Karar Künyesi
Şirketin 2021 yılı mali işlemleri ve bunların dayandığı muhasebe belgelerinin, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun 18/2, 369/1 ve 375/1 maddelerindeki hükümler çerçevesinde incelenmesinde Şirket bünyesinde kurulmuş bir bütçe sistemi bulunmadığı görülmüştür.
6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun ;
“Tacir olmanın hükümleri, Genel olarak” başlıklı 18’inci maddesinin “(2) Her tacirin, ticaretine ait bütün faaliyetlerinde basiretli bir iş adamı gibi hareket etmesi gerekir.” hükmü, “Özen ve bağlılık yükümlülüğü” başlıklı 369’uncu maddesinin “(1) Yönetim kurulu üyeleri ve yönetimle görevli üçüncü kişiler, görevlerini tedbirli bir yöneticinin özeniyle yerine getirmek ve şirketin menfaatlerini dürüstlük kurallarına uyarak gözetmek yükümlülüğü altındadırlar.” hükmü,
Yönetim Kuruluna ilişkin “Devredilemez görev ve yetkiler” başlıklı 375’inci maddesinin “(1) Yönetim kurulunun devredilemez ve vazgeçilemez görev ve yetkileri şunlardır:
Muhasebe, finans denetimi ve şirketin yönetiminin gerektirdiği ölçüde, finansal planlama için gerekli düzenin kurulması.
Yönetimle görevli kişilerin, özellikle kanunlara, esas sözleşmeye, iç yönergelere ve yönetim kurulunun yazılı talimatlarına uygun hareket edip etmediklerinin üst gözetimi.” hükmü kapsamında incelenmesinde anılan mevzuat hükümleri çerçevesinde Şirket bünyesinde kurulmuş bir bütçe sistemi bulunmadığı, bu nedenle mal ve hizmet alımlarında harcama kontrolünün sağlanamadığı ve gerek harcamaların ekonomik tutarda olması , gerekse Şirket faaliyeti ile ilişkili olması hususlarında önemli eksiklikler ve belirsizlikler olduğu görülmüştür. Bu kapsamda, aşağıda tanımlanan hususlar tespit edilmiştir.
Şirket bünyesinde bütçeleme yapılmaması, harcamaların bütçe kapsamında olmaması ve bu nedenle gider kontrolünün sağlanamaması
Şirketin genel olarak gider gerçekleştirme işlemlerinde, harcama onayı belgesi düzenlenerek harcamalar gerekçelendirilmediğinden, yapılan alımların planlanmış ve bütçelenmiş hangi iş veya hizmet için yapıldığına ilişkin herhangi bir açıklama bu giderlere ilişkin MİF eki belgelerde yer almamaktadır. Doğrudan temin yöntemiyle alımlarda bir üst yönetim onay belgesi düzenlenmekteyse de, bu belgelerde belirtilen anlamda bir gerekçe bulunmamaktadır. Şirketin onaylanmış faaliyet ya da performans planları ile ilişkilendirilmeyen ve bütçesinde ödeneği bulunmayan harcamaların özellikle zarar eden bir yapıda hukuki olarak doğru ve yerinde görülmesi mümkün değildir. Zira kuruluş tarafından kullanılan kaynak Büyükşehir Belediyesi bütçesinden aktarılan kamu kaynağıdır.
Birimlerin faaliyet raporlamasına ilişkin ortak bir bir format ve kod sistemi belirlenmeli, faaliyet raporlaması kod sistemi ile bütçe kod sistemleri (muhasebe hesap kodları) birleştirilerek bunların birlikte raporlanması sağlanmalıdır. Faaliyet raporlarında yer verilecek bütçe tabloları da bu sistemde yer almalıdır. Faaliyet raporlamasında periyodik ve proje (fuar etkinlik sonuç raporları) bazlı raporlama formatları oluşturulmalıdır. Harcama birimlerince
gelir ve gider tertiplerine ilişkin risk değerlendirmesi yapılmalı, risk tedbirleri ayrıntılı olarak belirlenerek risk sorumluları belirlenmelidir.
