Karar Künyesi
İdarenin taşınır mallarına ilişkin olarak Taşınır Mal Yönetmeliği’ne uymayan işlemler olduğuve idareye ait tüm taşınırların 255- Demirbaşlar Hesabına kaydedilmediği görülmüştür.
5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun 44’üncü maddesine dayanılarak hazırlanan Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Sorumluluk” başlıklı 5’inci maddesinin birinci fıkrasında;
“Harcama yetkilileri taşınırların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak edinilmesinden, kullanılmasından, kontrolünden, kayıtlarının bu Yönetmelikte belirtilen esas ve usullere göre saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasını sağlamaktan sorumludur. Harcama yetkilileri taşınır kayıtlarının bu Yönetmelik hükümlerine uygun olarak tutulması ve taşınır mal yönetim hesabının hazırlanması sorumluluğunu taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkilileri aracılığıyla yerine getirir.” denilmektedir.
Aynı Maddenin beşinci fıkrasında; “Taşınırların muhafazasından ve yönetilmesinden sorumlu olanların, gerekli tedbirlerin alınmaması veya özenin gösterilmemesi nedeniyle taşınırın kullanılmaz hale gelmesi veya yok olması sonucunda sebep oldukları kamu zararları hakkında, 27/9/2006 tarihli ve 2006/11058 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile yürürlüğe konulan Kamu Zararlarının Tahsiline İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik hükümleri uygulanır.” hükmü yer almaktadır.
Yönetmelik’in 6’ncı maddesinde taşınır kayıt yetkililerinin görev ve sorumlulukları belirtilmiş olup, taşınır kayıt yetkililerine taşınırları ambar veya sahada muhafazası, kontrolü ve harcama yetkilisine hesap vermesi ile ilişkin başlıca görev ve sorumlulukları sayılmıştır.
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin; “Amaç” başlıklı 1’inci maddesinde Yönetmeliğin amacının, kaynağına ve edinme yöntemine bakılmaksızın kamu idarelerine ait taşınır malların kaydı, muhafazası ve kullanımı ile yönetim hesabının verilmesi, merkez ve taşrada taşınır yönetim sorumlularıyla bunlar adına görev yapacak olanların belirlenmesi ve kamu idareleri arasında taşınırların bedelsiz devri ile tahsisine ilişkin esas ve usulleri belirlemek olduğu; “Kapsam” başlıklı 2’nci maddesinde ise genel yönetim kapsamındaki kamu idarelerini ve bunlara ait taşınır malları kapsadığı belirtilmiştir.
Bu çerçevede Belediyenin taşınır mal yönetimi ve kayıtları üzerinde yapılan incelemelerde aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir:
Harcama Birimi Taşınır Kontrol Yetkilisi Olarak, Başka Harcama Birimindeki Personelin Görevlendirilmesi
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkilileri” başlıklı 6’ncı maddesinde; “(1) Taşınır kayıt yetkilileri, harcama yetkililerince, memuriyet veya çalışma unvanına bağlı kalmaksızın, taşınır kayıt ve işlemlerini bu Yönetmelikte belirtilen usule uygun şekilde yapabilecek bilgi ve niteliklere sahip personel arasından görevlendirilir. Dış temsilciliklerde taşınır kayıt yetkilileri misyon şefleri tarafından görevlendirilir. Taşınır işlemleri yoğun olan harcama birimlerinde birden fazla taşınır kayıt yetkilisi görevlendirilebilir. Kamu idarelerince ihtiyaç duyulması halinde birden fazla harcama biriminin taşınır kayıtları harcama birimleri itibarıyla ayrı ayrı tutulmak kaydıyla, bir taşınır kayıt yetkilisi tarafından yürütülebilir.
