Mal alımlarına ilişkin bazı ihale dosyalarında yüklenici tarafından teslimi yapılan malların ihale dokümanında belirtilen miktar ve nitelikte olduğunu belgeleyen muayene ve kabul komisyon tutanakları bulunmamaktadır.

4735 Sayılı Kamu İhaleleri Sözleşmeleri Kanunu’nun “Denetim, Muayene ve Kabul İşlemleri” başlıklı 11’inci maddesinde;

“Teslim edilen mal, hizmet, yapım veya yapılan işin muayene ve kabul işlemleri, idarelerce kurulacak en az üç kişilik muayene ve kabul komisyonları tarafından yapılır. Mal veya yapılan iş yüklenici tarafından idareye teslim edilmedikçe muayene ve kabul işlemleri yapılamaz.” denilmekte,

4735 sayılı Kanun’un 11’inci maddesine istinaden çıkarılan Mal Alımları Denetim Muayene ve Kabul İşlemlerine Dair Yönetmelik’in “Malın veya yapılan işin fiziksel muayenesi” başlıklı 16’ncı maddesinde ise;

“Malın veya yapılan işin fiziksel muayenesine başlanmadan önce bir tutanak tutulur. Tutanaklarda muayenenin başlangıcından itibaren inceleme, muayene ve numune alma safhaları özetlenir. İzlenecek yöntem, usul ve sonuç belirtilir. Bu tutanak komisyonca imzalanır ve mevcutsa yüklenici ve/veya vekiline imzalattırılır. Muayene aynı günde bitmez ise, yüklenici ve/veya vekiline hazır bulunması için muayenenin devam edeceği gün ve saat tespit edilerek tebliğ edilir.” hükmü yer almaktadır.

5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun 61’inci maddesi uyarınca muhasebe yetkilileri ödeme aşamasında, ödemeye ilişkin ilgili mevzuatında sayılan belgelerin tamam olmasını kontrol etmekle yükümlüdür. Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği’nin 38’inci maddesine göre de, her türlü tüketim mal ve malzemeleri ile demirbaş, makine, teçhizat ve taşıt alımlarına ilişkin giderlerin ödenmesinde muayene ve kabul komisyonu tutanağının ödeme emri belgesine eklenmesi gerekmektedir.

Mal alım ihalelerinde yüklenici tarafından teslim edilen malların ihale dokümanında belirtilen vasıflara uygunluğunun görevlendirilen komisyonlarca incelenerek muayene ve kabul komisyon tutanaklarının düzenlenmesi gerekmektedir. Ayrıca muhasebe yetkilisi tarafından 5018 sayılı Kanun’dan kaynaklanan kontrol görevinin gereği gibi yerine getirilerek belgelerde eksiklik bulunması durumunda ödeme sürecinin tamamlanmaması gerekir.

Kamu idaresi cevabında; "Bazı Mal Alım İhalelerinde Muayene ve Kabul Komisyonu Tutanaklarının Düzenlenmemesi Sayıştay denetim raporu ile öğrenilmiş ve konu ile alakalı tüm müdürlükler bir daha tekrarlanmaması için uyarılmıştır" denilmektedir.

Sonuç olarak İdare, bazı mal alım ihalelerinde muayene ve kabul komisyonu tutanaklarının düzenlenmemesi ile alakalı olarak gerekli işlemlerin yapılacağını belirterek bulguya iştirak etmiştir. Bulgu konusu edilen tespitlerin devam edip etmediği takip eden denetim dönemlerinde izlenecektir.