Şirketin açıklanan şekilde bir bütçe sistemi kurması ve mali yönetim ve kontolünü bu çerçevede sağlaması, Şirket yöneticileri ile Yönetim Kurulunun anılan TTK hükümleri gereğince Şirketin menfaalerinin koruması ve artırması için önemli bir gerekliliktir.
Şirket tarafından verilen cevapta, bulguda belirtilen şekilde bir bütçe sistemi kurulacağı ve bu yönde gerekli çalışmaların yürütüldüğü belirtilmiştir.
4734 sayılı Kamu İhale Kanunu'nun istisna hükümleri kapsamında yapılan alımlarda indirimli fiyat elde edilmesinin sağlanamaması,
Şirketin faaliyetlerine ilişkin olarak 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 3/g maddesinin istisna hükmü kapsamında çeşitli ulaşım ve konaklama hizmeti alımları yaptığı , ancak bu giderler için hizmet alınan satıcılardan Şirkete özgü alınan indirimlerin belgelendirilmediği, sözleşmelerde alınan indirimlere ilişkin herhangi bir hüküm yer almadığı farklı alım işlemlerinin incelenmesinden anlaşılmıştır.
Her ne kadar söz konusu hizmetlerin alımı 4734 sayılı KİK 3/g maddesi kapsamında anılan Kanun hükümlerinden istisna ise de; bahse konu hizmetlerin alımında yukarıda yer verilen TTK hükümleri gereğince, alımlarda rekabetin sağlanması ve normal satış fiyatlarından belirli oranlarda indirim yapılması sağlanarak Şirket maliyetlerinin piyasa koşulları çerçevesinde en aza indirilmesi ve böylece Şirket menfaatlerinin korunması gerekmektedir.
Bilişim sistemine ilişkin harcamaların kuruluş faaliyetleri ve iç kontrolü ile ilişkisinin sağlanamaması
Şirket tarafından alınan bilişim hizmetlerinin tanımlarının ve miktarlarının belirsiz olduğu, ödemelerin alınan hizmet miktar ve çeşitlerine göre yapılmadığı görülmüştür.
Şirketin bilişim sistemi ve ilişkili sistemler için 2021 yılında 1.289.552 TL tutarında bakım ve destek hizmeti alımını sözleşmeye bağladığı, bu tutarın 558.115 TL’sini giderleştirdiği; bunun yanında yazılım ve donanımlar için 524.513 TL tutarında gider (740-770 nolu hesaplar) gerçekleştirdiği görülmüştür.
1791 yevmiye nolu MİF'de … A.Ş. firmasından 2020-2021 kapsayan bilişim hizmetleri alımı yapıldığı görülmüştür. Alımın toplamı 1.116.000 TL olup aylık 54.870 TL ödenmiştir. Alımı yapılan işlerin neler olduğuna ilişkin evrak ekinde yeterli belge olmadığı görülmüştür. MİF ekinde Ocak 2020 tarihli Ön keşif raporu ve yüklenici tarafından Mart, Haziran, Eylül ve Aralık aylarında yapılması planlanan eğitim çalışmalarını gösteren bir çizelge bulunmaktadır. Spesifik
olarak yapılan işlerin takviminin planlanması ve yıl içinde yüklenici tarafından bu hizmetlerin verilmesi şeklinde bir işleyiş olmadığı, bunun yerine hakediş raporları ve hizmet kabul tutanaklarında iş genel olarak “Bilişim teknolojileri işletme hizmeti: İZFAŞ AŞ nin Kültürpark ve Fuarİzmir adreslerindeki birimleri ile birlikte İzmir Metropol alan sınırları içindeki yeni açılabilecek tüm birimlerini danışmanlık, donanım dahil teknik destek, bakım onarım, sunucu sistem yükleme hizmetleri, yerel ağ işletimi, katılımcı ve ziyaretçi kablolu/kablosuz inyetnet hizmetleri, e-posta sunucu, web sunucu, veri depolama, sanallaştırma, yedekleme, güvenlik duvarı, FTP hizmetleri, santral ve telefon sistemleri, kamera güvenlik sistemleri ile işletmesi işleri desteği alım işi” olarak tanımlanmıştır. Sözleşme eki teknik şartnamede bilişim hizmetleri 15 adet, santral hizmetleri 9 adet, kamera sistem hizmetleri 6 adet, akreditasyon hizmetleri 4 adet iş olarak tanımlanmıştır. MİF eki hakedişte bu işlerden hangilerinin ne miktar ve kapsamda yapıldığı belirlenmemiş, bu çerçevede yapılan ödemenin hesabı gösterilmemiştir. Her hizmetin yerine getirilme usul ve esasları ile ölçüm kriterlerinin Şirket tarafından sözleşme ve eklerinde belirlenmesi ve bu belirlemelere göre yapılacak puantajlar esas alınarak hak ediş hazırlanması ve ödeme yapılması gerekmektedir.
