Karar Künyesi
Taşınır mal yönetimi ile ilgili izleme ve kontrol mekanizmalarının etkin bir şekilde oluşturulmadığı ve kayıt sisteminin ilgili düzenlemelere uygun yürütülmediği görülmüştür.
- Belediyeye Ait Hurda Ambarı Bulunmaması
Belediyede hurdaya ayrılan taşınırların izlenmesi için kullanılmak üzere bir hurda ambarının bulunmadığı tespit edilmiştir.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin 4’üncü maddesinde, hurda malların, ekonomik ömrünü tamamlamış olan veya tamamlamadığı halde teknik ve fiziki nedenlerle alınış amaçları doğrultusunda kullanılması imkânı kalmayan ya da tamiri mümkün veya ekonomik olmayan arızalar nedeniyle kullanılmasında yarar görülmeyerek hizmet dışı bırakılan taşınırlar ile üretim sırasında elde edilen kırpıntı, döküntü ve artık parçalar olduğu belirtilmiştir.
Hurda malların yönetiminde uygulanacak usule ise aynı Yönetmelik’in 28’inci maddesinde yer verilmiş ve söz konusu maddede, ekonomik ömrünü tamamlamış veya kullanımında yarar görülmeyen taşınırların, mevzuatta uygun görülen usullerle kurulacak komisyon tarafından hurdaya ayrılmasına karar verileceği ve “Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağına” dayanılarak düzenlenecek “Taşınır İşlem Fişiyle” kayıtlardan düşüleceği belirtilmiştir.
Söz konusu hurda taşınırların muhasebeleştirilmesi ise Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 294 Elden Çıkarılacak Stoklar ve Maddi Duran Varlıklar Hesabı ile ilgili 225’inci maddesine göre; kullanılma olanaklarını yitiren maddi duran varlıklar kayıtlı değerler üzerinden bu hesaba borç, ilgili maddi duran varlık hesabına alacak; ayrılmış olan amortisman tutarı 299 Birikmiş Amortismanlar Hesabına alacak, 257 Birikmiş Amortismanlar Hesabına borç kaydedilir.
Yapılan incelemede, 294 Elden Çıkarılacak Stoklar ve Maddi Duran Varlıklar Hesabının borç bakiyesinde 471.407,60 TL, taşınırları üzerinde yapılan denetimde ise 120.893,00 TL değerinde hurda malı olduğu tespit edilmiş olmakla birlikte söz konusu hurdaların depolanması amacıyla bir hurda ambarı bulunmamaktadır.
Belediyenin ekonomik ömrünü tamamlayan ve kullanım amacını yitiren taşınır mallarının takibi ve korunması amacıyla hurda ambarı oluşturması gerektiği düşünülmektedir.
- Tesis Kapsamında Yer Alan Taşınırların Sanal Ambarda İzlenmemesi
Belediye hesaplarında yer alan ve tesis kapsamında değerlendirilen güvenlik sistemlerinin, personel kart okuyucularının, ses ve görüntü kaydı yapan cihazların izlenmesi için bir sanal ambar bulunmadığı tespit edilmiştir.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Tanımlar” başlıklı 4’üncü maddesinin (i) bendinde; tesis kapsamındaki taşınırların yalnızca elektronik ortamda takip edilebilmesi amacıyla oluşturulan ambar denilerek sanal ambarın tanımı yapılmıştır. Aynı maddenin (s) bendinde; bir makine veya cihazın ürettiği enerjiyi, sesi, görüntüyü ve benzerini ileten, dağıtan veya bir makine veya cihazın gördüğü işi uzağa taşıyan ya da uzaktaki verileri toplayan, kaydeden makine veya cihazlar arasındaki düzeni sağlayan, birbiriyle entegre makine ve cihazlardan oluşan, gerektiğinde başka yere taşınabilen ve kullanılamaz hale gelene kadar sanal ambar kayıtlarında takip edilen sistemler denilerek tesis kapsamına giren taşınırların tanımı yapılmıştır.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin ilgili maddeleri ile “Tesis” kapsamına giren taşınırların yalnızca elektronik ortamda takip edilmesi amacıyla sanal ambar oluşturulması ve kapsama giren taşınırların sanal ambarda izlenmesi gerektiği belirtilmiştir.
