İdare malı malzemelerin kullanıldığı işlerde kesin hesap işlemlerinin yapılmayarak bekletildiği veya uzun süreler sonra yapıldığı, malzemelerin aynı yüklenicinin farklı işleri veya farklı yüklenicilerin işleri arasında aktarıldığı ve bu sebeple bazı yüklenicilerde İdare mallarının biriktiği tespit edilmiştir.

5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun, “Üst Yöneticiler” başlıklı 11’inci maddesinde üst yöneticilerin, sorumlulukları altındaki kaynakların etkili, ekonomik ve verimli şekilde elde edilmesi ve kullanımını sağlamaktan, kayıp ve kötüye kullanımının önlenmesinden, malî yönetim ve kontrol sisteminin işleyişinin gözetilmesi, izlenmesi ve kanunlar ile Cumhurbaşkanlığı kararnamelerinde belirtilen görev ve sorumlulukların yerine getirilmesinden Bakana; mahallî idarelerde ise meclislerine karşı sorumlu olduklarından bahsedilmektedir.

Ayrıca 18.01.2007 tarih ve 26407 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Taşınır Mal Yönetmeliği’nin amacı, kaynağına ve edinme yöntemine bakılmaksızın kamu idarelerine ait taşınır malların kaydı, muhafazası ve kullanımı ile yönetim hesabının verilmesi, merkez ve taşrada taşınır yönetim sorumlularıyla bunlar adına görev yapacak olanların belirlenmesi ve kamu idareleri arasında taşınırların bedelsiz devri ile tahsisine ilişkin esas ve usulleri belirlemektir. Yönetmelik’te taşınır mallarla ilgili sorumlular ve sorumluluk halleri, taşınır malların giriş ve çıkış işlemlerine ait kayıt süreçleri, bunların hurdaya ayrılması, devri, tahsisi, sayım yöntemleri ve taşınır mal yönetim dönemi hesabının hazırlanması gibi tüm aşamalara dair detaylı açıklamalara yer verilmiştir.

Buna göre, taşınır giriş ve çıkış işlemlerinde taşınır işlem fişi düzenlenmesi, taşınırların tüm giriş ve çıkış kayıtlarında kullanılan defter, belge ve cetveller elektronik ortamda tutulması ve düzenlenmesi gerekmektedir. Taşınır kayıt yetkilileri tarafından taşınır giriş ve çıkış işlemlerinin muhasebe birimine bildirilmesi, muhasebe yetkililerinin de taşınır giriş ve çıkış işlemlerine ilişkin olarak kendilerine gönderilen taşınır işlem fişlerinde gösterilen tutarları II’nci düzey detay kodu itibarıyla ilgili hesaplara kaydetmesi gerekmektedir.

Diğer yandan, “Kamu idarelerine ait taşınırların kullanıma verilinceye kadar veya kullanımdan iade edildiğinde muhafaza edildiği yer” olarak tanımlanan ambarlarda yer alan taşınırların muhafazasından, kullanıcılara verilmesinden, ambar sayım ve stok kontrolünün yapılmasından, harcama yetkilisince belirlenen asgari stok seviyesinin altına düşen taşınırların harcama yetkilisine bildirilmesinden ve kullanımda bulunan dayanıklı taşınırların bulundukları yerde kontrol edilerek sayımlarının yapılmasından taşınır kayıt yetkilileri ve dolayısıyla harcama yetkilileri sorumludur. Taşınır kontrol yetkilileri ise taşınır kayıt yetkilisinin yapmış olduğu kayıt ve işlemler ile düzenlediği belge ve cetvellerin mevzuata ve mali tablolara uygunluğunu kontrol etmekle yükümlüdür.

Yukarıda yapılan açıklamalardan görüleceği üzere, kamu kaynağı niteliğindeki taşınırların kurum kayıtlarına girişinden çıkışına kadar olan tüm süreçlerin sistematik bir yapı içerisinde yerine getirilmesine dair bir yapı kurgulanmıştır. Kamu idareleri de buna uygun olarak taşınır alanında görev alacak personeli belirlemekte, bilişim sistemleri oluşturmakta, ambarlarını organize etmekte ve muhasebe iş ve işlemlerini buna göre yaparak taşınır yönetim dönemi hesabı çıkarmaktadırlar.