Bu itibarla, Şirketin stratejik planı, bütçesi ve iç kontrol yapısı gereği oluşturduğu bir bilişim politikası ve buna uygun bir mal ve hizmet tedarik planı bulunmamaktadır. Bu kapsamda alınan yazılım, donanım ve bakım-onarım hizmetleri bir politika ve plana göre alınmamaktadır.
Bilişim hizmetlerine ilişkin harcamalar ile ilişkili diğer harcamaların pahalı ve Şirketin faaliyetlerinin yürütülmesi için kritik önemde olması nedeniyle; bunların stratejik plan, risk yönetim planı ve iç kontrollere ilişkin gereklilikler doğrultusunda planlı olarak alınması ve kullanılması yukarıda yer verilen TTK hükümleri gereğince Şirketin menfaatlerinin korunması ve artırılması için gereklidir.
Şirket tarafından verilen cevapta, bilgi işlem sistemleri kapsamında yapılan alımların 2022 yılında açık ihale yapılmak suretiyle gerçekleştirildiği belirtilmiştir.
Doğrudan temin yöntemiyle yapılan alımlarda yeterli piyasa araştırması yapılmaması ve bu kapsamda mal alımını talep eden birimin ambara giriş işlemleri fiilen yapılmadan muayene kabul işlemlerini de yapması
İlgili birim tarafından doğrudan temin yöntemiyle alınan bazı malzemelerin yeterli piyasa araştırması yapılmadan alındığı ve alınan malzemelerin ambar girişleri yapılmadan doğrudan kullanıma verildiği görülmüştür.
Doğrudan temin yönetiyle ihalesiz alınan mal ve hizmetlerin alımına ilişkin olarak piyasa araştırması esas ve usullerinin belirlenmesi ve böylelikle anılan TTK hükümleri gereğince
Şirketin menfaalerinin korunması ve artırılması sağlanmalıdır.
Giderlerin kuruluşun faaliyeti ile doğrudan ilişkili ve finansal durumuna uygun olması yönünde yeterli bir değerlendirme yapılmaması
Şirketin gerçekleştirdiği mal ve hizmet alımlarında bütçe ile belirlenmiş harcama sınırlamalarının bulunmaması ve yeterli piyasa araştırmasının yapılamaması sonucunda, bu giderlerin hem Şirket faaliyetleri açısından gerekli ve ticari olarak yararlı olup olmadığı belirsizleşmektedir.
Bu itibarla, Şirketin yüksek miktarlarda zarar etmesi nedeniyle önemli oranda sermaye kaybı yaşadığı bir mali durumda, finansal olarak planlanmamış, bütçe hedefleri ile ilişkilendirilmemiş ve ticari yararları değerlendirilmemiş harcamalar artmakta ve dönem zararları artarak devam etmektedir. Bu durum yukarıda yer verilen 6102 sayılı TTK hükümlerine uygun değildir.
