Üniversitede düzenlenen sempozyum için tahsilat yapıldığı, sponsorluk ve reklam geliri elde edildiği, kongre ve sempozyum giderlerinin ağırlıklı kısmının bu gelirlerden karşılandığı, ancak özel hesaptan yapılan harcamalar dışında kalan gelir ve gider işlemlerinin muhasebe sistemi dışında takip edildiği tespit edilmiştir.

5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun “Tanımlar” başlıklı 3’üncü maddesinde;

“Münhasıran bu Kanunun uygulanmasında;

…

g) Kamu kaynakları: Borçlanma suretiyle elde edilen imkânlar dahil kamuya ait gelirler, taşınır ve taşınmazlar, hesaplarda bulunan para, alacak ve haklar ile her türlü değerleri,

…

İfade eder” denilmekte olup Kanun’un “Bütçelerden yardım yapılması” başlıklı 29’uncu maddesinde; “Gerçek veya tüzel kişilere kanunda veya Cumhurbaşkanlığı kararnamesinde dayanağı olmadan kamu kaynağı kullandırılamaz, yardımda bulunulamaz veya menfaat sağlanamaz” hükmüne yer verilmek suretiyle kamu kaynağı kullanılmasının yasal dayanak gerektirdiği vurgulanmış olmaktadır.

Muhasebe Yetkilisi Adaylarının Eğitimi, Sertifika Verilmesi ile Muhasebe Yetkililerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik’te muhasebe hizmetinin; gelir ve alacakların tahsili, giderlerin ve borçların hak sahiplerine ödenmesi, para ve parayla ifade edilebilen değerler ile emanetlerin alınması, saklanması, ilgililere verilmesi, gönderilmesi ve diğer tüm mali işlemlerin kayıtlarının yapılması ve raporlanması işlemlerini, ifade ettiği belirtilmiştir.

Adı geçen Yönetmelik’te “Yetkisiz tahsil ve ödeme yapılamayacağı ve birleşemeyecek görevler” 25’inci maddede açıklanmış olup buna göre;

“Kanunların öngördüğü şekilde yetkili kılınmamış hiçbir gerçek veya tüzel kişi kamu adına tahsilat ve ödeme yapamayacağı gibi muhasebe hizmeti de veremez.

Usulüne göre atanmadığı halde muhasebe hizmetlerinden bir kısmını veya tamamını kendiliğinden yapanlar ile yapılması konusunda emir veren yöneticiler hakkında, Sayıştay tarafından belirlenecek mali sorumlulukları saklı kalmak üzere, adli ve idari yönden de ayrıca işlem yapılır.” Denilmektedir.

Yukarıda bahsedilen hükümlere göre düzenlenen kongre, sempozyum gibi faaliyetlerden elde edilen gelirlerin ve bu gelirlerin harcanmasına ilişkin sürecin muhasebe hizmetlerini yürüten birim eliyle gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Yapılan incelemede, Üniversite tarafından 11-12-13 Aralık 2020 tarihinde düzenlenen “Uluslararası Katılımlı Aşı Sempozyumu” nun özel sektörde faaliyet gösteren şirket aracılığıyla yapıldığı, bu sempozyuma ait desteklerin yanı sıra katılım ücreti, stand ve sponsorluk adı altında 306.000 TL gelir elde edildiği, bu bütçeden de 291.752,00 TL harcama yapılarak, Üniversite bütçesine 2021 yılında 12.020,00 TL şirket tarafından aktarım yapıldığı görülmüştür.

Mevzuat gereğince bu tür para ve parayla ifade edilen değerleri muhasebe yetkilisi veya görevlendireceği kişi dışında birinin alması ve harcamada bulunması mümkün değildir.

Düzenlenen sempozyum gelir ve giderlerinin bütçe ve muhasebe sistemi içinde gerçekleştirilmesinin, hesap verilebilirliğin temininin, bilimsel kurum ve kuruluş niteliğindeki idarelerin bütçelerine bu tür faaliyetlerin gerçekleşebilmesi için yeterli ödenek konulmasının sağlanması gerekmektedir.