Şirket tarafından yapılan bazı hizmet alımlarına ilişkin teknik şartnamelerde ihtiyaç duyulan hizmetin niteliği, kapsamı, miktarı gibi kriterlerin somut olarak belirtilmemesi nedeniyle hizmetin gereği gibi yerine getirilip getirilmediği konusunda belirsizlik ve kontrol zafiyeti olduğu görülmüştür.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 5’inci maddesinde “İdareler, bu Kanuna göre yapılacak ihalelerde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla sorumludur.” <span>denilerek temel ilkeler belirlenmiştir.</span>

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Teknik şartname” başlıklı 16’ncı maddesinde teknik şartnamelerin işin teknik ayrıntılarını ve şartlarını gösterecek şekilde hazırlanarak ihale dokümanına dahil edileceği belirtilmiştir.

Şirket yönetim kurulu tarafından çıkarılan Satınalma Yönergesi’nin “Alım Öncesi Yapılacak İşlemler” başlıklı 7’nci maddesinde alım talebini yapan birim tarafından teknik şartnamenin hazırlanması gerektiği ifade edilmiştir.

Belirtilen düzenlemeler değerlendirildiğinde, teknik şartname, ihtiyaç duyulan işin teknik ayrıntılarını ve şartlarını göstermesi, ihtiyaç konusu hizmetin niteliği, miktarı, türü tereddüde mahal vermeyecek şekilde somut ve ölçülebilir olarak belirtilmesi gerekmektedir. Bununla birlikte teknik şartnamelerin satın alım öncesinde hazırlandığı ve isteklilerin teknik şartname hükümlerini değerlendirerek fiyat teklif vermeleri de göz önünde bulundurularak ihtiyaç konusunun teknik şartnamelere belirsiz, soyut ve ölçülemeyen ifadelere yer verilmeden düzenlenmesi gerekmektedir.

Yapılan incelemede, bazı hizmet alımlarında düzenlenen teknik şartnamelerde talep edilen hizmetin ölçülebilir olmadığı, soyut ifadelere yer verildiği ve bu nedenle yapılan alımlarda düzensizlikler olduğu görülmüştür.

2023/271490 ihale kayıt numaralı “İzmir İktisat Kongresi kapsamında 20/03/2023 tarihinde organizasyon hizmeti alımı” işi incelenmiştir. İşin teknik şartnamesinde 125 kişi olmak şartıyla, bir öğün yemek, tatlı, tuzlu, kuru pasta, çay, kahve, soda vb içeceklere ilişkin giderler ile davetlilerin şehir içi transferlerinin yüklenici tarafından sağlanacağı belirtilmiştir. Teknik şartnamede bunun dışında alımı yapılacak olan ne yemekler ne de diğer yükümlülükler için herhangi bir kriter belirlenmemiştir. Yüklenicinin iş için yaptığı tekliflerin detayı incelendiğinde, yemek için (KDV hariç) kişi başı 1.240 TL, tatlı-tuzlu kuru pasta için 600 TL, yine içecekler için 600 TL şeklinde teklif yapıldığı görülmüştür. Söz konusu ürünlere ilişkin görseller de ödeme evrakına ek olarak ilave edilmiştir. Mahiyeti itibariyle görsellerdeki ürünlerin yüklenicinin teklif ettiği bedellerden çok daha uygun bedelle temin edilebileceği değerlendirilmişir. Zira bahsi geçen görselde, yemeklerin tabldot şeklinde standart personel yemeği olarak sunulduğu görülmüştür.

Yine aynı şekilde, 2023/260974 ihale kayıt numaralı "İzmir İktisat Kongresi Kapsamında 14.03.2023 Tarihinde Tarihi Bıçakçı Han’da İstişare Toplantısı Organizasyon Hizmeti Alımı" incelenmiştir. Hizmet alımının teknik şartnamesine bakıldığında işin bir öğün yemek, kuru pasta, içecek, şehiriçi transfer ve masa ve mikrofon düzenine ilişkin olduğu anlaşılmaktadır. Yüklenicinin detaylı teklifine bakıldığında, yemek için kişi başına (KDV hariç) 600 TL, kuru pasta için 200 TL, çay, kahve, su, soda için 200 TL, şehiriçi transfer için (250 kişi) 130.000 TL, masa düzeni ve mikrofon vb için ise 25.000 TL teklif edildiği görülmüştür. Evraka eklenen görseller incelendiğinde alımı yapılan yemek, içecek ve kuru pasta maliyetlerinin diğerine göre çok daha düşük olduğu görülmüştür. Söz konusu bu alımın teknik şartnamesinin yukarıda belirtilen diğer alımla benzer olduğu ve işlerin yüklenicilerinin de aynı olduğu anlaşılmıştır.

Yapılan incelemede, bahsedilen iki alıma ait teklifler arasında yalnızca iki gün olmasına ve neredeyse aynı olan teknik şartnameler söz konusu olmasına karşın, fiyatlar arasındaki önemli tutardaki farkın nedenini açıklayan bir kanıta rastlanmamıştır. Her iki alımda da teknik şartname ve sözleşmede işin detayının belirtilmemiş olması, yüklenicinin aynı nitelikteki işe daha yüksek fiyat uygulamasına imkan vermiştir.

Kamu İdaresi cevabında, belirtilen mevzuat doğrultusunda gerekli işlemlerin yapılacağı ifade edilmiştir.

Bu itibarla, Şirket tarafından yapılan alımlar için hazırlanan teknik şartnamelerde, 4734 sayılı Kanun’da sayılan temel ilkelere uygun olarak alıma konu olan işlerin niteliği, türü ve miktarının tereddüde ve yanlış anlamaya mahal vermeyecek şekilde somut, ölçülebilir ve açık olarak belirtilmesi gerekmektedir.