(2) Taşınır kontrol yetkilileri, harcama yetkililerince, taşınır kayıt yetkilisinin yapmış olduğu kayıt ve işlemleri kontrol etmek üzere yardımcılarından veya bunların bir alt kademesindeki yöneticileri arasından görevlendirilir. Personel yetersizliği nedeniyle taşınır kontrol yetkilisi görevlendirilemeyen harcama birimlerinde ise bu görev harcama yetkilisi tarafından yerine getirilir…” denilmektedir.
Muhasebat Genel Müdürlüğü’nün Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilileri başlıklı 30 Sıra No.lu Genel Tebliği’nin 2’inci bölümünde taşınır kayıtlarının harcama birimleri itibarıyla tutulması ve taşınır yönetim hesabının da harcama birimleri itibarıyla verilmesinin esas olduğu, harcama biriminden kastedilenin, kamu idaresi bütçesinde ödenek tahsis edilen ve harcama yetkisi bulunan merkez birimleri ve ödenek gönderme belgesiyle harcama yetkisi verilen merkez dışı birimler olduğu açıklanmıştır. Aynı bölümün 3/c maddesinde;
“c) Birden fazla fiziki taşınır ambarı/deposu olsa dahi, taşınır işlemleri tek bir taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi tarafından yürütülmesi mümkün olan harcama birimlerinde ve taşınırların muhafaza edileceği birer fiziki ambarı olmamasına rağmen, kayıtların ayrıntılı izlenebilmesi için elektronik ortamda harcama birimine bağlı birer ambar olarak tanımlanmış bulunan ilköğretim okulu, eğitim kursu, sağlık ocağı, dispanser gibi alt birimlerde, ayrıca taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi görevlendirilmesi zorunlu değildir.”
denilmiştir.
Yukarıda yer alan mevzuat hükmüne göre; kamu idarelerince ihtiyaç duyulması halinde birden fazla harcama biriminin taşınır kayıtları harcama birimleri itibarıyla ayrı ayrı tutulmak kaydıyla, bir taşınır kayıt yetkilisi tarafından yürütülebilmektedir. Fakat harcama yetkilileri, taşınır kayıt yetkilisinin yapmış olduğu kayıt ve işlemleri kontrol etmek üzere yardımcılarından veya bunların bir alt kademesindeki yöneticileri arasından taşınır kontrol yetkilisi görevlendirmeli, personel yetersizliği nedeniyle taşınır kontrol yetkilisi görevlendirilemeyen harcama birimlerinde ise bu görev harcama yetkilisinin kendisi tarafından yerine getirilmelidir. Taşınır kontrol yetkilisi görevlendirilemeyen harcama birimlerinde bu görevi başka harcama birimlerinde kadrosu bulunan personelin yapması mevzuatın amir hükmüne aykırıdır. 30 Sıra No.lu Tebliğ’de açıklandığı üzere aynı harcama birimi içinde birden fazla ambar/depo bulunduğu durumlarda her birisi için ayrı ayrı taşınır kayıt kontrol yetkilisi görevlendirmenin zorunlu olmadığı belirtilmiş olup, kamu idaresinin tüm harcama birimleri için tek bir taşınır kayıt kontrol yetkilisi görevlendirmenin yeterli olacağından bahsedilmemiştir.
Yapılan incelemede belediyenin tüm harcama birimlerinde (iki birim hariç) harcama yetkililerince taşınır kontrol yetkilisi olarak kendi birimleri dışından, destek hizmetlerinde kadrosu bulunan bir personelin görevlendirildiği görülmüştür.
Kamu idaresinin cevabında; Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkilileri” başlıklı 6’ncı maddesinde yer alan "kamu idarelerince ihtiyaç duyulması halinde birden fazla harcama biriminin taşınır kayıtları harcama birimleri itibarıyla ayrı ayrı tutulmak kaydıyla, bir taşınır kayıt yetkilisi tarafından yürütülebilir" ibaresi gereğince Emlak İstimlak Müdürlüğü hariç diğer tüm harcama birimleri için Destek Hizmetlerinde görevli personel görevlendirildiği, Emlak İstimlak Müdürlüğünde ise müdürlük bünyesinde bulunan personelleri arasından görevlendirme yapıldığı belirtilmiştir.
