İdarenin 2021 yılı yevmiye defterinde Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği hükümlerine aykırı olarak geriye dönük kayıtların yapıldığı görülmüştür.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği'nin “Yevmiye sistemi, muhasebeleştirme belgeleri ve açılış kayıtları” başlıklı 43’üncü maddesinin birinci fıkrasında; muhasebe kaydına konu olan mali işlemlerin, yevmiye tarih ve numara sırasına göre ve maddeler halinde yevmiye defterine günlük olarak kaydedileceği, buradan da usulüne göre büyük defter ve yardımcı defterlere sistemli bir şekilde dağıtılacağı belirtilmiştir.

Aynı Yönetmelik'in “Kullanılacak defterler ve kayıt düzeni” başlıklı 44’üncü maddesine göre de; yevmiye defteri, kayda geçirilmesi gereken işlemlerin yevmiye tarih ve numarasıyla ve maddeler halinde düzenli olarak yazıldığı müteselsil sıra numaralı defterdir.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği'nin 43 ve 44’üncü maddelerindeki hükümlerden anlaşılacağı üzere, İdare tarafından gerçekleştirilen muhasebe kaydına konu mali işlemlerin yevmiye tarihi ve numarası ile birlikte, (1)’den başlayarak hesap döneminin sonuna kadar sıralı ve birbirini takip eder şekilde ve geriye dönük herhangi bir kayıt yapılmaksızın yevmiye defterine kaydedilmesi gerekmektedir.

Yapılan incelemede; yevmiye numaraları ile yevmiye tarihlerinin uyumlu olmadığı, geriye dönük kayıtların yapıldığı tespit edilmiştir. Şöyle ki: yevmiye numarasına göre küçükten büyüğe sıralı olan bir yevmiye defterinde her bir yevmiye kaydına ait tarih değerinin, kendisinden önce gelen yevmiye numaralarına ilişkin tarih değerlerinden büyük veya ona eşit olması beklenmektedir. Bu şartı sağlamayan yani kendisinden önce gelen yevmiye numaralarına ait tarih değerlerinden küçük olan bazı yevmiye kayıtları bulunmaktadır. Bu hususa ilişkin olarak aşağıdaki tabloda da 20 adet örnek gösterilmiştir.

Tablo 13: 2021 Yılı Yevmiye Numaraları ile Yevmiye Tarihlerinin Uyumlu Olmadığını Gösterir Örnek İcmal

Yukarıda yer alan denetim tespiti üzerine, İdare tarafından, ödenek aktarma işlemleri esnasında sistemsel bir hatanın oluştuğu, bunun üzerine gerekli düzeltme kayıtlarının yapıldığı, İdare olarak geriye dönük yevmiye kaydı oluşturulmadığı ifade edilmiş olsa da; Yönetmelik hükümleri gereği, yapılacak işlem düzeltme işlemi dahi olsa, geriye dönük olarak yapılmaması, düzeltme işlemlerinin de yeni bir yevmiye numarası verilerek muhasebe kayıtlarına alınması sağlanmalıdır.

Sonuç olarak, İdarenin muhasebe kayıtlarını/yevmiye kayıtlarını Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği hükümlerine uygun olarak yapması gerekmektedir.