İSTON AŞ’nin hizmet alım ihaleleri kapsamında denetim, muayene ve kabul işlemlerini her hakediş için değil yılsonunda kesin kabul için bir kez yaptığı görülmüştür.

4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu’nun “Sözleşmede yer alması zorunlu hususlar” başlıklı 7’nci maddesinin (p) bendinde;

“Denetim, muayene ve kabul işlemlerine ilişkin şartlar.”,

“Denetim, muayene ve kabul işlemleri” başlıklı 11’inci maddesinde;

“Teslim edilen mal, hizmet, yapım veya yapılan işin muayene ve kabul işlemleri, idarelerce kurulacak en az üç kişilik muayene ve kabul komisyonları tarafından yapılır. Mal veya yapılan iş yüklenici tarafından idareye teslim edilmedikçe muayene ve kabul işlemleri yapılamaz...”,

hükümleri yer almaktadır.

Mal Alımları Denetim Muayene ve Kabul İşlemlerine Dair Yönetmelik ve Hizmet Alımları Muayene ve Kabul Yönetmeliği’nin “Kapsam” başlıklı 2’nci maddeleri ile Yapım İşleri Muayene ve Kabul Yönetmeliği’nin “Amaç ve kapsam” başlıklı 1’inci maddesinde özetle; söz konusu Yönetmeliklerin 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu kapsamındaki kamu kurum ve kuruluşlarının, bu Kanun hükümlerine göre yaptıkları ihaleler sonucunda teslim edilen mallar veya hizmetler için 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanununun 11 inci maddesi uyarınca kuracakları muayene ve kabul komisyonlarının kuruluş ve çalışma esasları ile ara denetim, muayene ve kabul işlemlerinde uygulanacak esas ve usulleri kapsadığı belirtilmiştir.

Yukarıda yer verilen mevzuat hükümlerine göre, İdarelerin, 4734 sayılı Kanun kapsamında ihale ile gerçekleştirdikleri mal, hizmet veya yapım işlerinde denetim, muayene ve kabul işlemlerini 4735 sayılı Kanun ile anılan Yönetmelik’ler kapsamında gerçekleştirmeleri

gerekmektedir. Şirket, doğrudan temin alım yöntemini tercih ettiği mal, hizmet veya yapım işlerini sözleşmeye bağlamış ve sözleşmesinde denetim, muayene ve kabul öngörmüşse, aynı ihaleli işlerde olduğu gibi denetim, muayene ve kabul işlemlerini mezkur Kanun ve Yönetmelikler çerçevesinde yürütmesi gerekmektedir.

Yapılan incelemede; Şirketin 4734 sayılı Kanun kapsamında ihale ile gerçekleştirdiği hizmet alımlarında kontrol teşkilatı tutanakları için denetim, muayene ve kabul işlemlerini her hakedişin ödemesi esnasında değil sadece hizmet alımı işinin bittiği kesin kabulü esnasında tek seferde gerçekleştirdiği tespit edilmiştir. Bu durum yüklenici firmaya ilk hakedişten kesin kabule kadar yapılan tüm ödemelerin denetim, muayene ve kabul tutanakları olmadan yapılmasına yol açmaktadır.

Yukarıda yer alan denetim tespiti üzerine, Şirket tarafından, Hizmet İşleri Genel Şartnamesi’nin 44’üncü maddesinin b bendinde bahsedilen sürekli nitelikteki işlerde kontrol teşkilatının Genel Şartname gereğince tuttuğu kayıtlar ile yükleniciye yapılan ödemelere ilişkin belge ve kayıtların esas alındığından bahisle her bir hakediş ödemesinde denetim, muayene ve kabul komisyonu tutanaklarının aranmayacağından bahsedilmektedir. Oysa anılan Genel Şartname’nin 44’üncü maddesinde süreklilik arz eden işlerde kontrol teşkilatı tutanaklarının denetim, muayene ve kabul komisyonu için esas teşkil edeceği ve her ödemede bu tutanakların denetim, muayene ve kabul komisyonlarınca dikkate alınarak tutanağa bağlanacağı açık bir şekilde ifade edilmektedir. Şirkette yapılan incelemede personel taşıması, yemek vb. gibi hizmet alımı işlerinde muayene ve kabul işlemlerinin sadece yıl sonunda bir defaya mahsus yapıldığı, önceki hiçbir hakediş ödemesinde denetim, muayene ve kabul komisyonu tutanakları olmadan ödemede bulunulduğu görülmüştür. Ayrıca Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği’nde de Kamu İhale Kanunu’nun 3’üncü maddesi dışında kalan alımlarda her bir hakediş belgesine eklenmesi gereken belgeler kanun koyucu tarafından sayma usulüyle tek tek belirtilmiş olup muayene ve kabul komisyonu tutanağının ödeme yapılmadan önce ön inceleme birimlerince aranması gerektiği sarih bir şekilde ifade edilmiştir. Denetim, muayene ve kabul komisyonu tutanağı olmaksızın hizmet alımı işlerinde hakediş ödemesinde bulunulması; hem eksik belge ile ödeme yapılmasına, hem de birbirini çapraz olarak denetleyen iki ayrı komisyonun (Kontrol Teşkilatı- Denetim, Muayene ve Kabul Komisyonu) bulunmamasının Şirkette bir iç kontrol zaafiyetine yol açaçağı düşünülmektedir. Bu doğrultuda her bir hizmet alımı hakediş ödemesinde kontrol teşkilatı kayıtlarına istinaden denetim, muayene ve kabul komisyonu tutanağı oluşturularak ödeme emri belgesine eklenmesi gerektiği değerlendirilmektedir.

Bu itibarla, Şirketin hizmet alımı ihaleleri kapsamında düzenlemiş olduğu her hakediş için denetim, muayene ve kabul işlemlerini 4735 sayılı Kanun ile ilgili Yönetmelik’lerde öngörülen hükümlere uygun olarak gerçekleştirmesi gerekmektedir.