Açıklanan mevzuat hükmüne göre harcama yetkilileri, taşınır kayıt yetkilisinin yapmış olduğu kayıt ve işlemleri kontrol etmek üzere yardımcılarından veya bunların bir alt kademesindeki yöneticileri arasından taşınır kontrol yetkilisi görevlendirmeli, personel yetersizliği nedeniyle taşınır kontrol yetkilisi görevlendirilemeyen harcama birimlerinde ise bu görev harcama yetkilisinin kendisi tarafından yerine getirilmelidir.
Harcama birimlerinde personel yetersizliği nedeniyle taşınır kontrol yetkilisinin görevlendirilemediği durumlarda bu görevi harcama yetkilisinin yerine getirebileceği, mevzuatın amir hükmüdür. Bu nedenle, belirtilen görevlendirmelerin mevzuatına uygun yapılması gerekmektedir.
Taşınır Sicil Numaralarının Taşınırlar Üzerinde Yer Almaması
Taşınır Mal Yönetmeliği’nin 36’ncı maddesinde;
“(1) Giriş kaydı yapılan dayanıklı taşınırlara, taşınır kayıt yetkilisi tarafından bir sicil numarası verilir. Bu numara yazma, kazıma, damga vurma veya etiket yapıştırma suretiyle taşınırın üzerinde kalıcı olacak şekilde belirtilir. Fiziki veya kullanım özellikleri nedeniyle numaralandırılması mümkün olmayan taşınırlara bu işlem uygulanmaz.
(2) Sicil numarası üç grup rakamdan oluşur. Birinci grup rakam, taşınırın Dayanıklı Taşınırlar Defterinde ayrıntılı izlenmek üzere kaydedildiği taşınır kodundan; ikinci grup rakam, taşınırın giriş kaydedildiği yılın son iki rakamından; üçüncü grup rakam ise taşınıra verilen giriş sıra numarasından oluşur.” denilmektedir.
Taşınır işlemlerinin incelenmesi neticesinde; dayanıklı taşınırlara Yönetmelik’te belirtilen şekilde sicil numaralarının verildiği ancak bu sicil numaralarının yazma, kazıma, damga vurma veya etiket yapıştırma suretiyle kalıcı olacak şekilde ilgili taşınırlar üzerinde yer almadığı tespit edilmiştir.
Kamu idaresinin cevabında; barkod makinesi temin edilmiş olup, 2024 yılı içinde taşınırların sayımı yapılarak etiketlemesi gerçekleştirileceği belirtilmiş ise de bulguda yer alan mevzuata aykırı işlemlerin 2023 yılı sonu itibarıyla tamamlanmadığı görülmüştür.
Yukarıdaki mevzuat hükmü ve açıklamalardan da anlaşılacağı üzere dayanıklı taşınırlar üzerinde sicil numaraları bulunmadığı takdirde, taşınır sayımları sağlıklı olarak yapılamayacak, dolayısıyla taşınır yönetim hesabı sağlıklı olarak verilemeyecektir. Dayanıklı taşınırlar defterinde kayıtlı olan ve harcama birimi taşınır yönetim hesabında yer alan bütün dayanıklı taşınırların sicil numaralarının, taşınırların üzerinde kalıcı olacak şekilde belirtilmesi gerekmektedir.
Müze Defteri ve Kütüphane Defterinin Tutulmaması, Demirbaşlar Hesabının Gerçeği Yansıtmaması
Anılan Yönetmelik’in 9’uncu maddesinde;
“(1) Taşınır işlemlerinde, özelliklerine göre tutulacak defterler şunlardır.
...
c) Müze Defteri (Örnek: 3): Bu defter, müzelerde sergilenen veya sergilenmek üzere muhafaza altında bulundurulan taşınırlar için tutulur. Her bir taşınır için ayrı kayıt yapılır.
