Karar Künyesi
Ankara Üniversitesi Veteriner Fakültesi Döner Sermaye İşletmesinde yapılan incelemelerde; … Programı üzerinden Hayvan Hastanesi bünyesinde takibi yapılan hasta kabulleri, tedaviler, hasta sahiplerinden yapılması gereken tahsilatlar ve bazı tahsilat makbuzları ile yapılan işlemlerin İdarenin muhasebe kayıtlarına yansımadığı, stok takiplerinde sorunlarla karşılaşıldığı görülmüştür.
Veteriner Fakültesine bağlı Hayvan Hastanesine yapılan müracaatlar, tedavi süreçleri ve bu işlemlere ait süreçler … Programı üzerinden yönetilmektedir. Söz konusu Programın yetersizliğinden ve/veya kullanıcılardan kaynaklanan sebeplerle hasta kabulleri ve tahsilat süreçlerinde sorunlar ortaya çıkmaktadır. Nitekim programı kullanan personel tarafından Dekanlığa verilen 30.09.2021 tarihli dilekçede; veznede tahsilat amacı ile kullanılan … Hastane Programının sürekli hata verdiği, hasta sahiplerinden yapılan tahsilatları Sayman Mutemedi Defterine yazmadığı, yapılan tahsilatları makbuz yazılsa dahi tahsil edilmemiş gibi göstermesi
sebebiyle hasta sahiplerinin tekrar borçlu duruma düştüğü, konu ile ilgili yazılım sahiplerine ve hastane yazılım sorumlularına defalarca bilgi verilmesine ve sıkıntıların aktarılmasına rağmen sorunların çözülemediği ifade edilmiştir. Hal böyleyken yapılan denetimlerde 31.12.2022 tarihi itibarıyla bu sorunların çözülmediği görülmüş olup aşağıdaki hususlar da tespit edilmiştir:
Aşağıda tablo halinde gösterilen 56 adet sayman mutemedi alındısının … Programına kayıtlı olmadığı, haliyle bu makbuzlardaki tahsilat tutarları, bunların gelir hesaplarına yansıyıp yansımadığı ve bu makbuzların hangi hastalarla ilgili tedavi süreçlerini kapsadığı tespit edilememiştir.
Tablo 8: … Programında Kayıtlı Olmayan Makbuzlar
Seri
Sıra No
FZ
589442
FZ
611060
FZ
611520
FZ
612605
FZ
613376
FZ
626019
FZ
628110
FZ
628595
FZ
631746
FZ
632034
FZ
632138
FZ
632423
FZ
632429
FZ
632670
FZ
632695
FZ
632726
FZ
633384
GD
382028
GD
382518
GD
385137
GJ
933505
GJ
934107
GJ
936571
GJ
936639
GJ
936929
GJ
960239
GJ
960879
GJ
961166
GJ
961489
GJ
961517
GJ
961955
GJ
963235
GJ
963445
GJ
963446
GJ
963848
GJ
965167
GJ
975043
GJ
975103
GJ
975312
GJ
975741
GJ
978126
GJ
978144
GJ
978181
GJ
978186
GJ
978214
GJ
978268
GJ
978284
GJ
979742
GJ
979763
GJ
979826
GJ
979847
GJ
979860
GJ
979887
GJ
980186
GJ
981707
GJ
981761
… Programındaki kayıtların incelenmesinde; 491 hastanın tedavi süreçleri tamamlandığı halde hasta sahiplerinden yapılması gereken toplam 81.149,60 TL tutarındaki tahsilata ilişkin herhangi bir kaydın yapılmadığı görülmüştür. (6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu gereğince hasta sahiplerinin kişisel bilgilerine yer verilemediğinden hasta yakınlarına ilişkin liste İdareye doğrudan iletilmiştir.) Diğer taraftan 2022 yılı içerisinde gelir hesaplarında bu hastalardan tahsilat yapıldığına ilişkin herhangi bir tahsilat makbuzu tespit edilemediği gibi 120 Alıcılar Hesabında da alacak kaydı bulunmamaktadır.
… Programındaki kayıtların incelenmesinde; 579 hastaya, yapılan işlemlerden dolayı toplam 413.125,13 TL ücret tahakkuk ettirilmişken bu tahakkuklardan 87.305,00 TL eksikle 325.820,13 TL tahsilat yapıldığı görülmüştür. (6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu gereğince hasta sahiplerinin kişisel bilgilerine yer verilemediğinden hasta yakınlarına ilişkin liste İdareye doğrudan iletilmiştir.) … Programındaki kayıtlar esas alınarak tahsilat yapılması, yapılamayan tahsilatların da alacak kayıtlarında izlenmesi gerekmektedir. Bu tutarlardan daha az tahsilat yapıldığı halde 120 Alıcılar Hesabında 87.305,00 TL tutarında bir kayıt bulunmamaktadır.
Siparişi verilen ve teslim alınan tıbbi malzeme için düzenlenen alım belgelerinde yer alan alım miktarıyla … Programına kaydedilen alım miktarının uyuşmadığı görülmüştür. 27.05.2022 tarihinde siparişi verilen 50 adet Tomidin marka karton kutuda 10 ml’lik amber renkli cam flakon 16.05.2022 tarihinde teslim alınmış ve 21.06.2022 tarihli 2022/220 numaralı
Taşınır İşlem Fişi düzenlenmiştir. Ancak 03.06.2022 tarihinde … Programına miktarı 1.000 ml “Tomidin Enjektabl 10 ml Flk E” stok girişi yapılmıştır. Bu stok girişi, 10 ml’lik kutulardan 100 adet teslim alınmış gibi görünmesine sebebiyet vermiştir.
Hastanede yapılan tüm tıbbi işlemlerin … Programına aktarılmadığı görülmüştür. Cerrahi Ana Bilim Dalında çekilen bilgisayarlı tomografi kayıtları ayrı bir bilgisayar programı tarafından takip edilmektedir. Bu programdan alınan bilgiler ile … Programından alınan kayıtların karşılaştırılmasında; 8 hasta için çekilen bilgisayarlı tomografinin … Programındaki “Ürün Satış Raporu” modülüne kaydedilmediği tespit edilmiş, bu hastalardan tahsilat yapıldığına ilişkin bir veriye de ulaşılamamıştır. Hastanede kullanılan programlara yapılan kayıtların birbiri arasında veri aktarımı yapması sağlanmalıdır.
22.06.2022 tarihinde siparişi verilen 100 adet Domitor marka karton kutuda 10 ml’lik renksiz cam flakon aynı tarihte teslim alınmıştır. Bu ilaç Tomidin marka ilacın muadili mahiyetinde olduğundan henüz hiç satılmamasına rağmen fiilen yapılan sayımlarda 94 kutu ilaç olduğu tespit edilmiştir. 6 kutu ilacın tüketim kayıtlarına da ulaşılamamıştır. Hastaneye alınan tıbbi malzemelerin takibinin yapılmasını sağlayacak bir sistemin kurulması gerekmektedir.
Yukarıda maddeler halinde ifade edildiği üzere, … Programındaki hasta kabulleri, bunlara yapılan tedaviler, hasta sahiplerinden yapılması gereken tahsilatlar ve bazı tahsilat makbuzları ile yapılan işlemlerin İdarenin muhasebe kayıtlarına yansıması, Programa kaydedilen stok giriş miktarları ile alım miktarlarının birbirini doğrulaması, Hastanede kullanılan programlara yapılan kayıtların birbiri arasında veri aktarımı yapması, stok takibinin yapılmasını sağlayacak sistemin kurulması sağlanmalıdır.