Belediye tarafından 474.212,86 TL değeri bulunan kameralı güvenlik sistemleri, ses görüntü iletim araçları, personel kart okuyucular ve uzaktaki verileri toplayıp kaydeden makinelerin elektronik ortamda izlenebilmesi amacıyla sanal ambar oluşturulmalıdır.
- Ortak Alan Kullanım Sorumlusu Belirlenmemesi ve Dayanıklı Taşınır Listesi Düzenlenmemesi
Büro, oda, garaj gibi ortak kullanım alanlarında yer alan taşınırların kontrolünün ve takibinin sağlanması amacıyla belirlenmesi gereken ortak alan sorumlusunun belirlenmediği ve söz konusu alanlarda yer alan taşınırların kaydedilmesi gereken dayanıklı taşınırlar listesinin düzenlenmediği tespit edilmiştir.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin "Belge ve cetveller" başlıklı 10'uncu maddesinin 1'inci fıkrasının (ç) bendinde; Taşınır Kod Listesinin (B) bölümünde gösterilen taşınırlardan oda, büro, bölüm, geçit, atölye, garaj ve servislere tahsis edilenler için dayanıklı taşınır listesi düzenleneceği belirtilmiştir. Bunlar için “Taşınır Teslim Belgesi” düzenlenmeyeceği, listenin istek yapan birim yetkilisi ve/veya varsa ortak kullanım alanı sorumlusu tarafından imzalanacağı ifade edilmiştir.
Aynı Yönetmelik’in “Dayanıklı taşınırların kullanıma verilmesi” başlıklı 23’üncü maddesinde de benzer hükme yer verilerek dayanıklı taşınırların, oda, büro, bölüm, geçit, salon, atölye, garaj ve servis gibi ortak kullanım alanlarına Dayanıklı Taşınırlar Listesi düzenlenerek verileceği belirtilmiştir.
Belediye taşınırları üzerinde yapılan incelemelerde; ortak kullanım alanı sorumlusu belirlenmediği ve dayanıklı taşınırların kullanıma verilirken ortak kullanım alanının sorumlusu veya yöneticisine imzası alınarak teslim edilmediği tespit edilmiştir.
Ortak kullanım alanlarında kullanılmak üzere verilen taşınırların hangi mahalde ve hangi birimin sorumluluğunda olduğunun kontrolünün sağlanması için Dayanıklı Taşınırlar Listesi’nin düzenlenmesi sağlanmalıdır.
- Taşınır İmha İşlemlerinin Usulüne Uygun Yapılmaması
Demirbaş hesaplarında kayıtlı bulunan ve imhaya uygun olmayan taşınırların imha edildiği tespit edilmiştir.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Hurdaya ayırma nedeniyle çıkış” başlıklı 28’inci maddesinde, ekonomik ömrünü tamamlamış olan veya tamamlamadığı halde teknik ve fiziki nedenlerle kullanılmasında yarar görülmeyerek hizmet dışı bırakılması gerektiği ilgililer tarafından bildirilen taşınırların, usulüne uygun olarak oluşturulan komisyon tarafından değerlendirileceği belirtilmiştir. Komisyonca hurdaya ayrılmasına karar verilenler için ise “Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı” düzenlenerek harcama yetkilisinin onayı ile kayıtlardan çıkartılacağı hüküm altına alınmıştır.
Kayıttan düşülmesine karar verilen taşınırlardan harcama yetkilisince oluşturulacak komisyon tarafından ekonomik değerinin olmadığı veya teknik, sağlık, güvenlik ve benzeri nedenlerle imha edilmesinin şart olduğuna karar verilenler, harcama yetkilisinin onayı ile imha
edilir. Aynı zamanda imha işlemi komisyon veya komisyonun gözetiminde uzman kişiler tarafından yapılır, bu işleme ilişkin ayrıca bir imha tutanağı da düzenlenir.
