İdarenin taşınır kayıtları incelendiğinde, taşınırların yönetimi, kaydı, muhafazası ve kullanımından kaynaklanan problemlerin bulunduğu ve taşınırların stok veya kullanımlarını takip edebilecek yazılımsal bir sisteme sahip olmadığı görülmüştür.

1. Taşınır Mal Yönetmeliğinin 10’uncu maddesinde Taşınır İşlem fişinin, teslim alınan taşınırların girişleri ile taşınırların çıkış ve ambarlar arasında devir işlemlerinde düzenleneceği ifade edilmektedir. Yönetmelik’in tüketim suretiyle çıkış başlıklı 22’nci maddesinin 1’inci

   
   

   bendinde; tüketim malzemelerinin, Taşınır İstek Belgesi karşılığında düzenlenecek Taşınır İşlem Fişi ile çıkış kaydedileceği belirtilmektedir. Aynı maddenin 4’üncü bendinde; çıkış kayıtlarının tüketim malzemelerinin ambarlara girişlerindeki öncelik sırası dikkate alınarak “ilk giren- ilk çıkar” esasına göre yapılacağı hükmü yer almaktadır. İdarenin tüketim malzemelerinin çıkış kayıtlarının taşınır istek belgesi karşılığında olmaksızın yapıldığı, malzemelerin ambarlara giriş tarihi ile çıkış tarihlerinin aynı olduğu birçok kayıda rastlanmıştır. Ambarlarda yapılan fiili denetimler sonucu, çıkış kaydı yapılan tüketim malzemelerinin bir kısmının ambarlarda halen mevcut olduğu, dolayısıyla taşınır çıkış işlemi gerçekleşmeden taşınır işlem fişi düzenlendiği anlaşılmaktadır.

2. Yönetmelik’in 11’inci maddesinde;

   
   

   “Taşınırların tüm giriş ve çıkış kayıtları ile kullanılacak defter, belge ve cetvellerin elektronik ortamda tutulması ve düzenlenmesi esastır.”

   denilmektedir.

   
   

   Yönetmeliğin 6’ıncı maddesinin 4’üncü fıkrasında ise taşınır kayıt yetkililerinin görev ve sorumlulukları düzenlenmekte ve şu hükümler yer almaktadır;

   “c) Taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutmak, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenlemek ve taşınır mal yönetim hesap cetvellerini istenilmesi halinde konsolide görevlisine göndermek… e) Ambarda çalınma veya olağanüstü nedenlerden dolayı meydana gelen azalmaları harcama yetkilisine bildirmek. f) Ambar sayımını ve stok kontrolünü yapmak, harcama yetkilisince belirlenen asgarî stok seviyesinin altına düşen taşınırları harcama yetkilisine bildirmek. g) Kullanımda bulunan dayanıklı taşınırları bulundukları yerde kontrol etmek, sayımlarını yapmak ve yaptırmak. h) Kayıtlarını tuttuğu taşınırların yönetim hesabını hazırlamak ve harcama yetkilisine sunmak üzere taşınır kontrol yetkilisine teslim etmek ı) Ambarlarında kasıt, kusur ihmal veya tedbirsizlikleri nedeniyle meydana gelen kayıp ve noksanlıklardan sorumlu olmak…”

   İdare defter, cetvel ve belgeler ile kayıtların bilgisayar ortamında tutulmasını sağlamakta ancak yukarıda sayılan diğer Yönetmelik hükümlerine uygun işlem tesis etmemektedir. Şöyle ki; taşınır kayıt yetkilileri tarafından tutulması gereken kayıtlar ambarlarda herhangi bir kayıt sistemi mevcut olmadığından idarenin merkez binasında taşınır konsolide görevlisi tarafından yapılmaktadır. Harcama birimlerinde taşınırların kontrolünü sağlayacak çalışan bir altyapı bulunmadığı için görevli taşınır kayıt yetkilileri taşınır yönetim

   
   

   hesap cetvellerini hazırlamak, sayım yapmak, azalmaları harcama yetkilisine bildirmek vb. görevleri fiilen yapamamaktadır. İdarede mevcut sistem göz önüne alındığında hazırlanan cetvel, belge ve defterlerin ve bunlara dayanak oluşturan kayıt ve işlemler gerçeği yansıtmamaktadır.

3. Yönetmelik’in Taşınır giriş ve çıkış işlemlerinin muhasebe birimine gönderilmesini düzenleyen 30’uncu maddesinin 2' inci fıkrasında;

“(2) Muhasebe kayıtlarında "150-İlk Madde ve Malzemeler Hesabı’nda izlenen tüketim malzemelerinin çıkışları için düzenlenen Taşınır İşlem Fişleri muhasebe birimine gönderilmez. Bunların yerine, genel bütçe kapsamındaki kamu idarelerinde üç aylık dönemler itibarıyla, diğer idarelerde ise üç ayı geçmemek üzere üst yöneticiler tarafından belirlenen sürede kullanılmış tüketim malzemelerinin taşınır II nci düzey detay kodu bazında düzenlenen onaylı bir listesi, en geç ilgili dönemin son iş günü mesai bitimine kadar muhasebe birimine gönderilir.”

ifadeleri yer almaktadır.