ç) Kütüphane Defteri (Örnek: 4): Bu defter, kütüphanelerdeki yazma ve basma nadir eserler ile kitap ve kitap dışı materyal için tutulur. Her bir taşınır için ayrı kayıt yapılır.” denilmek suretiyle taşınırların özelliklerine göre tutulacak defterler sayılmıştır.
Bu defterlere yıl içerisinde satın alma veya başka suretle edinilen taşınırların giriş kayıtları, taşınırların özelliklerine göre tüketime veya kullanıma verilmeleri sebebiyle çıkış kayıtları yapılır. Dönem sonunda ise müzede ve kütüphanede bulunan taşınırların sayımı sonucunda tespit edilen miktarlar ile defter değerleri karşılaştırılır. Bu defterler elektronik ortamda da tutulabilmekte olup bulunması gereken bilgileri gösteren örnekleri Yönetmelik ekinde yer almaktadır.
Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin; 255- Demirbaşlar Hesabı’nın işleyişini gösteren 199’uncu maddesinde idarelere bedelsiz olarak intikal eden demirbaşların tespit edilen değerleri üzerinden bu hesaba borç, 600-Gelirler Hesabına alacak kaydedileceği; bağış ve yardımlar dolayısıyla edinilen bu hesapta kayıtlı demirbaşlardan, kullanılmadığı veya amaç dışı kullanıldığı için geri istenilenlerin, kayıtlı değeri üzerinden bu hesaba alacak, ayrılmış olan amortisman tutarının 257-Birikmiş Amortismanlar Hesabına, kalanının 630- Giderler Hesabına borç kaydedileceği, Maddi Duran Varlıklar hesap grubuna ilişkin işlemleri açıklayan 187’nci maddesinde ise sanat eserlerinin amortismana tabi tutulmaması gerektiği hükümleri yer almıştır. Ayrıca Çevre, Şehircilik ve İklim Değişikliği Bakanlığınca yayımlanan 2023 Yılı Mahalli İdareler Detaylı Hesap Planına göre idarelere ait tarihi ve sanat değeri olan eserlerin “255.06. Tarihi veya Sanat Değeri Olan Demirbaşlar” altındaki ilgili detay kodlarına, kitapların ve kitap dışı materyallerin ise “255.07.Kütüphane Demirbaşları” altındaki ilgili detay kodlarına kaydedilerek takip edilmesi öngörülmüştür.
Yapılan incelemede;
Belediye Meclisinin 27.10.1997 tarih ve 97/3-11 sayılı kararıyla Söke İlçesi Konak Mahallesi Aydın Caddesi 29 ada 13, 14 numaralı parsellerde kayıtlı taşınmaz sahibinin "Fatma Suat Orhon Müze ve Sanat Evi”adı altında kullanılmak üzere, her ne suretle olursa başkasına devri ve satışının yapılmamak kaydı ile yaptığı şartlı bağışının kabul edildiği, Belediye Meclisinin 11.06.1998 Tarih ve 98/1-15 sayılı Kararı ile söz konusu taşınmazın bağış şartına uygun olarak özel müze olarak kurulmasına karar verildiği, bu taşınmazın halen idare tarafından müze olarak işletildiği, Kültür ve Sosyal İşler Müdürlüğünden alınan bilgilere göre Söke 2. Noterliğince onaylanmış Fatma Suat Orhon Özel Müzesi Etnografik Eser Envanteri Defterleri’ne kayıtlı olarak bağış veya satın alma yoluyla edinilmiş 437 adet eser bulunduğu, eserlerin özelliklerinin ve birer adet fotoğraflarının noter onaylı adı geçen deftere kayıtlı olduğu, fakat Taşınır mal Yönetmeliği’nin 9’uncu maddesinde müzelerde sergilenen veya sergilenmek üzere muhafaza altında bulundurulan taşınırlar için tutulması istenilen ve örneği yönetmeliğin ekinde bulunan Müze Defterinin (TMY Örnek: 3) tutulmadığı, ayrıca bilançoda 255-Demirbaşlar Hesabına kaydedilmediği,