Belediye hesapları üzerinde yapılan incelemelerde, 20.02.2020 tarihinde İmar ve Şehircilik Müdürlüğüne ait ahşap büro mobilyalarının, 17.12.2020 tarihinde Hukuk İşleri Müdürlüğüne ait mevzuat kitaplarının imha kaydı yapıldığı görülmüştür. Ahşap ve kitaplardan oluşan taşınır malların geri dönüşüme gönderilmesi yerine teknik, sağlık ve güvenlik gibi sebeplerle imha edilmesi yönünde karar verildiği anlaşılmıştır. Diğer bir taraftan mevzuatta imha işleminin komisyon tarafından takip edilmesi gerektiğine yer verilmiş olmasına rağmen ahşap büro malzemeleri ve mevzuat kitaplarının kimin gözetiminde ve hangi usullerle imha edildiği belirlenememiştir. Taşınırların imhası amacıyla yürütülen süreçte tutanak düzenlendikten sonra imha işlemlerinin takibinin bırakılmaması ve usulüne uygun oluşturulmuş komisyon gözetiminde yerine getirilmesi gerekmektedir.
- Dayanıklı Taşınırlara Sicil Numarası Verilmemesi
Belediyenin dayanıklı taşınırları üzerinde yapılan incelemelerde, dayanıklı taşınırlara sicil numarası verilmediği ve kullanıma verilen taşınırların takibinin yapılmadığı tespit edilmiştir.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Dayanıklı taşınırların numaralanması” başlıklı 36’ncı maddesinde; giriş kaydı yapılan dayanıklı taşınırlara, taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi tarafından yazma, kazıma, damga vurma veya etiket yapıştırma suretiyle taşınırın üzerinde kalıcı olacak şekilde bir sicil numarası verileceği belirtilmektedir. Aynı maddenin devamında sicil numarasının üç grup rakamdan oluşacağı, birinci grup rakamın, taşınırın Dayanıklı Taşınırlar Defterinde ayrıntılı izlenmek üzere kaydedildiği taşınır kodundan; ikinci grup rakamın, taşınırın giriş kaydedildiği yılın son iki rakamından; üçüncü grup rakamın ise taşınıra verilen giriş sıra numarasından oluşacağı belirtilmiştir.
Yer verilen Yönetmelik hükümleri gereğince, incelemelerde sicil numarası verilmediği tespit edilen dayanıklı taşınırların tamamına, kontrol ve takibinde sürekliliğin sağlanması için mevzuatın öngördüğü usullere uygun sicil numarası verilmesi gerekmektedir.
- Tesisler Hesabında İzlenmesi Gereken Taşınırların Demirbaşlar Hesabında İzlenmesi
Taşınır Mal Yönetmeliği’ne göre tesis; bir makine veya cihazın ürettiği enerjiyi, sesi, görüntüyü ve benzerini ileten, dağıtan veya bir makine veya cihazın gördüğü işi uzağa taşıyan ya da uzaktaki verileri toplayan, kaydeden, makine veya cihazlar arasındaki düzeni sağlayan, birbiriyle entegre makine ve cihazlardan oluşan, gerektiğinde başka yere taşınabilen ve kullanılamaz hale gelene kadar sanal ambar kayıtlarında takip edilen sistemleri ifade etmektedir.
Genel yönetim kapsamındaki kamu idarelerinin muhasebe hesap planında yer alan 253 Tesis, Makine ve Cihazlar ana hesabının yalnızca taşınır malları kapsayacak şekilde yeniden sınıflandırılması ve taşınır mal kapsamındaki tesislere ilişkin taşınır ikinci düzey kodları ve alt detay kodlarının belirlenmesi amacıyla 39 sıra No.lu Muhasebat Genel Müdürlüğü Genel Tebliği hazırlanmıştır. Söz konusu Tebliğ’in 5’inci maddesinin (c) bendi uyarınca, kamu binalarında kurulu bulunan kameralı güvenlik sistemleri ile personel ve ziyaretçi için turnikeli- kameralı geçiş sistemlerinin 253.01.03 Görüntüleme, Bilgi Toplama ve Takip Sistemleri hesap koduna kaydedilmesi gerekmektedir.
Belediyenin dönem sonu itibariyle 255 Demirbaşlar Hesabında kayıtlı 420.239,66 TL tutarında kameralı güvenlik sistemi ve 53.973,20 TL tutarında personel kart okuma sistemi bulunmaktadır. 253.01.03 Görüntüleme, Bilgi Toplama ve Takip Sistemleri Hesabına kaydedilmesi gereken toplam 474.212,86 TL değerindeki söz konusu sistemlerin bir başka maddi duran varlık hesabında izlenmesi sonucu, 253 Tesis, Makine ve Cihazlar Hesabı 474.212,86 TL eksik, 255 Demirbaşlar Hesabı söz konusu tutar kadar fazla görünmektedir.