Belediye kayıtlarında iade edilmesi gerektiği halde bekletilen teminat mektupları bulunduğu gibi, devam eden işlerle ilgili vadesi uzatılmayan teminat mektupları bulunmaktadır.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 434’üncü maddesine göre 910 Alınan Teminat Mektupları Hesabı, muhasebe birimlerine teminat ve depozito olarak teslim edilen teminat ve garanti mektupları ile şahsi ve garantiye ilişkin belgeler ve bunlardan ilgililerine geri verilenler veya paraya çevrilenlerin izlenmesi için kullanılmaktadır.

910 Alınan Teminat Mektupları Hesabına ilişkin işlemler yukarıda ifade edilen Yönetmelik’in 435’inci maddesinde açıklanmaktadır. Yönetmelik’in 436’ncı maddesine göre,

teminat ve depozito olarak muhasebe birimlerine teslim edilen belgeler 910 Alınan Teminat Mektupları Hesabına borç, 911 Alınan Teminat Mektupları Emanetleri Hesabına alacak kaydedilir. Garantiye ilişkin belgelerden usulüne göre ilgililerine geri verilenler ile teminat mektuplarından kısmen serbest bırakılanlar ise 910 Alınan Teminat Mektupları Hesabına alacak, 911 Alınan Teminat Mektupları Emanetleri Hesabına borç kaydedilir.

Belirtilen mevzuat hükümleri gereği; teminat mektupları teslim alındığında, ilgilisine geri verilmesi veya paraya çevrilmesi gerektiğinde muhasebe işlem fişi düzenlenerek hesaplara kaydedilmektedir. Teminat mektubunun bir kısmının serbest bırakılması gerektiği takdirde, bu durumun muhasebe birimince bir yazı ile ilgili banka şubesine bildirilmesi ve serbest bırakılan miktar hesaplardan çıkartılmakla birlikte, yardımcı hesap defterinde de bu durumun ayrıca belirtilmesi gerekmektedir. Ayrıca teminat olarak alınan değerlerin muhasebe biriminde gereksiz olarak bekletilmesini önlemek için; alınan teminata ait işin sonuçlandırılıp sonuçlandırılmadığı, mevzuatındaki süreler de dikkate alınarak muhasebe birimince takip edilmesi ve her mali yılsonunda teminata ilişkin belgeler hakkında ilgili birimden yeni bilgi alınır ve alınan bilgi doğrultusunda söz konusu mektup ve belgeler ilgilisine veya ilgili bankaya iade edilir ya da ertesi mali yıla devredilmesi gerekmektedir. Banka teminat mektupları, teminat konusu iş devam ettiği sürece muhafaza edilmektedir. Yapım işlerinde kesin hesap ve kesin kabul tutanağının onaylanmasından, diğer işlerde ise işin kabul tarihinden veya varsa garanti süresinin bitim tarihinden itibaren iki yıl içinde idarenin yazılı uyarısına rağmen talep edilmemesi nedeniyle iade edilemeyen kesin teminat mektupları hükümsüz kalmakta ve bankasına iade edilmesi gerekmektedir.

Konu ile ilgili Belediye kayıtlarındaki teminat mektupları incelenmiştir. Buna göre:

• Teminatın alınmasına esas işin sona ermesi dolayısıyla iade edilip muhasebe kayıtlarından çıkartılması gereken vadesi geçen ya da henüz geçmemiş teminat mektupları bulunmaktadır.

• Halihazırda kiralama işlemi devam eden bazı taşınmazlara ait teminat mektuplarının vadesi dolmuş olup, bunların vadesi uzatılmamıştır.

Teminat mektupları ile ilgili yapılan hatalı uygulamalar, bilançoda yer alan 910 ve 911 nolu hesaplara kaydedilen tutarların gerçek durumu yansıtmamasına sebep olmaktadır.

Kamu İdaresi tarafından bulguya iştirak edilerek, tespit edilen eksikliklere ilişkin düzeltme kayıtlarının yapıldığı ifade edilmiştir. Ancak bu kayıt işlemi, 2022 yılında yapıldığından söz konusu hesaplar 2021 yılında gerçek durumu yansıtmamaktadır.