Üniversitenin mali yönetim ve iç kontrol sisteminde görevler ayrılığı ilkesinin dikkate alınmadığı görülmüştür.

İç Kontrol ve Ön Malî Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar’ın “Görevler ayrılığı ilkesi” başlıklı 15’inci maddesinde;

“Harcama yetkilisi ile muhasebe yetkilisi görevi aynı kişide birleşemez. Malî hizmetler biriminde ön malî kontrol görevini yürütenler, onay belgesi ve ekleri ile şartname ve sözleşme tasarılarının hazırlanması, malî karar ve işlemlerin belgelendirilmesi, mal ve hizmetlerin teslim alınması gibi malî karar ve işlemlerin hazırlanması ve uygulanması aşamalarında görevlendirilemezler ve ihale komisyonu ile muayene ve kabul komisyonunda başkan ve üye olamazlar.” hükmü bulunmaktadır.

Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği’nin, idarenin hedeflerinin gerçekleştirilmesini sağlamak ve belirlenen riskleri yönetmek amacıyla oluşturulan politika ve prosedürleri

belirleyen “Kontrol Faaliyetleri Standartları” içerisinde, “Görevler ayrılığı” 9’uncu standart olarak belirlenmiştir. Buna göre;

“Hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır.

Bu standart için gerekli genel şartlar:

Her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklı kişilere verilmelidir.

Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı idarelerin yöneticileri risklerin farkında olmalı ve gerekli önlemleri almalıdır.”

Ankara Müzik ve Güzel Sanatlar Üniversitesinde, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı, İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı ile Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı görevlerini Üniversite Genel Sekreteri vekâleten yürütmektedir.

Söz konusu görevlerin Genel Sekreter tarafından yürütülmesi hem mali hizmetler biriminin ön mali kontrolüne tâbi mali karar ve işlemlerinin kontrol edilmesi hem de söz konusu mali karar ve işlemlerin yapılması görevlerinin aynı kişide birleşmesine neden olmuştur. Çünkü malî hizmetler biriminde ön malî kontrol yetkisi malî hizmetler birim yöneticisine aittir. Aynı zamanda söz konusu daire başkanlarının hiyerarşik amiri durumunda olan genel sekreterlik görevi ile daire başkanlığı görevlerinin aynı kişide olması yöneticilerin iş ve işlemlerin prosedürlere uygunluğunu kontrol etme imkânını ortadan kaldırmaktadır.

Üniversite tarafından söz konusu hususun kadro yetersizliği sonucundan kaynaklandığı ve mevcut imkânlar çerçevesinde gerekli tüm önlemlerin alındığı ifade edilse de belirtilen mevzuat hükümleri ve yapılan açıklamalar çerçevesinde; her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevlerinin farklı kişilere verilmesi gerektiği değerlendirilmektedir.