Belediye Meclisinin 03.10.2022 Tarih ve 2022/11-118 sayılı kararıyla Söke İlçesi Konak Mahallesi Aydın Caddesi 29 ada 15 numaralı parselde kayıtlı taşınmazın "Söke Belediyesi Prof. Dr. İlber ORTAYLI Kitap Evi” olarak kurulduğu, bu taşınmazın halen idare tarafından kitap evi olarak işletildiği, Kültür ve Sosyal İşler Müdürlüğünden alınan bilgilere göre kitapevinde bağış ve satın alma yoluyla edinilen 4.511 adet kitap ve 250 adet materyal mevcut olduğu, fakat Taşınır mal Yönetmeliği’nin 9’uncu maddesinde kütüphanelerdeki yazma ve basma nadir eserler ile kitap ve kitap dışı materyaller için tutulması istenilen ve örneği yönetmeliğin ekinde bulunan Kütüphane Defterinin (TMY Örnek: 4) tutulmadığı, ayrıca mevcut kitap ve kitap dışı materyallerin bilançoda 255-Demirbaşlar Hesabına kaydedilmediği görülmüştür.
Denetimlerde harcama yetkilisince söz konusu kitap evinin T.C. Kültür ve Turizm Bakanlığı'na bağlı "Halk Kütüphanesi" şeklinde kütüphane statüsünde olmadığı ve kitapevi olarak kullanıldığı için Kütüphane Defterinin (TMY Örnek: 4) düzenlenmediği belirtilmiş ise de; Taşınır Mal Yönetmeliği’ne göre belediyelerin de dahil olduğu genel yönetim kapsamındaki kamu idarelerince kaynağına ve edinme yöntemine bakılmaksızın kamu idarelerine ait tüm taşınır malların kaydı, muhafazası ve kullanımı ile yönetim hesabının verilmesi yönetmelik kapsamında yapılmalıdır.
Bu itibarla açıklanan mevzuat hükümlerine göre belediye tarafından "Fatma Suat Orhon Müze ve Sanat Evi”adı altında özel müze olarak kurulup işletilen müzede muhafaza edilen bağış veya satın alma yoluyla edinilmiş 437 adet eserin Müze Defterine (TMY Örnek: 3), "Söke Belediyesi Prof. Dr. İlber ORTAYLI Kitap Evi” olarak kurulup işletilen kitap evinde bağış ve satın alma yoluyla edinilen 4.511 adet kitap ve 250 adet materyalin Kütüphane Defterine (TMY Örnek: 4) kaydedilmesi, ayrıca demirbaşlar hesabında yer almayan söz konusu tarihi ve sanat değeri olan eserlerin, kitapların ve kitap dışı materyallerin değer tespitlerinin yapılarak 255- Demirbaşlar Hesabı’na kaydedilmesi gerekmektedir.
Müze Yönetim Hesabı Cetveli ve Kütüphane Yönetim Hesabı Cetvelinin Düzenlenmemesi
“Taşınır mal yönetim hesabı” başlıklı 34’üncü maddesinde; (1) (Değişik: 14/3/2016-2016/8646 K.)
Taşınır mal yönetim hesabı, Kanunun kaynakların kullanılması ve yönetilmesi konusunda harcama birimi ve harcama yetkililerine yüklediği sorumluluğun gereği olarak taşınır kayıt ve işlemlerinin usulüne uygun yapılıp yapılmadığının harcama yetkilisi tarafından kontrol ve denetimine esas olmak üzere taşınır kayıt yetkilisi tarafından harcama birimleri itibarıyla hazırlanır ve taşınır kontrol yetkilisince kayıt ve belgeler ile mali tablolara uygunluğu kontrol edilerek imzalanır. Taşınır mal yönetim hesabında; önceki yıldan devredilen, yılı içinde giren, çıkan ve ertesi yıla devredilen taşınırlar ile yılsonu sayımında bulunan fazla ve noksanlar gösterilir.