Diğer kamu kurumlarında olduğu gibi BUSKİ’de de taşınır mal yönetimine ait süreçler tanımlanmış, fonksiyonel bir işleyiş oluşturulmuştur. Ambar Otomasyon Sistemi bunlardan biri olup, kurum ambarlarına gelen taşınırların kabulü, kayıt altına alınması, sevk ve çıkış işlemleri gibi tüm operasyonlar bu sistem üzerinden yürütülmekte ve raporlanmaktadır. Böylece stok takibi ve ambar yönetimi konusunda otomatik tanımlama ve veri toplama teknolojisinden yararlanılmaktadır.

Ancak, malzeme temini İdarenin kendisine ait olan su ve kanalizasyon tesisleri yapım işlerinde çeşitli sorunların bulunduğu görülmüştür. Buna göre, yükleniciler tarafından aynı ya da farklı dönemlerde gerçekleştirilen yapım işlerinde iş bitmesine rağmen kesin hesap işlemleri yapılmamakta veya uzun süreler sonra yapılmakta, İdareye iade edilmesi gereken çeşitli cinsteki malzemeler aynı veya farklı bir yüklenicinin yapım işine aktarılmaktadır. İdare tarafından “denkleştirme” adı verilen bu sistemde, BUSKİ’ye ait malzemeler henüz kullanılmadığı halde yüklenicilerde kalmakta ve bu süreç birbirine eklenerek devam etmektedir. Bu kapsamda aşağıda yer alan tabloda iş kalemi bazında yükleniciye verilen malzemeler ile kullanım miktarının hangi aşamada olduğuna dair örnekler verilmiştir.

Tablo 16: Taşınır Çıkışları ve Kullanımları

Denkleştirme sistemi ile hangi yükleniciye, ne kadar miktar ve cinste malzeme verildiğinin kayıtları tutulmakla birlikte bu yapı; stok yönetimi, ambarların sayımı, taşınır malların takip ve kontrolü gibi süreçlerin sağlıklı işleyişini zorlaştırmaktadır.

Kamu İdaresi cevabında, aynı yüklenicinin birden fazla yapım işi yüklenimine girmesi durumunda idareye ait malzemeler birkaç işte kullanılabilmekte olduğu, yüklenicilere verilen tüm malzemelerin BBS sistemi üzerinden takip edildiği, iş bitiminde ise yüklenicide kalan fazla malzemenin iade edildiği veya malzeme bedelinin yüklenici alacağından kesildiği, işler arasında aktarma yapılmadığı ve bu konuda herhangi bir kamu zararı ortaya çıkmadığı ifade edilmiştir. Ancak bulguda da belirtildiği üzere, İdareye iade edilmesi gereken çeşitli cinsteki malzemeler aynı veya farklı bir yüklenicinin yapım işine aktarılabilmektedir. Ayrıca "denkleştirme" sisteminde yaşanan sorunlar dolayısıyla BBS üzerinden yapılan takip zorlaşmaktadır. Diğer yandan Kamu İdaresi söz konusu işleyiş ile ilgili kamu zararı oluşmadığını ifade etmesine rağmen bulgu içerisinde kamu zararı ile ilgili bir ifadeye yer verilmemiştir.

Bu bakımdan yıl sonlarında hazırlanan Taşınır Mal Yönetim Dönemi Hesabının gerçekçi bir şekilde hazırlanamamasına da sebep olabilecek bu işleyişe son verilerek, yüklenicilere iş bazında verilen malzemelerin iş bitiminde kesin hesabının çıkarılması, iade

edilmesi gerekenlerin malzemelerin Kurum ambarlarına gönderilmesi, yükleniciler arasında veya iş bazında aktarma işleminin yapılmaması gerektiği değerlendirilmektedir.