Belediye mal ve hizmet alım işlerinde yapılan incelemelerde; ihaleyle veya doğrudan temin yöntemiyle yapılan alımlarda, muayene ve kabul işlemlerinde hatalı uygulamaların yapıldığı, şartnameye uygun teslim edilmeyen ve iadesi yapılan bazı işlerde kabul tutanağı düzenlendiği ve tutanağa kabul tarihi verilerek kabul evrakının beklemeye alındığı, yüklenicinin teslimi şartnameye uygun hale getirdiği tarihte ise eski tarihli evrakın işleme konulduğu, bu sebeple işin eksiksiz teslim alındığı tarihten önceki dönemlerde alınmış gibi kayıtlara girdiği, sonucunda da gecikme cezası ve diğer yaptırımların uygulanması için teslim tarihinin belirlenemediği ve uygulanmadığı, yine idare depolarında resmi olarak teslimi yapılmayan ürünler bulunması sebebiyle kayıtlar ile gerçek durumun birbirini tutmadığı görülmüştür.

19.12.2002 tarih ve 24968 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Mal Alımları Denetim Muayene ve Kabul İşlemlerine Dair Yönetmelik’in “İlkeler” başlıklı 5’inci maddesinde “Satın alınan mal yüklenici tarafından idareye teslim edilmedikçe muayene ve kabul işlemleri yapılamaz.” denilmektedir.

19.12.2002 tarih ve 24968 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan Hizmet Alımları Muayene ve Kabul Yönetmeliği’nin “İlkeler” başlıklı 4’üncü maddesinde “Taahhüt konusu hizmet yerine getirilmedikçe muayene ve kabul işlemleri yapılamaz. Muayene ve kabul işlemlerinin hangi süre içinde tamamlanacağının sözleşme ve eklerinde belirtilmesi zorunludur.” denilmektedir.

Yukarıda yer verilen mevzuat hükümlerinden anlaşılacağı üzere, gerek mal gerekse de hizmet alımlarında mal ve hizmetin şartnameye uygun olarak yerine getirilmediği sürece muayene ve kabul işlemlerinin yapılamayacağı ve hangi süre içerisinde tamamlanacağının sözleşme ve eklerinde belirtilmesi gerektiği ifade edilmiştir.

Yerinde yapılan incelemede; Belediyece teslim/tesellümü fiilen gerçekleştirilen işlerde, şartnameye uygun olmaması durumunda ürünlerin bir kısmının teslim alınarak idare deposunda uygun bir alanda muhafaza edildiği ve kalan eksikliklerin tamamlatılması için yükleniciye sözlü talimat verildiği anlaşılmıştır. Firma tarafından eksiklikler tamamlanana kadar teslim alınan malın idare depolarında kayıt altına alınmadan muhafaza edildiği, muayene ve kabul tutanağının da hazırlanıp, tarih atılarak beklemeye alındığı tespit edilmiştir. Yüklenici tarafından ürünler ileriki dönemde tamamlanarak eksiklikler giderildiğinde, önceden hazırlanan ve geçmiş tarihli muayene kabul komisyonu tutanağının işleme alındığı anlaşılmıştır. Bu durum ürünlerin şartname ve sözleşmeye uygun olarak teslim alındığı tarihin yani cezai yaptırım bitiş tarihinin tam olarak belirlenememesine dolayısıyla cezai yaptırım uygulanması gerekirken uygulanmaması/uygulanamamasına yol açmaktadır.

Bu duruma bağlı olarak ortaya çıkan başka bir konu ise; depo sayımında oluşan ürün fazlalığıdır. Emaneten alınan ürünlerin giriş kayıtları yapılmadığından, depo kayıtlarında fazla ürün yer almaktadır. Ayrıca kayıtlarda yer almadığı halde fiilen ve fiziken depoda var olan bu ürünlere ilişkin doğal afet veya hırsızlık gibi sebeplerle oluşacak zararların da idare ile yüklenici arasında sorunlara neden olabileceği açıktır.

Yukarıda belirtilen sebeplerle, belediyenin yapmış olduğu mal ve hizmet alımlarında muayene ve kabul yönetmeliklerinde yer alan hususlara dikkat edilmesi, mal teslimi ve hizmetlerin zamanında yapılmadığı durumlarda cezai yaptırımın başlatılması, kabul işleminin tamamlandığı tarihte ise komisyonca o günün tarihi ile birlikte kabulün yapılması uygun olacaktır.