Şirketin harcama gerekçelerinin açık ve somut olmaması, faaliyet alanı dışında ve mali duruma uygun olmayan harcama yapılması
Şirketin faaliyet alanı ve ticari hedefleri ile ilişkili olmayan, olumsuz mali durumu ile orantısız harcamalarda bulunduğu görülmüştür.
Bu itibarla, Şirketin yüksek miktarlarda zarar etmesi nedeniyle önemli oranda sermaye kaybı yaşadığı bir mali durumda, finansal olarak planlanmamış, bütçe hedefleri ile ilişkilendirilmemiş ve ekonomikliği değerlendirilmemiş harcamalar yapılmakta ve dönem zararları artarak devam etmektedir. Bu durum yukarıda yer verilen 6102 sayılı TTK hükümlerine uygun değildir.
Hizmet alımlarında yüklenici ile düzenlenen sözleşme tutarlarından fazla alım yapılması
Şirketin gerçekleştirdiği mal ve hizmet alımlarında, gider gerçekleştiren birimlerin bütçe ile belirlenmiş harcama sınırlamalarının bulunmaması nedeniyle sözleşmeler ile bağıtlanandan fazla tutarda ve sözleşme süresi bittikten sonra alım yapıldığı görülmüştür.
Bahse konu nitelikteki alımlarda harcama birimlerinin bütçe ödeneklerinin belirlenmesi ve gider gerçekleştirme hedef ve sınırlarının bu ödenekler ile tahdit edilmesi, böylelikle harcamalarda ekonomikliğin elde edilmesi suretiyle söz konusu işlemlerin anılan TTK hükümlerine uygunluğunun sağlanması gerekmektedir.
Reklam ve tanıtım hizmeti alımlarında alınan hizmetlerin miktar ve niteliğinin nasıl belirlendiğinin belirsiz olması ile alınan hizmetlerin sözleşmede belirlenen miktar ve tutarlara uygunluğunun kontrol edilememesi ve bunlara ilişkin standart bir kontrol ve belge düzeni olmaması
Şirketin gerçekleştirdiği reklam ve tanıtım hizmeti alımlarında, alımların hangi ticari faydaları elde etmek üzere ve hangi somut değerlendirmelere dayanılarak yapıldığının belirsiz olduğu, alınan hizmetlerin içerik ve parasal tutar olarak sözleşmeye uygunluğunun yeterli derecede kontrol edilmediği, gider tahakkuk işlemlerinin önceden belirlenmiş usul ve esaslara göre kontrol edilerek sistemli bir şekilde belgelendirilerek gerçekleştirilmediği görülmüştür.
Bu itibarla, Şirketin gerçekleştirdiği reklam ve tanıtım hizmeti alımlarında, tüm alımların;
Gider gerçekleştirecek harcama birimlerince gerekçelendirilerek bütçeleri ve planları ile ilişkilendirilmesi,
Elde edilecek ticari faydaların ve bunlara ilişkin yapılan somut değerlendirmelerin açıkça ifade edilerek harcama- ödenek kullanım onaylarında gösterilmesi,
Piyasa araştırması dahil gider gerçekleştirme usul ve esasları ile bunlara ilişkin sistem üzerinden düzenlenecek kanıtlayıcı belgelerin bu harcamalara özgülenerek belirlenmesi,
Yapılandırılan kontrollerin sistem üzerinde kaydedilip belgelendirilerek tamamlanması,
suretiyle söz konusu işlemlerin anılan TTK hükümlerine uygunluğunun sağlanması gerekmektedir.
Şirket tarafından verilen cevapta, kuruluş bünyesinde 2022 yılından itibaren bulguda belirtilen nitelikte bir bütçe ve harcama sistemi oluşturulacağı ve harcamaların bu kapsamda gerçekleştirileceği belirtilmiştir.