Taşınır mal yönetim hesabı aşağıdaki cetvellerden oluşur:
Yılsonu sayımına ilişkin Sayım Tutanağı.
Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli.
Harcama Birimi Taşınır Mal Yönetim Hesabı Cetveli; müze ve kütüphane olarak faaliyet gösteren harcama birimlerinde Müze/Kütüphane Yönetim Hesabı Cetveli.
ç) Yılsonu itibarıyla en son düzenlenen Taşınır İşlem Fişinin sıra numarasını gösterir tutanak.” denilmiştir.
İdarenin harcama birimlerinde işletilen müze (Fatma Suat Orhon Müze ve Sanat Evi) ve kütüphane (Söke Belediyesi Prof. Dr. İlber ORTAYLI Kitap Evi) bulunmasına rağmen bu yerlerin bağlı olduğu harcama birimlerinin taşınır mal yönetim hesabında Müze Yönetim Hesabı Cetveli (Örnek 18) ve Kütüphane Yönetim Hesabı Cetvelinin (Örnek 18) düzenlenmediği görülmüştür.
Denetimlerde harcama yetkilisince söz konusu kitap evinin T.C. Kültür ve Turizm Bakanlığı'na bağlı "Halk Kütüphanesi" şeklinde kütüphane statüsünde olmadığı ve kitapevi olarak kullanıldığı için Kütüphane Yönetim Hesabı Cetvelinin (Örnek 18) düzenlenmediği belirtilmiş ise de; Taşınır Mal Yönetmeliği’ne göre belediyelerin de dahil olduğu genel yönetim kapsamındaki kamu idarelerince kaynağına ve edinme yöntemine bakılmaksızın kamu idarelerine ait tüm taşınır malların kaydı, muhafazası ve kullanımı ile yönetim hesabının verilmesi yönetmelik kapsamında yapılmalıdır.
Yukarıda açıklanan mevzuat hükümlerine göre bünyesinde müzeler ile niteliği ve işletme şekline bakılmaksızın kütüphane (kitap evi) olarak faaliyet gösteren yerler bulunan harcama birimlerinde yıl sonunda Müze Yönetim Hesabı Cetveli (Örnek 18) ile Kütüphane Yönetim Hesabı Cetvelinin (Örnek 18) düzenlenmesi ve Taşınır Mal Yönetim Hesabına dahil edilmesi gerekmektedir.
Kamu idaresinin cevabında; Kültür ve Sosyal İşler Müdürlüğüne bağlı olarak faaliyet gösteren “Prof. Dr. İlber ORTAYLI Kitap Evi” ve "Fatma Suat Orhon Müze ve Sanat Evinde” bulunan kitap ve materyallerin taşınır mal yönetmeliği ve ilgili mevzuat kapsamında demirbaşlar hesabına kayıtlarının yapılabilmesi ve yılsonunda yönetim hesabı cetvellerinin düzenlenmesi için muhasebe programındaki “Kütüphane Defteri” ve “Müze Defteri” ve ilgili ekranlarının bilgi işlem birimince aktif hale getirilmesi durumunda, Mali Hizmetler Müdürlüğü ile koordineli olarak Taşınır Mal Yönetmeliği hükümleri çerçevesinde gerekli iş ve işlemlere başlanacağı belirtilmiş ise de bulguda yer alan mevzuata aykırı işlemlerin 2023 yılı sonu itibarıyla tamamlanmadığı görülmüştür.
Bu itibarla İdarenin taşınır mallarına ilişkin olarak bulgumuzda yer alan Taşınır Mal Yönetmeliği’ne uymayan işlemlerin mevzuatına uygun olarak tamamlanması, bilançoda 255- Demirbaşlar Hesabına kaydedilmeyen taşınırların muhasebe kayıtlarının yapılması gerektiği değerlendirilmektedir.