Kamu İdaresi tarafından verilen bazı avansların mahsubunda, muhasebeleştirmeye esas belge olarak muhasebe işlem fişi kullanıldığı görülmüştür.

21.01.2006 tarih ve 26056 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Ön Ödeme Usul ve

Esasları Hakkında Yönetmelik’in “Tanımlar” başlıklı 4’üncü maddesinde ön ödeme, ilgili mevzuatında öngörülen hallerde kesin ödeme öncesi avans veya kredi şeklinde yapılan ödeme şeklinde tanımlanmıştır.

27.05.2016 tarih ve 29724 mükerrer sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği’nin “Tanımlar” başlıklı 3’üncü maddesinde Mahalli idarelerce, bütçeden yapılacak kesin ödemeler için Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin ekinde yer alan ödeme emri belgesini; ön ödeme suretiyle yapılacak ödemelerde ise anılan Yönetmelik eki muhasebe işlem fişinin kullanılacağı hüküm altına alınmıştır.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 160 İş Avans ve Kredileri Hesabı’nın işleyişini düzenleyen 126’ncı maddesinde; verilen iş avans ve kredilerinden yapılan giderlere ilişkin kanıtlayıcı belgeler geldiğinde harcama tutarı, bir taraftan bu hesaba alacak, 630 Giderler Hesabına ya da varlığa dönüştürülecek bir harcama unsuru ise ilgili varlık hesabına borç; diğer taraftan 830 Bütçe Giderleri Hesabı’na borç 835 Gider Yansıtma Hesabı’na alacak kaydedileceği belirtilmiştir.

Anılan mevzuat hükümleri gereği avans verme veya kredi açma işlemleri “ön ödeme ” kapsamında olduğu için bu işlemlere ilişkin ödemeler muhasebe işlem fişi ile yapılmalıdır. Verilen avans ve açılan kredilerden yapılan giderlere ilişkin kanıtlayıcı belgeler muhasebe birimine geldiğinde ise söz konusu işlem bütçeden yapılan kesin ödeme tanımına girdiğinden kapatma işleminin ödeme emri belgesi ile yapılması gerekmektedir.

Yapılan incelemede bazı avans ve krediler kapatılırken muhasebe işlem fişi kullanılmış ve bunun sonucunda harcamalar bütçe ile ilişkilendirilmemiştir. Dolayısıyla 830 Bütçe Giderleri Hesabı olması gerekenden daha az görünmektedir.

Ön ödeme suretiyle yapılacak ödemelerde anılan mevzuata uygun hareket edilmesi gerekmektedir.