birimlerimizde bu görevler ayrılmış ve görevlendirmeler yapılmıştır. Buna rağmen bazı birimlerimizde bu görevleri bir kişi yürütmekte olduğundan aynı kişilerin bilgilerine başvurulduğu görülmüştür. Bulguda taşınır kayıt ve kontrol yetkilerinin aynı kişilerde birleştiği belirlenen müdürlüklerimize gerekli uyarılar yapılmış olup, ilgili müdürlüklerimiz tarafından Taşınır Mal Yönetmeliğine uygun olarak taşınır kayıt ve kontrol yetkililerinin ayrı kişiler olarak belirlenmesi çalışmalarına başlanmıştır. Ayrıca konu ile ilgili olarak Mali Hizmetler Müdürlüğümüzce tüm birimlerimize; taşınır kayıt ve kontrol yetkililerinin görev ve sorumlulukları, taşınır işlem fişlerinin düzenlenmesi, demirbaşların giriş-çıkış ve devir işlemlerinin kanun ve yönetmeliklere uygun olarak yapılması için Başkanlık onayı da alınmak suretiyle hizmet içi eğitim düzenlenmesi ve iç genelge ile bildirilmesi düşünülmektedir.

2. Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Sayım ve sayım sonrası yapılacak işlemler” başlıklı 32’nci maddesinde belirtilen; Kamu idarelerine ait taşınırların hangi hallerde sayılacağı hususu tüm müdürlüklerimizle paylaşılmış olup, taşınır sayım işlemlerinin yönetmeliğe uygun bir şekilde gerçekleştirilmesi için gerekli özen ve hassasiyet gösterilecektir.” denilmiştir.

Sonuç olarak İdare tarafından bulgu kabul edilmiş olup;

1. Mevcut bulguda belirtilen ambar çıkış kayıtlarının Taşınır Mal Yönetmeliği’ne uygun bir şekilde en geç üçer aylık dönemler itibariyle gerçekleştirilmesine dikkat edileceği,

2. Taşınır Mal Yönetmeliğine uygun olarak taşınır kayıt ve kontrol yetkililerinin ayrı kişiler olarak belirlenmesi çalışmalarına başlanacağı,

3. Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Sayım ve sayım sonrası yapılacak işlemler” başlıklı 32’nci maddesine belirtilen şekilde taşınır sayım işlemlerinin gerçekleştirilmesi için gerekli özen ve hassasiyet gösterileceğini belirtilmiştir.

   Bulgu konusu tespitin devam edip etmediği takip eden denetimlerde izlenecektir.