Kamu İdaresi muhasebe sisteminde sadece fiyat ve maliyet olarak yer alan dayanıklı taşınırların mevcut durumunun, taşınır mal yönetim sistemi ile birlikte fiili olarak tespitinin mümkün olmadığı görülmüştür.

18.01.2007 tarihli ve 26407 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Sayım ve sayım sonrası yapılacak işlemler” başlıklı 32’nci maddesinde yer alan,

“(1) Kamu idarelerine ait taşınırların, taşınır kayıt yetkililerinin görevlerinden ayrılmalarında, yıl sonlarında ve harcama yetkilisinin gerekli gördüğü durum ve zamanlarda sayımı yapılır.

(…)

1. Sayımda bulunan miktar ile kayıtlı miktar arasında fark bulunması halinde miktarlarında farklılık bulunan taşınırların sayımı bir kez daha tekrarlanır. Yine farklı çıkarsa bu miktar “Fazla” veya “Noksan” sütununa kaydedilir.

2. Sayım kurulunca, taşınırların fiili miktarlarının kayıtlı miktarlardan eksik olduğunun tespit edilmesi halinde Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı ve Taşınır İşlem Fişi; fazla olduğunun tespit edilmesi halinde ise Taşınır İşlem Fişi düzenlettirilerek, defter kayıtlarının sayım sonuçlarıyla uygunluğu sağlanır.” hükümleri gereği taşınırların sayımıyla; muhasebe sisteminde kayıtlı tutarlar ile fiili durumun birbirini doğrulaması sağlanmaktadır.

Yapılan incelemede; İdareye ait olan dayanıklı taşınırların, muhasebe sisteminde 253 Tesis, Makine ve Cihazlar, 254 Taşıtlar ve 255 Demirbaşlar Hesaplarında fiyat ve maliyet olarak yer aldığı, sistemin dayanıklı taşınırların miktarı hakkında bilgi vermediği ve taşınırların nitelik, miktar, fiyat ve maliyet olarak ayrı ayrı dökümünü yapan ve muhasebe sistemindeki kayıtları teyit eden bir sistemin mevcut olmadığı; dolayısıyla muhasebe kayıtları ve fiili durumun eş zamanlı olarak teyidinin sağlanmasının mümkün olmadığı anlaşılmıştır.

Bu durum, dayanıklı taşınırlarda fire, kayıp veya çalınma gibi durumların fark edilmemesine yol açabileceği gibi taşınırların mevcudiyeti ile kayıtları arasındaki kontrolün sağlanmasına da engel olmaktadır.

Kamu İdaresince Yönetmelik hükümleri gereği kayıtlı taşınırların, Yönetim Bilgi Sistemi üzerinde nitelik, miktar, fiyat ve maliyet olarak birbirini teyit edecek şekilde düzenlenmesini sağlamak üzere hizmet sağlayıcıdan destek talebinde bulunulduğu ifade edilmişse de sistemdeki sorun, henüz çözüme kavuşturulmamıştır.

Anılan Yönetmelik hükümlerinin gereği olarak Kamu İdaresi taşınır mal yönetimi ve muhasebe sistemlerinin, nitelik, miktar, fiyat ve maliyet olarak birbirini teyit edecek şekilde düzenlenmesi gerekmektedir.