Yönetmelikte tüketim malzemelerinin çıkış işlemleri için özel bir düzenleme öngörülmüştür. Bu doğrultuda tüketim malzemelerinin çıkış işlemlerinde kullanılan taşınır işlem fişleri yerine dönemler itibariyle hazırlanan onaylı bir listenin üç aylık süreleri geçmemek üzere muhasebe birimine gönderilmesi gerekmektedir. İdarenin kayıtları incelendiğinde, yıl içinde tüketim malzemelerinin çıkış işlemlerinin mevzuatta belirtildiği şekilde düzenli bir şekilde yapılmadığı görülmüştür. Çıkış kayıtları ekseriyetle dönem sonu kapanış işlemleri sırasında, dönem içinde alım yapılan tüketim malzemelerinin toplamı kadar toplu bir kayıt yapılarak gerçekleştirilmektedir.

Yukarıda belirtilen tespitler birlikte değerlendirildiğinde, idarede işleyen bir taşınır sisteminin bulunmadığı belirlenmiş olup, suiistimale açık olmayan bir taşınır kontrol sistemi kurularak taşınırların kontrolü sağlanmalıdır,

Kamu idaresi cevabında;

İdarenin taşınır kayıtlarının incelenmesi neticesinde; taşınırların yönetimi, kaydı, muhafazası ve kullanımından kaynaklanan problemlerin bulunduğu ve taşınırların stok veya kullanımlarını takip edebilecek bir sisteme sahip olmadığının görüldüğü;

1. İdarenin tüketim malzemelerinin çıkış kayıtlarının taşınır istek belgesi karşılığında olmaksızın yapıldığı, malzemelerin ambara giriş tarihi ile çıkış tarihlerinin aynı olduğuna rastlanıldığı, ayrıca çıkış kaydı yapılan tüketim malzemelerinin bir kısmının ambarlarda halen mevcut olduğu, dolayısıyla taşınır çıkış işlemi gerçekleşmeden işlem fişinin düzenlendiği,

   
   

2. Taşınır kayıt yetkilileri tarafından tutulması gereken kayıtların ambarlarda herhangi bir kayıt sisteminin mevcut olmadığından idarenin merkez binasından taşınır konsolide görevlisi tarafından yapıldığı,

   
   

3. Tüketim malzemelerinin çıkış işlemlerinde kullanılan taşınır işlem fişleri yerine dönemler itibariyle hazırlanan onaylı bir listenin üç aylık süreleri geçmemek üzere muhasebe birimine gönderilmesinin gerektiği; ancak yıl içinde tüketim malzemelerinin çıkış işlemlerinin mevzuatta belirtildiği şekilde düzenli bir şekilde yapılmadığı ve çıkış kayıtlarının ekseriyetle dönem sonu kapanış işlemleri sırasında, dönem içinde alım yapılan tüketim malzemelerinin toplamı kadar toplu bir kayıt yapılarak gerçekleştirildiği,

belirtilmiş ve yukarıda belirtilen tespitler birlikte değerlendirildiğinde, idarede işleyen bir taşınır sisteminin bulunmadığının belirlendiği, suiistimale açık olmayan bir taşınır kontrol sistemi kurularak taşınırların kontrolünün sağlanması istenilmektedir.

Genel Müdürlüğümüz bünyesinde bulunan Ambarlar ve Araçlar Şube Müdürlüğü 12/01/2018 tarihinde Daire Başkanlığımız bünyesine bağlanmış olup, bağlanmasını müteakip gerekli dokümanlar alınarak takip edilebilecek bir sistem çalışmalarına başlanılmıştır. Ayrıca yapılan çalışmalar sırasında 2018 yılı içerisinde taşınırların yönetimi, kaydı, muhafazası ve kullanımından kaynaklanan problemlerin bulunduğu ve taşınırların stok veya kullanımlarını takip edebilecek personellerin eğitiminin yetersiz olduğu tespit edilmiştir.

Yukarıda Bulgu-2’de belirtilen sorunların giderilmesi amacıyla; Daire Başkanlığımızca suiistimale açık olmayan bir taşınır kontrol sistemi kurulması amacıyla Genel Müdürlüğümüz bünyesinde bulunan İnsan Kaynakları ve Eğitim Dairesi Başkanlığı ve Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı ile koordinasyon sağlanarak çalışmalara başlanılmıştır.

Sonuç olarak İdarenin taşınır kayıtlarının sağlıklı ve güvenli bilgiler içermediği taşınır kayıtlarının risklere açık olduğu ve denetim ekibine verilen taşınır bilgi ve belgelerinin

güvenilir olmadığı görülmüştür.

İdare mevzuata göre eksiklik taşıyan taşınır kayıt işlemlerini düzelteceğini ve mevzuata uygun taşınır kayıt sistemi kuracağını belirtmiştir.